Melindungi Arsip Vital Anda Sesuai dengan UU Nomor 43 Tahun 2009 -

Arsip Vital ⎯ Dalam dunia bisnis dan pemerintahan, arsip vital merupakan dokumen berisikan informasi penting yang perlu diperhatikan keamanannya, karena umumnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta aset atau kekayaan dari sebuah organisasi. Jika arsip vital ini hilang atau rusak tentunya dapat menghambat proses bisnis dari instansi Anda.

Oleh karena itu, arsip vital mempunyai peran penting bagi organisasi, tidak hanya sebagai bahan perencanaan dan pengambilan keputusan semata, melainkan juga sebagai syarat dasar bagi kelangsungan operasional perusahaan atau instansi pemerintah. Selain itu, arsip vital juga tidak dapat diperbarui atau digantikan apabila rusak atau hilang. Keberadaannya sendiri diakui di dalam Pasal 1 Ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sehingga perlindungan terhadap arsip ini harus menjadi prioritas dari perusahaan Anda.

Sementara itu, Pasal 45 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga menegaskan bahwa setiap pencipta arsip vital wajib menjamin keamanan informasi dan juga fisik arsip sesuai standar pemeliharaan arsip. Jika tidak, pejabat yang bertugas untuk menjaga arsip tersebut dapat dikenai sanksi administrasi atau juga pidana.

Tidak hanya itu, pembuatan program khusus arsip vital yang bertujuan untuk mengamankan dan memulihkan arsip dari kerusakan atau kehilangan juga diwajibkan, sesuai dengan yang tercantum pada Pasal 56 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Lalu, yang dimaksud dengan program pada pasal tersebut merujuk pada kegiatan untuk mengidentifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta penyelamatan dan pemulihan dari arsip vital.

Cara Melindungi Arsip Vital

Pentingnya arsip vital bagi sebuah perusahaan membuat perlindungan arsip vital umumnya mengeluarkan biaya yang lebih mahal. Tujuan dari perlindungan arsip ini adalah untuk menggunakannya dari berbagai faktor yang bisa merusak arsip. Selain itu, perlindungan arsip vital untuk memastikan agar informasi dalam arsip dapat diakses dalam waktu lama.

Oleh karena itu, untuk mencegah risiko kerugian yang tidak sedikit jumlahnya, beberapa cara melindungi arsip vital berikut ini dapat Anda praktekkan, khususnya untuk arsip fisik. Cara tersebut antara lain:

Duplikasi, yaitu proses penggandaan arsip dalam bentuk salinan untuk mengantisipasi keberadaan arsip yang hilang atau rusak.
Pemencaran, yaitu kegiatan penyebaran arsip vital yang dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan atau hilangnya arsip. Proses ini berupa pemindahan (transfer), penyimpanan di pusat arsip, existing dispersal dan tempat aman lainnya.

Penggunaan sistem keamanan ruang, merupakan penyimpanan arsip dengan melakukan pengaturan akses terhadap ruang arsip, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan sistem alarm untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, ataupun penyadapan.
Penggunaan ruang tahan gempa dan kebakaran, yaitu menyimpan arsip di dalam bangunan yang memiliki struktur tahan gempa atau lokasinya jauh dari wilayah rawan gempa, yang dilengkapi pula dengan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan alarm dan alat pemadam kebakaran untuk melindungi arsip dari bahaya yang tidak diinginkan.

Sementara itu, cara perlindungan arsip vital digital agak sedikit berbeda, karena melibatkan teknologi informasi untuk mengamankannya. Beberapa cara tersebut meliputi:

Metode rekam data, yaitu proses perekaman semua arsip vital digital ke dalam beberapa media yang diulang secara berkala, mengingat media yang digunakan untuk merekam data digital biasanya tidak dapat bertahan lama.
Microforms, merupakan proses menyalin back up data arsip vital digital ke dalam media microfilm atau microfiche. Microforms merupakan salah satu media terbaik untuk menyimpan data vital dalam waktu lama, karena data yang terekam tidak akan terhapus.
Perlindungan terhadap arsip Electronic Data Processing (EDP), proses ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan arsip. Penempatan komputer penyimpan arsip EDP yang berisi informasi komersial harus bebas dari ancaman kerusakan yang secara fisik menimpa komputer, baik itu bahaya dari api atau banjir.

Layanan Online untuk Perlindungan Arsip Vital

Untuk menanggulangi risiko hilang atau rusaknya arsip vital, banyak perusahaan atau instansi pemerintahan yang melakukan alih media arsipnya menjadi bentuk digital. Arsip digital pun memiliki banyak kelebihan dan tentunya menghemat biaya untuk perawatan, karena Anda tidak membutuhkan pusat penyimpanan yang terlampau luas. Oleh karena itu, melakukan alih media arsip perlu Anda jadikan pertimbangan dan bahkan dapat saja menjadi kebutuhan utama dalam kearsipan Anda.

Jika Anda masih mengalami kesulitan dalam melakukan alih media atau tidak memiliki sumber daya manusia untuk melakukan alih media, maka solusinya adalah dengan menggunakan layanan perlindungan arsip digital yang tersedia pada perusahaan-perusahaan manajemen kearsipan. Salah satu perusahaan manajemen kearsipan dengan layanan terintegrasi yang dapat Anda gunakan adalah PrimaDoc.PrimaDoc memiliki berbagai keunggulan dalam alih media dokumen dan perawatan. Tidak hanya itu, dengan layanan yang lengkap, mulai dari konsultasi di bidang kearsipan, pemeliharaan arsip fisik atau digital, dan juga manajemen arsip dengan bantuan aplikasi web based yang dapat Anda akses kapan saja, akan sangat memudahkan Anda. Jadi, tidak perlu khawatir lagi dengan perlindungan arsip vital Anda. Serahkan saja kepada PrimaDoc! (Pradana)