Teledor Menghilangkan Arsip, Ada Sanksinya!
Menghilangkan Arsip ─ Pernahkah Anda mengalami kendala ketika mencari dokumen yang sudah bertahun-tahun dan ternyata tidak ditemukan? Lalu, apa yang terjadi jika sampai menghilangkan arsip? Tentunya Anda akan mendapatkan sanksi atas kelalaian terhadap arsip yang menjadi tanggung jawab Anda. Padahal peran arsip sangat penting, sehingga butuh mendapatkan perhatian khusus.
Selain itu, bahaya menghilangkan arsip dapat membuat perusahaan kehilangan kesempatan bisnis. Oleh karena itu, memiliki suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang baik dan benar agar arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan sangatlah diperlukan.
Arsip tidak sekedar naskah atau tumpukan kertas. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, sehingga menghilangkan kesempatan organisasi. Arsip sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Dengan demikian, keberadaan dan kelangsungan kegiatan organisasi perlu dijamin dengan dilakukannya pengelolaan terpadu, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan agar tidak lagi menghilangkan arsip. Selain itu, pengarsipan dokumen digunakan sebagai bukti akuntabilitas penyelenggaraan pertanggungjawaban, alat bukti hukum, dan sebagai memori kinerja satuan kerja. Begitu pentingnya arsip bagi perusahaan, sehingga diperlukan adanya upaya dan tindakan perlindungan dan pengamanan oleh pejabat pengelola arsip untuk mencegah rusak dan hilangnya arsip.
Sanksi Menghilangkan Arsip
Mengingat bahaya menghilangkan arsip cukup banyak, maka wajar saja apabila terhadap pejabat atau pelaksana yang menghilangkan arsip dapat dikenakan sanksi menghilangkan arsip, baik sanksi administrasi maupun sanksi pidana. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 64 Ayat 1 menyebutkan bahwa “lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis”. Oleh karena itu, sanksi administrasi dapat dikenakan jika beberapa hal di atas tidak dilakukan dengan benar.
Selanjutnya, jika selama 6 bulan tidak melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak atau hilang, maka akan dikenakan hukuman berupa sanksi administrasi dalam bentuk penurunan gaji sebesar satu kali secara berkala untuk paling lama satu tahun. Sanksi menghilangkan arsip berupa penurunan jabatan yang setingkat lebih rendah juga dapat dilakukan jika 6 bulan kemudian berikutnya tidak ada perubahan sama sekali.
Tidak hanya itu, pejabat bidang kearsipan juga dapat dikenakan tindakan pemecatan, sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 79 Ayat 3 tentang Kearsipan maka pejabat tersebut akan dikenai pembebasan jabatan jika dalam waktu satu tahun tidak melakukan perbaikan. Sementara itu, Pasal 85 menyebutkan bahwa pejabat atau pelaksana bidang kearsipan yang lalai menjaga kerahasiaan arsip akan dikenakan denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) dan dipenjara paling lama 5 tahun jika diketahui melakukannya dengan sengaja.
Selain itu, bahaya menghilangkan arsip juga akan berpengaruh terhadap kinerja dan produktivitas perusahaan. Untuk itu banyak perusahaan yang mencoba beralih menyimpan dan mengelola arsip dalam bentuk digital. Selain untuk meminimalisir bahaya menghilangkan arsip dengan digitalisasi. Dengan cara ini, perusahaan lebih dapat memantau dan mengelola arsip dari mana saja. Resiko merusak atau menghilangkan arsip fisik pun juga dapat dihindari.
Beralih ke Layanan Digitalisasi Arsip
Untuk menghindari risiko atas sanksi menghilangkan arsip, peralihan arsip fisik ke digital menjadi pilihan tepat saat ini. Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan dibanding fisik, yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip, menghemat biaya dan waktu, serta meningkatkan kinerja organisasi dan keamanan dokumen.
Kehilangan dan atau ketidakmampuan untuk mendayagunakan arsip secara tepat dan optimal akan sangat berpengaruh secara signifikan terhadap keberhasilan proses bisnis, bahkan dapat meningkatkan risiko kerugian yang besar bagi perusahaan.Oleh karena itu, PrimaDoc dapat menjadi solusi satu atap untuk permasalahan pengelolaan kearsipan dan aset anda. Pengelolaan dokumen pun dilakukan secara profesional, aman, dan dapat diakses kapan saja. Semua keunggulan dari digitalisasi arsip dapat Anda temukan melalui layanan kami. Bersama PrimaDoc, pengadaan dokumentasi melalui proses digitalisasi atau alih media arsip ke dalam bentuk format digital menjadi lebih mudah tanpa khawatir lagi menghilangkan arsip. Tertarik mengetahui lebih lanjut tentang layanan ini? Hubungi sekarang juga!
