Bagaimana Solusi untuk Pengelolaan Laporan Harian yang Lebih Efektif
Operasional perusahaan migas tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pengelolaan data. Berbagai transmitter dan data mentah mulai dari data seismik, data geospasial, analisis laboratorium dan sebagainya terus berubah dan harus dianalisis dan dilaporkan setiap harinya. Kemampuan perusahaan dalam melakukan pemantauan dan pengelolaan laporan harian menjadi sangat penting. Hal tersebut memungkinkan semua transmitter dan data mentah yang sangat dinamis dapat dianalisis dengan cepat dan akurat sebagai pertimbangan dalam membuat kebijakan strategis.
Dokumen laporan harian perusahaan migas merupakan dokumen yang terdiri dari banyak kumpulan data operasional perusahaan migas. Laporan harian industri migas memuat data-data yang mencakup kinerja perusahaan dalam satu hari terhitung mulai pukul 00.00 s.d 24.00 pada hari sebelumnya dimana meliputi produksi, data uji sumur, status sumur, stok, lifting dan masih banyak data lainnya.
Menurut pedoman tata kerja manajemen produksi gas dan minyak bumi yang diterbitkan oleh SKK Migas, laporan harian merupakan salah satu arsip yang paling banyak dibuat oleh perusahaan migas. Banyaknya dokumen yang harus dikelola ini menimbulkan beban pengelolaan laporan harian yang cukup berat setiap harinya.
Permasalahan Pengelolaan Laporan harian Industri Migas Saat Ini
Data-data yang disusun dan dicantumkan dalam laporan harian operasional perusahaan menjadi aspek penting dalam mengukur kinerja perusahaan, mendeteksi masalah yang ada, serta menentukan langkah yang tepat untuk kedepannya. Laporan harian juga menjadi dasar dalam membuat laporan bulanan. Karena kedudukannya yang penting, pengelolaan laporan harian perusahaan migas harus menjadi prioritas. Perusahaan harus mampu membangun sistem pengelolaan laporan harian yang efektif dan efisien.
Apakah pengelolaan laporan harian di perusahaan-perusahaan migas saat ini sudah cukup efektif? Faktanya, belum. Pengelolaan dokumen yang mayoritas masih dilakukan secara konvensional dengan menulis manual atau cetak, tidak cukup efisien dan mengandung berbagai risiko yang menghambat pengelolaan laporan perusahaan. Pengelolaan laporan secara konvensional tidak hanya menghabiskan banyak kertas, tapi juga waktu dan tenaga karena pengelolaannya yang membutuhkan banyak pekerjaan teknis seperti menulis, mencetak, menyalin, hingga penyimpanan dokumen kertas di gudang
Beban pekerjaan teknis yang cukup besar bukan menjadi satu-satunya masalah yang timbul dari pengelolaan laporan harian secara konvensional. Laporan harian menjadi salah satu dokumen yang sangat rentan tercecer karena produksinya yang sangat intensif. Hilang atau terselipnya arsip laporan harian dapat menjadi masalah yang serius, karena setiap data yang dicantumkan sangat penting dan diperlukan saat membuat laporan bulanan serta menentukan kebijakan untuk periode mendatang.
Ketika pengelolaan arsip konvensional tidak lagi efektif dengan kondisi saat ini, lalu apa solusi untuk pengelolaan laporan harian perusahaan migas yang lebih efektif?
Digitalisasi Arsip Solusi Pengelolaan Laporan Harian
Perkembangan teknologi telah menawarkan cara pengelolaan dokumen yang lebih modern dan solutif untuk kebutuhan perusahaan migas. Perusahaan dapat mengelola banyak data secara lebih cepat serta mengelola laporan harian dengan lebih praktis setiap harinya. Digitalisasi arsip akan meningkatkan efisiensi berbagai pekerjaan administrasi, sehingga membuat pengelolaan jauh lebih cepat dan mudah.
Digitalisasi arsip juga memungkinkan dokumen disimpan dalam suatu pusat penyimpanan atau server. Hal ini tentunya memudahkan pengawasan karena seluruh arsip, termasuk dokumen laporan harian juga dapat diakses di dalamnya. Kemudahan akses data juga memudahkan koordinasi antar divisi maupun dengan pihak stakeholder sehingga memungkinkan pengambilan keputusan strategis yang lebih akurat dan cepat.
Bukan hanya memungkinkan pengelolaan laporan harian menjadi lebih mudah karena dokumen lebih mudah diakses oleh tim terkait sesuai kebutuhan, dokumen laporan juga tidak akan tercecer seperti halnya yang terjadi pada dokumen kertas. Pegawai tidak perlu menghabiskan banyak waktu kerjanya untuk mencari dan menata dokumen sesuai kaidah pengarsipan. Mereka hanya perlu beberapa kali klik untuk melakukannya dengan penyimpanan arsip digital.
Penyimpanan arsip digital seperti PrimaDoc bahkan juga dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan seperti password, pengaturan akses, dan enkripsi. Fitur-fitur tersebutkan melindungi berbagai data penting perusahaan dari akses ilegal oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Data-data yang diakses secara ilegal tanpa password resmi perusahaan, akan secara otomatis berubah menjadi data acak yang sulit dibaca, sehingga mencegah penyalahgunaan.
Anda dapat mendiskusikan lebih banyak tentang penyimpanan arsip digital dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc. Kami siap untuk membantu perusahaan Anda mewujudkan sistem pengelolaan laporan harian yang lebih efektif! (Septiani)
