4 Persiapan Penting dalam Alih Media Arsip

Pada era kemajuan teknologi ketika segalanya serba digital seperti saat ini, digitalisasi data perusahaan menjadi kebutuhan nomor satu yang harus menjadi prioritas. Manfaat dan nilai penting dari digitalisasi data perusahaan ini sudah disadari oleh nyaris semua pelaku bisnis, tidak terkecuali instansi resmi dan pemerintahan yang selama ini memiliki jutaan data berbentuk dokumen fisik. Data memegang peranan penting sebagai sumber daya perusahaan atau instansi, bahkan menjadi kunci dari efektivitas strategi persaingan bisnis. Itulah sebabnya, saat ini semua perusahaan berlomba memulai alih media arsip sebagai langkah awal digitalisasi data. 

Apa itu Alih Media Arsip?

Alih media arsip merupakan langkah awal yang perlu dilakukan untuk mengubah dokumen fisik ke bentuk digital. Mengubah arsip fisik ke digital seperti berpindah dari satu daratan ke daratan lainnya, layaknya ada jurang pemisah yang dapat berupa lembah terjal ataupun sungai. Untuk menyebranginya kita membutuhkan metode alih media arsip. Seakan menjadi jembatan penghubung untuk mengubah arsip fisik menjadi digital, alih media arsip menjadi tahapan penting yang tidak dapat dilewatkan begitu saja. 

Metode alih media arsip 

Sebenarnya ada beberapa metode alih media arsip yang dapat dicoba seperti metode microfilm, tetapi saat ini yang paling banyak digunakan adalah metode scanning. Metode ini banyak dipilih karena relatif mudah dilakukan, berbiaya terjangkau dan hasilnya juga mudah untuk diakses. File umumnya berbentuk JPEG dan dapat diakses di berbagai perangkat digital. Bentuk file tersebut nantinya dapat diubah ke format lainnya, dikirim maupun dicetak ulang kapanpun diperlukan. 

Tahapan alih media arsip

Sebelum melakukan proses alih media arsip, terdapat beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu yaitu:

1. Daftar arsip

Langkah pertama dalam persiapan alih media arsip adalah menyiapkan arsip-arsip fisik yang akan diubah ke dalam bentuk digital. Dokumen fisik yang akan dialihmediakan harus dipilah berdasarkan kebutuhan pengarsipannya. Untuk memudahkan pengelompokan dokumen fisik yang akan diarsipkan, berikut ini beberapa tips untuk menggolongkan dokumen:

• Klasifikasi berdasarkan isi dokumen tersebut karena ada dokumen-dokumen penting yang isinya masih dibutuhkan hingga waktu tertentu di masa depan. Selain itu, ada juga yang berlaku hingga waktu yang belum diketahui selama perusahaan atau instansi masih berdiri. Bahkan ada juga dokumen yang meskipun masa fungsinya telah habis, tetapi tetap dibutuhkan sebagai arsip. 
• Dokumen yang masih bernilai dan wajib disimpan hingga jangka panjang harus dipisahkan dengan dokumen-dokumen yang tidak penting dan bernilai jangka pendek. Dokumen yang sangat penting harus diprioritaskan lebih dulu selama alih media arsip. 

2. Perangkat alih media arsip

Selanjutnya persiapkan scanner sebagai media alih dokumen dari fisik ke digital. Selain itu, juga perlu menyiapkan ruangan khusus selama proses alih media arsip ini. Di dalam ruangan tersebut sudah tertata mesin scanner yang terhubung ke komputer. Hal ini akan memudahkan proses klasifikasi dokumen dan memastikannya tidak tercampur dengan dokumen yang saat itu masih aktif digunakan untuk kerja para karyawan. Penempatan proses alih media dalam ruangan khusus juga akan meminimalisir distraksi terhadap aktivitas kerja perusahaan secara umum.  

3. Perangkat penyimpanan data

Hal lain yang juga perlu disiapkan adalah perangkat atau tempat penyimpanan data. Jika dokumen yang akan dialihkan media arsipnya sangat banyak, maka perangkat penyimpanannya juga harus besar. Tim arsip perlu memilih perangkat penyimpanan apa yang paling tepat dari segi keamanan data, kemudahan dan kecepatan akses hingga kapasitas penyimpanannya. Bagaimana perangkat ini akan disimpan dan dikelola nantinya sehingga hasil pemindaian data dapat dimanfaatkan dengan mudah. Penyimpanan data yang harus disiapkan tidak hanya tentang besar kecilnya kapasitas saja, melainkan juga pada bagaimana sistem pemakaian dan perawatannya nanti. 

4. Tim alih media arsip 

Untuk melakukan proses pemindaian arsip perusahaan dibutuhkan orang yang mampu melakukan proses melakukan scan, mengelola hasil scan termasuk mengklasifikasi dokumen yang sangat banyak tersebut agar tersimpan rapi dan terorganisir. Selain itu, melakukan proses pemindaian satu per satu dokumen membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Oleh sebab itu, perlu disiapkan tim khusus untuk melakukan tugas ini.

Kabar baiknya, Anda tidak perlu terlalu memusingkan poin ketiga dan keempat. PrimaDoc menyediakan solusi berupa aplikasi penyimpanan dokumen digital yang siap digunakan. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan jasa alih media arsip untuk membantu perusahaan Anda menangani kebutuhan poin ke empat, sebagai solusi yang lebih praktis dan efektif. Setiap dokumen akan ditangani oleh staf yang berkompeten dan bersertifikat ANRI, sehingga menjamin kualitas hasil alih media arsip perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang berbagai produk dan layanan kami! (Septiani)