Digitalisasi Dimulai Dari Alih Media Arsip, Apa Itu?

Sebelum membahas lebih jauh tentang cara melakukan alih media arsip, kita perlu mengetahui lebih dahulu apa itu alih media arsip. Sesuai dengan namanya, alih media arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mengubah bentuk media arsip dari semula berupa dokumen fisik cetak menjadi dokumen digital. Alih media arsip merupakan langkah paling awal untuk melakukan digitalisasi arsip. Ini adalah tahapan ketika semua arsip cetak dijadikan ke dalam bentuk digital. Tanpa proses ini, digitalisasi arsip tidak dapat dilakukan, khususnya pada dokumen-dokumen lama yang telah dicetak pada kertas. 

Berpindah dari dokumen fisik menuju digital tidak dapat serta merta dilakukan tanpa mengubah bentuk dokumen menjadi digital. Meskipun beberapa jenis dokumen tetap diperlukan dalam bentuk cetak, contohnya seperti dokumen perjanjian atau dokumen legal. Alih media arsip dapat berguna untuk mengubah arsip-arsip penting tersebut menjadi digital agar untuk menjadi cadangan dokumen sekaligus meminimalisir kerusakan. 

Keuntungan Melakukan Alih Media Arsip

Mengubah bentuk dokumen cetak menjadi digital melalui proses alih media akan memberikan beberapa keuntungan berikut ini:

1. Sebagai proses pengamanan dan manajemen arsip menjadi digital
2. Mencegah kehilangan dokumen fisik karena kerusakan dengan melakukan pencadangan arsip 
3. Menjadi kesempatan untuk menyusun dan memeriksa ulang kelengkapan dokumen fisik sembari melakukan alih media arsip 
4. Melakukan peremajaan dokumen fisik setelah dilakukan proses alih media arsip, yaitu dengan membersihkan ruangan arsip dan menata ulang semua dokumen yang ada. 
5. Setelah alih media arsip, dapat dilakukan proses eliminasi terhadap dokumen-dokumen yang terlalu tua yang kondisinya sudah tidak layak, contohnya berjamur kuning dan lembab. Karena kerusakan tersebut dapat menyebar ke dokumen lainnya jika diletakkan berdekatan. 

Metode Alih Media Arsip

Terdapat dua metode alih media arsip yang umumnya digunakan, yaitu:

1. Metode microfilm 

Metode alih media arsip yang pertama yaitu dengan memanfaatkan teknologi microfilm. Kita membutuhkan microfilm writer dan reader untuk mengubah dokumen fisik menjadi bentuk file yang dapat disimpan dalam komputer. Dokumen fisik direkam menggunakan microfilm writer, kemudian data akan dibaca oleh microfilm reader untuk selanjutnya diubah menjadi file dalam komputer. 

Proses pembuatan alih media arsip dengan microfilm ini terbilang sulit dan berbiaya tinggi karena membutuhkan perangkat microfilm writer dan reader. Untuk membuat file tersebut pun butuh keahlian khusus karena prosesnya yang sulit. Selain itu, file hasil microfilm ini cenderung sulit untuk diperbarui. Meski demikian, alih media arsip dengan microfilm ini cukup menghemat ruangan karena arsip digitalnya kecil dan terlihat rapi. Karena sulitnya pembuatan microfilm dan biayanya yang mahal, metode alih media arsip ini lebih jarang digunakan. 

2. Metode scan 

Dibandingkan dengan microfilm, saat ini lebih banyak perusahaan yang melakukan alih media arsip dengan teknik pemindaian (scanning). Metode scanning dilakukan mirip dengan proses penggandaan dokumen dengan mesin fotocopy, namun hasilnya berupa file yang akan muncul di komputer yang umumnya dalam format JPEG. Kita cukup meletakkan dokumen di atas scanner, memencet tombol kemudian proses pemindaian akan bekerja dan dalam hitungan detik. Selanjutnya file hasil pemindaian tersebut dapat disimpan dan dikelola sebagai arsip digital. 

Kelebihan dari proses alih media arsip metode scanning adalah biayanya yang relatif lebih terjangkau dibandingkan metode pertama dengan microfilm. Modal yang dibutuhkan adalah mesin scanner dan perangkat komputer. Perusahaan juga dapat memanfaatkan jaringan LAN agar scanner dapat digunakan oleh setiap komputer perusahaan yang terkoneksi ke dalam jaringan tersebut. 

Keunggulan lainnya adalah jelasnya hasil scan sehingga cocok untuk menjadi cadangan dokumen penting perusahaan. Dengan melakukan pemindaian terhadap arsip tersebut, karyawan dapat memanfaatkan informasi di dalamnya tanpa mempengaruhi kondisi fisik dokumen asli (cetak). Dengan demikian, dokumen asli lebih awet terjaga. 

Pemindaian juga bermanfaat untuk menjaga dokumen-dokumen yang dicetak dengan kualitas tinta yang rendah. Arsip versi digital akan menjadi cadangan dokumen, yang menjamin karyawan dapat selalu mengakses informasi di dalamnya, meskipun saat dokumen asli telah memudar atau rusak. Proses alih media arsip dengan metode scan mungkin terdengar sebagai beban besar karena menuntut waktu yang lama dan tenaga yang tidak sedikit. Namun, Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal tersebut karena tersedia jasa kearsipan PrimaDoc untuk membantu perusahaan Anda menanganinya. Tim PrimaDoc yang berkompeten dalam pengelolaan arsip siap untuk mendukung target digitalisasi dan kebutuhan alih media arsip perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)