Amankan BAST dan PPJB dengan Digitalisasi Arsip PrimaDoc
Dokumen penting Anda terancam rusak atau hilang? Berarti sudah saatnya Anda beralih melakukan digitalisasi arsip untuk pengelolaan dokumen yang lebih baik.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan mengerti bagaimana untuk memulainya. Apalagi digitalisasi membutuhkan sumber daya yang tidak sedikit, khususnya jika dilakukan oleh internal perusahaan yang sebelumnya belum memiliki pengalaman dalam menghadirkan sistem kearsipan digital.
Mengingat dokumen penting seperti Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB) sangatlah penting untuk bisnis Anda, maka Anda perlu menggunakan solusi yang tepat saat akan mengimplementasikan digitalisasi arsip. Bagaimana caranya? Berikut penjelasan selengkapnya!
Memahami Pentingnya BAST dan PPJB bagi Perusahaan
Perlu Anda ketahui, baik BAST atau juga PPJB memiliki peran penting bagi perusahaan properti yang Anda kelola. BAST biasanya ditujukan sebagai bentuk otentikasi atau dokumen formal yang mencatat tentang perpindahan tangan atas aset, barang, pekerjaan, dan bentuk penyerahan lainnya. Dokumen ini tentunya perlu dikelola dengan baik, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk menunjukkan tentang aktivitas perpindahan kepemilikan rumah atau tanah, maka Anda dapat segera membuktikannya.
Sementara itu, PPJB biasanya ditujukan untuk kebutuhan jual-beli rumah antara developer dengan calon pemilik rumah. Tanpa adanya dokumen ini, tentunya pembuktian atas transaksi akan sulit dilakukan, sehingga dapat berisiko menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.
Oleh karena itu, mengingat BAST dan PPJB yang sangat penting bagi perusahaan, melakukan digitalisasi arsip adalah langkah yang bijak untuk meminimalisir hal yang tidak diinginkan. Misalnya bahaya kehilangan akibat terselip, rusaknya dokumen akibat bencana atau jamur, hingga pencurian dokumen fisik oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Peran Digitalisasi Arsip dalam Mengamankan Dokumen Penting
Digitalisasi arsip merupakan solusi yang telah banyak digunakan oleh perusahaan dan juga instansi pemerintahan. Dengan adanya pengalihan bentuk media dari fisik menjadi digital, nantinya Anda akan memperoleh berbagai manfaat bagi pengelolaan arsip digital, termasuk untuk mengamankan dokumen sensitif dan penting seperti BAST dan juga PPJB.
Di sisi lain, peran digitalisasi arsip dalam menyelamatkan dokumen Anda dari berbagai faktor eksternal dan internal yang mengancam keutuhan informasi juga terbilang beragam. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Memperkuat keamanan informasi yang dimiliki perusahaan
Digitalisasi arsip merupakan salah satu strategi untuk menjadikan lapisan keamanan untuk menjaga dokumen penting jadi lebih berlapis. Jika Anda menggunakan aplikasi Document Management System (DMS), maka Anda dapat memulainya dengan menggunakan aplikasi yang dilengkapi dengan sistem enkripsi yang memungkinkan pengacakan informasi.
2. Akurasi informasi tersimpan juga lebih tinggi
Pengelolaan dokumen konvensional memiliki kelemahan dari sisi akurasi. Terkadang informasi yang Anda butuhkan tidak sesuai dengan yang dokumen yang ditemukan. Oleh karena itu, hal tersebut dapat Anda ubah dengan mengimplementasikan digitalisasi arsip, sehingga pencarian informasi dapat dilakukan berdasar kata kunci (keyword) atau periode tertentu.
3. Distribusi dokumen BAST dan PPJB yang lebih mudah
Digitalisasi arsip juga memungkinkan proses data sharing dilakukan dengan cepat dan tepat. Contohnya, jika Anda membutuhkan salinan dokumen BAST atau PPJB tetapi situasi tidak memungkinkan Anda untuk mencari dokumen, maka kehadiran aplikasi seperti Document Management System atau Enterprise Content Management sangatlah penting.
Solusi Digitalisasi Arsip dari PrimaDoc
Masih kebingungan untuk memulai digitalisasi arsip sendiri? Jangan khawatir, karena Anda dapat mempercayakannya kepada PrimaDoc, salah satu vendor kearsipan satu atap terpercaya yang telah berpengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan.
PrimaDoc menyediakan layanan untuk mendukung digitalisasi arsip dengan lebih efisien dan efektif, meliputi:
- Alih media arsip, untuk mengubah format dokumen fisik yang Anda miliki dalam format digital yang dapat disalin dan dipindahkan dengan mudah.
- Aplikasi PrimaDoc, merupakan aplikasi web based DMS yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola dan mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja, tanpa memerlukan instalasi khusus pada perangkat laptop atau juga komputer.
- Perawatan arsip, adalah layanan tambahan untuk menyelamatkan dokumen BAST atau juga PPJB yang telah terlanjur rusak, melalui pemanfaatan metode restorasi arsip yang terbukti dapat menyelamatkan informasi pada dokumen yang Anda butuhkan.
Jadi, tidak perlu khawatir untuk memulai digitalisasi arsip dan mengamankan dokumen BAST dan PPJB yang Anda miliki. Dengan PrimaDoc, semua bisa!
Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya. (Pradana)