Pengelola Arsip Terbaik untuk Perusahaan Konstruksi Anda
Pengelola arsip yang tepat berperan penting dalam meningkatkan potensi kearsipan pada perusahaan konstruksi yang Anda kelola, karena setiap dokumen yang tersimpan dapat digunakan dengan lebih optimal. Dengan begitu, performa setiap karyawan juga dapat meningkat karena informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan dapat ditemukan dengan lebih mudah.
Sayangnya, belum semua perusahaan konstruksi menyadari hal tersebut dan menganggap enteng kebutuhan vendor pengelola arsip. Padahal kehadiran vendor ini mampu menjamin agar penemuan kembali informasi yang Anda butuhkan menjadi lebih cepat cepat dan akurat.
Untuk itu, bagi Anda yang mengelola perusahaan konstruksi, informasi mengenai proses pengelolaan arsip ini penting untuk diketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Dilema Kearsipan Perusahaan Konstruksi
Bagi perusahaan konstruksi, tumpukan dokumen dengan informasi rumit yang terkandung di dalamnya bukanlah hal yang aneh. Apalagi mengingat proses konstruksi bangunan memang membutuhkan kelengkapan dokumen yang cukup beragam, dengan alur pengajuan dokumen yang cukup panjang pula.
Hal ini tentunya sangatlah merepotkan, khususnya jika Anda belum memiliki vendor pengelola arsip yang dapat menjamin ketersediaan dokumen kapanpun dibutuhkan.
Di sisi lain, perusahaan konstruksi juga tidak dapat mempercayai sembarang vendor, karena informasi yang terkandung di dalam dokumen seringkali bersifat sensitif dan memuat rahasia perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan konstruksi perlu memilih vendor yang bertugas sebagai pengelola arsip dengan lebih seksama. Anda perlu memastikan banyak faktor sebelum memilih vendor yang tepat.
Tips Memilih Vendor Pengelola Arsip yang Tepat
Di luar sana, Anda akan menemukan banyak sekali vendor yang mengklaim dirinya sebagai pengelola arsip terbaik. Akan tetapi, tidak semuanya mampu memberikan hasil sesuai dengan yang dijanjikan.
Untuk itu, agar Anda tidak salah pilih vendor pengelola arsip, maka Anda perlu mengikuti beberapa tips untuk memilih vendor yang tepat, yaitu:
Kapasitas pelayanan kearsipan
Tidak semua vendor dilengkapi dengan kapasitas untuk mengelola arsip dalam volume besar. Untuk itu, pastikan terlebih dahulu mengenai kapasitas dari pelayanan kearsipan yang dimiliki oleh vendor pengelola arsip, terutama disesuaikan dengan jumlah dokumen yang berhubungan dengan kearsipan perusahaan konstruksi yang Anda kelola.
Pengalaman menangani perusahaan konstruksi
Mengingat informasi sensitif yang dimiliki, pengelola arsip yang Anda pilih haruslah yang benar-benar berpengalaman dalam menangani arsip perusahaan konstruksi. Pastikan agar vendor tersebut memiliki teknologi keamanan preventif untuk menjamin keutuhan informasi agar tidak jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab.
Contohnya seperti yang dimiliki aplikasi PrimaDoc, yang dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang mampu meningkatkan keamanan dokumen digital dari arsip yang dikelola.
Variasi layanan yang dimiliki
Selain kapasitas dan pengalaman, Anda juga perlu memastikan agar vendor pengelola arsip memiliki variasi layanan kearsipan yang terintegrasi. Misalnya, integrasi layanan pengelolaan arsip fisik dan juga digital dengan bantuan aplikasi Document Management System (DMS), seperti yang dimiliki oleh PrimaDoc.
Cara Mengelola Arsip Perusahaan Konstruksi
Selain mengetahui tentang tips untuk memilih vendor pengelola arsip, Anda juga perlu memperkaya pengetahuan mengenai cara mengelola arsip yang tepat bagi perusahaan konstruksi. Dengan begitu, Anda lebih mengerti lebih dalam mengenai proses pengelolaan arsip yang dimiliki.
Adapun beberapa cara pengelolaan arsip yang paling sering digunakan meliputi:
Pengelolaan arsip fisik
Untuk mengelola arsip fisik yang masih dibutuhkan, Anda perlu melengkapi pengelolaan arsip dengan metode indexing atau kategorisasi dokumen yang tepat. Anda dapat memilih untuk mengelompokkan dokumen konstruksi yang dimiliki berdasarkan abjad, nomor, tanggal keluar-masuk dokumen, atau juga lokasi pembuatan dokumen.
Pengelolaan arsip elektronik
Arsip elektronik atau digital tidak dapat hanya dikelola dengan bermodalkan komputer yang dilengkapi aplikasi pengolah kata saja. Anda juga membutuhkan sistem pengelola arsip seperti aplikasi DMS yang dimiliki PrimaDoc, yang berfungsi untuk meningkatkan efisiensi penggunaan arsip pada perusahaan Anda.
Dengan beragam layanan kearsipan yang dapat membantu perusahaan konstruksi dalam menghadirkan sistem kearsipan yang lebih baik, PrimaDoc adalah pilihan yang tepat untuk melengkapi kebutuhan pengelola arsip Anda.
Ingin informasi selengkapnya mengenai solusi kearsipan dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
