Wujudkan Transparansi Administrasi untuk Kredibilitas Perusahaan Migas
Transparansi atau keterbukaan informasi merupakan salah satu hal yang diperlukan dalam suatu organisasi, instansi pemerintahan, serta perusahaan. Tak terkecuali juga bagi perusahaan migas, transparansi administrasi menjadi jalan untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan. Medina dan Rufín (2015) dalam buku Transparency Policy and Student’s Satisfaction and Trust menjelaskan bahwa transparansi memiliki dampak langsung pada trust (kepercayaan) dan dampak tidak langsung terhadap satisfaction (kepuasan).
Transparansi administrasi dalam perusahaan migas memungkinkan bagi stakeholder bahkan masyarakat untuk mengetahui dan ikut mengawasi setoran pajak hingga besaran lifting kontraktor kontrak kerja sama perusahaan migas. Dengan keterbukaan ini otomatis akan meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas pada perusahaan migas.
Transparansi administrasi dalam manajemen perusahaan migas juga dapat menjadi salah satu bentuk untuk mendukung program pemerintah. Indonesia saat ini sedang berusaha untuk menciptakan keterbukaan informasi di sektor migas, karena hal ini menjadi salah satu syarat sebagai bagian dari pelaksana standar Extractive Industries Transparency Initiative (EITI).
Tantangan Ciptakan Transparansi Administrasi Perusahaan Migas
Pengelolaan administrasi dokumen yang lebih terbuka atau transparan dapat meningkatkan kepercayaan stakeholder terhadap perusahaan. Hal tersebut dapat menurunkan tingkat persepsi negatif seperti korupsi oleh pemangku jabatan terkait. Namun sayangnya, selama ini transparansi administrasi di perusahaan migas masih cenderung sulit untuk diwujudkan.
Salah satu tantangan terbesar dalam menciptakan transparansi adalah pengelolaan data di industri migas yang masih dikelola secara manual di kertas. Dokumen kertas tentu membutuhkan waktu dan usaha yang jauh lebih besar untuk dapat menyebarkannya ke setiap stakeholder terlebih lagi masyarakat luas. Lalu, bagaimana langkah yang dapat diambil untuk mewujudkan keterbukaan informasi yang baik, akurat, dan mudah diakses?
Transparansi administrasi bukan lagi menjadi hal yang sulit untuk diwujudkan pada era industri 4.0 seperti saat ini. Perkembangan teknologi telah mewujudkan keterbukaan dan kecepatan informasi di berbagai sektor. Hal ini juga dapat dimanfaatkan untuk menciptakan keterbukaan informasi di perusahaan migas. Manajemen dapat memanfaatkan berbagai platform teknologi yang tersedia untuk membangun informasi manajemen yang mudah diakses dan terbuka.
Peran Digitalisasi Dalam Menciptakan Transparansi Administrasi
Teknologi yang berkembang saat ini memungkinkan perusahaan untuk mengalihkan sistem penyimpanan konvensional yang selama ini dilakukan, menjadi penyimpanan digital. Digitalisasi arsip memungkinkan transparansi administrasi untuk diwujudkan karena arsip dapat diakses lebih mudah melalui jaringan internet. Bukan hanya oleh pihak internal perusahaan saja, namun juga stakeholder atau bahkan masyarakat secara umum.
Kecepatan pengelolaan digitalisasi penyimpanan arsip memungkinkan data untuk dirilis secara real-time. Data yang dibuka ke masyarakat juga lebih akurat karena pengawasan dapat dilakukan lebih ketat. Transparansi dan kecepatan informasi yang dihasilkan dari digitalisasi arsip perusahaan tidak hanya memudahkan pengawasan sehingga penyalahgunaan lebih mudah dideteksi, tapi juga memangkas durasi pengambilan keputusan secara signifikan.
Meskipun terkesan membuka akses, transparansi administrasi yang diciptakan bukan berarti juga akan membuka atau menyebarkan dokumen yang bersifat strategis dan rahasia. Manajemen dapat mengelola hak akses untuk setiap informasi, sehingga dapat diatur agar diakses sesuai dengan kewenangan dan kepentingan. Dengan demikian, penyalahgunaan dokumen dapat dicegah, tanpa mengurangi manfaatnya untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan migas.
Bukan hanya mendukung terciptanya transparansi administrasi di dalam perusahaan migas, digitalisasi arsip juga sangat cocok dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen. Seperti yang diketahui, industri migas melibatkan banyak dokumen strategis perusahaan yang bersifat real time dan dinamis. Bahkan, beberapa memiliki dampak yang signifikan terhadap produksi dan operasional perusahaan migas itu sendiri.
Perusahaan migas dapat mewujudkan transparansi administrasi dengan dukungan penyimpanan arsip digital PrimaDoc. Document Management System (DMS) PrimaDoc didukung oleh berbagai fitur yang mempermudah pengelolaan akses dokumen. Bukan hanya memungkinkan akses yang lebih cepat terhadap arsip aktif, namun juga arsip inaktif.
PrimaDoc juga didukung dengan fitur keamanan berbasis enkripsi, untuk menjaga dokumen agar hanya dapat diakses secara legal. Sistemnya akan secara otomatis mengacak data, yang menyulitkan dokumen untuk disalahgunakan, saat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Kombinasi antara fitur yang mendukung akses dengan sistem keamanan yang tangguh, menjadikan PrimaDoc sebagai pilihan tepat untuk digitalisasi arsip perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
