7 Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip

Pengelolaan Arsip ─ Dengan berkembangnya teknologi yang semakin mutakhir, keberadaan pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar akan menghadirkan manfaat besar bagi instansi. Menurut Hadi Abubakar (1991), salah satu peran penting arsip adalah sebagai rekaman informasi kegiatan, pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, dan juga bukti eksistensi atas sebuah organisasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip diperlukan untuk menunjang kegiatan administrasi dengan lebih efisien, mulai dari pendataan, peminjaman arsip, hingga restorasi dan juga preservasi arsip. 

Selain itu, pengelolaan arsip juga dilakukan agar tidak tercecer dan menghindari dokumen hilang. Meskipun begitu, proses pengelolaan arsip masih sering diabaikan dan dianggap kurang penting, karena masih ada perusahaan yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan benar, yang disebabkan oleh kurangnya pengetahuan di bidang kearsipan. Di sisi lain, kurangnya sumber daya manusia yang berperan sebagai tenaga fungsional juga dapat mengganggu aktivitas kinerja perusahaan.

Untuk menanggulangi hal tersebut, maka ada baiknya Anda mengetahui beberapa alasan pengelolaan arsip yang dimiliki perusahaan atau instansi. Dengan mengetahui beberapa alasan tersebut, nantinya Anda dapat mengetahui solusi pengelolaan arsip yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Menurut Basuki (2003), ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu merekam informasi, yang sejalan dengan alasan pengelolaan arsip. Beberapa alasan tersebut meliputi:

1. Alasan Pribadi

Pada umumnya, manusia akan menyimpan data atau sesuatu yang bersifat pribadi dan memiliki fungsi yang penting. Contohnya, akta kelahiran, surat kematian, surat nikah, atau bahkan surat cinta atau tulisan tentang keseharian seperti buku harian. Hal tersebut memang sederhana, tetapi menyimpan dan menjaga dengan baik adalah salah satu alasan pengelolaan arsip dalam lingkungan yang lebih kecil.

2. Alasan sosial

Sebagai makhluk sosial, manusia tentunya memiliki insting untuk memperluas interaksi sosialnya. Dari kegiatan sosial tersebut, akan muncul dokumen baru yang berhubungan dengan aktivitas sosial yang dilakukan. Contohnya seperti kartu keanggotaan sebagai bukti Anda menjadi anggota sebuah komunitas atau juga organisasi masyarakat.

3. Alasan Ekonomis

Dalam dunia bisnis atau perdagangan, Anda juga akan berhubungan dengan pengelolaan arsip, contohnya seperti kepemilikan bukti pembelian, obligasi, surat kepemilikan saham, atau juga kartu garansi ketika membeli sebuah produk. Bukti ini perlu Anda simpan dalam jangka waktu tertentu hingga akhirnya nilai informasi yang terkandung di dalamnya menurun bahkan habis.

4. Alasan Hukum

Alasan pengelolaan arsip ini ini berkaitan dengan dokumen yang dinilai berguna sebagai dasar bagi pemerintah untuk melindungi hak dan melayani masyarakat. Selain itu, perekaman informasi ini juga sebagai bentuk kedaulatan dari sebuah negara. Contohnya seperti BPKB kendaraan bermotor, NPWP, sertifikat rumah, dan lainnya.

5. Alasan Instrumental

Dokumen atau arsip yang sengaja biasanya dibuat untuk kepentingan dan fungsi tertentu, baik itu untuk perusahaan swasta atau juga instansi pemerintahan. Arsip tersebut dapat berupa site plan kawasan ataupun denah perumahan yang harus melalui proses pengelolaan arsip secara profesional.

6. Alasan Simbolis

Alasan pengelolaan arsip ini biasanya berhubungan dengan fungsi suatu dokumen atau arsip sebagai penanda suatu momen penting bagi orang yang memilikinya, meski terkadang isi informasi yang ada di dalamnya tidak terlalu dipahami oleh yang bersangkutan. Contohnya seperti koleksi perangko, surat, dan dokumen simbolis lainnya.

7. Alasan Pengembangan Ilmu Pengetahuan

Alasan lain yang membuat manusia merekam informasi adalah untuk alasan ilmu pengetahuan, yang biasanya berupa hasil penelitian seperti jurnal ilmiah, laporan penelitian ataupun buku berisikan pembuktian atas teori. Informasi yang terdapat di dalamnya diharapkan dapat berguna untuk pengembangan ilmu pengetahuan di masa sekarang atau yang akan datang.

Layanan Online Untuk Solusi Pengelolaan Arsip Perusahaan Anda

Setelah mengetahui banyaknya alasan pengelolaan arsip di atas, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui tentang jasa pengelolaan arsip untuk menjaga keberadaan arsip untuk jangka panjang. Salah satunya adalah dengan menghadirkan solusi pengelolaan arsip dengan memanfaatkan teknologi.

Oleh karena itu, PrimaDoc hadir untuk membantu Anda dalam pengelolaan arsip, baik itu arsip fisik maupun digital. Selain itu, PrimaDoc juga dapat membantu dalam konsultasi arsip hingga menyediakan sarana dan prasarana arsip yang cocok dengan kebutuhan perusahaan Anda. PrimaDoc dapat memberikan layanan alih media arsip fisik ke digital agar arsip Anda lebih aman dari faktor eksternal yang mengganggu.Semua keunggulan dari layanan di atas dapat Anda temukan jika ada mengelola arsip #BersamaPrimaDoc. Jika Anda memiliki alasan pengelolaan arsip tersendiri, percayakan saja pada PrimaDoc! Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi kami untuk selengkapnya!(Pradana)