Rahasia Arsip Tidak Rusak Meskipun Disimpan Selama Puluhan Tahun
Arsip menjadi sumber daya penting yang harus dijaga dan dirawat oleh perusahaan. Arsip berperan menjadi identitas perusahaan dan menyimpan setiap data terkait aktivitas operasional. Bagaimana rekam jejak perjalanan perusahaan, jatuh bangunnya menghadapi krisis hingga strategi persaingan menghadapi lawan, semuanya dapat diketahui dengan membaca arsip perusahaan. Terlebih pada era digital ketika data telah menjadi senjata yang sangat menentukan peluang kemenangan dalam persaingan bisnis. Itulah sebabnya, perusahaan sangat perlu untuk menjaga agar arsip tidak rusak dan tetap aman kerahasiaannya.
Penyebab kerusakan arsip
Terdapat berbagai faktor yang dapat menjadi penyebab kerusakan arsip dan harus diwaspadai agar tidak menimbulkan kerusakan. Berikut ini adalah beberapa penyebab dari kerusakan arsip secara umum:
1. Penyimpanan dokumen fisik ala kadarnya
Arsip fisik berupa dokumen cetak masih banyak digunakan oleh perusahaan. Tidak dapat dipungkiri bahwa dokumen cetak juga masih dibutuhkan untuk beberapa jenis transaksi bisnis, salah satunya dokumen kontrak yang membutuhkan tanda tangan basah. Dokumen fisik ini wajib disimpan sebagai dokumen utama. Sayangnya dokumen fisik sangat rawan rusak apabila disimpan dengan metode ala kadarnya tanpa sistem pengelolaan khusus.
Beberapa contoh dari pengelolaan yang tidak tersistem seperti dokumen yang diletakkan ke dalam map kemudian ditumpuk saja tanpa pola pengaturan tertentu. Dokumen-dokumen tersebut tidak pernah dibersihkan, ditata ulang, diperiksa keadaannya maupun diperbarui tempat penyimpanannya. Sulit sekali memastikan arsip tidak rusak dalam waktu lama jika menyimpannya secara sembarangan seperti itu.
2. Udara yang lembab
Suhu ruangan penyimpanan arsip yang lembab mempercepat jamur berkembang. Kertas dokumen akan lebih mudah menguning dan rusak. Udara yang lembab juga mengundang rayap untuk hadir, terlebih bahan baku kertas adalah serat kayu yang sangat disukai rayap.
3. Kualitas kertas dan tinta
Tidak hanya udara yang lembab, jamur serta rayap saja yang menjadi ancaman kerusakan dokumen fisik, kualitas dari kertas dan tintanya pun juga berpotensi merusak. Tinta yang rendah kualitasnya lama kelamaan dapat memudar atau merembes sehingga tulisan jadi tidak terbaca dengan jelas.
Kunci pencegahan kerusakan arsip
Terdapat banyak faktor yang dapat menyebabkan kerusakan dokumen dan perlu dicegah agar arsip tidak rusak meskipun disimpan selama puluhan tahun. Salah satu cara yang sangat efektif untuk memastikan arsip tidak rusak oleh semua faktor-faktor di atas, yaitu dengan mengubahnya menjadi bentuk digital. Arsip fisik memang diperlukan dan tetap harus dijaga, namun akan lebih baik jika arsip juga memiliki salinan versi digital sebagai langkah antisipasi kerusakan.
Keunggulan digitalisasi arsip
Berikut ini adalah beberapa keunggulan sistem penyimpanan arsip digital dalam menjaga dokumen yang disimpan selama puluhan tahun:
1. Arsip tidak rusak karena bebas dari lapuk dan jamur
Tidak ada kertas yang akan lapuk dimakan jamur dan rayap. Ruang penyimpanan data digital berupa alat elektronik atau sistem komputasi awan yang tidak bergantung pada suhu ruang.
2. Ketiadaan kertas dan tinta dapat membantu menjaga arsip tidak rusak
Anda tidak perlu mengkhawatirkan data tidak akan terbaca karena memudarnya tinta arsip yang disimpan dalam waktu lama. Tampilan data digital akan terus terjaga atau bahkan ditingkatkan kualitasnya dengan aplikasi khusus.
3. Keamanan data yang lebih baik
Siapa saja yang dapat mengakses arsip dan sistem proteksinya dapat diatur sesuai kebutuhan perusahaan. Hak akses terhadap dokumen dapat disesuaikan dengan asumsi jabatan masing-masing karyawan. Misalnya, manajer memperoleh hak akses yang lebih besar dibandingkan dengan para staf di bawahnya. Keamanan data digital juga lebih terjamin dan mudah untuk dilakukan upgrade sesuai dengan perkembangan teknologi.
4. Kemudahan berbagi arsip dengan rekan kerja
Data digital lebih mudah dibagikan kepada rekan kerja yang membutuhkan dimanapun dan kapanpun. Anda pun dapat mengakses data tersebut dan menemukannya dengan cepat tanpa harus pergi ke ruangan arsip dan mencari satu per satu. Aplikasi penyimpanan digital pada umumnya menyediakan fitur pencarian untuk memudahkan proses pencarian tersebut.
Arsip perusahaan yang telah disimpan ke dalam aplikasi PrimaDoc, tidak akan dapat dimakan rayap, berjamur maupun luntur. Karena bentuknya berupa file elektronik, sehingga dapat dipastikan akan terbebas dari berbagai risiko kerusakan yang bersifat fisik. Anda dapat melakukan perawatan berkala terhadap dokumen digital yang tentunya lebih efisien secara tenaga dan waktu dibandingkan dengan tuntutan perawatan dokumen fisik selama bertahun-tahun. Dari segi ruang penyimpanan pun juga lebih efisien sebab tidak membutuhkan ruang fisik yang terlalu besar meski data terus bertambah setiap tahunnya.
Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)