Arsip Pemerintahan Digital sebagai Rekomendasi Kebijakan Publik

Sudahkah Anda mengetahui cara meningkatkan kualitas produk kebijakan publik? Arsip pemerintahan digital yang Anda butuhkan!

Kebijakan publik adalah produk yang harus dihasilkan oleh para pemangku kebijakan beserta jajaran instansinya demi kepentingan masyarakat. Dalam pembuatannya, tidak jarang para pembuat kebijakan menemukan masalah. Masalah-masalah tersebut di antaranya seperti kurangnya informasi yang mumpuni, data yang berantakan dan tidak lengkap, sulitnya mencari sumber rujukan, hingga sulitnya meninjau rekaman historis.

Untuk mengatasi hal tersebut, tiap instansi pemerintahan memerlukan sebuah solusi sistematis yang dapat meminimalisir bahkan meniadakan  masalah-masalah tersebut. Dalam hal ini arsip pemerintahan digital adalah jawaban yang tepat untuk kebutuhan Anda!

Arsip pemerintahan digital sebagai cara pengelolaan arsip media baru

Teknologi elektronik pengolahan kata dan angka seperti komputer dewasa ini menjadi sebuah perangkat yang lekat dengan kegiatan perkantoran maupun administrasi pemerintahan. Berbagai pekerjaan hingga pengolahan dan input informasi mulai dilakukan secara elektronik dan menghasilkan sebuah dokumen digital. Dokumen ini memang secara otomatis akan langsung tersimpan di dalam perangkat saat disimpan, dan dapat dengan leluasa didistribusikan ke komputer lain saat diperlukan. 

Sayangnya, karena kemudahan penggunaannya, dokumen elektronik ini tidak dikelola dengan baik secara terpusat. Dokumen dibiarkan mengendap di dalam satu sistem komputer tanpa sampai ke tangan arsiparis lantaran sistem tidak didukung dengan arsip pemerintahan digital yang mumpuni. 

Di sisi lain, masih banyak juga dokumen dan data-data penting yang penggunaannya masih serba manual. Dualitas bentuk dokumen ini dapat membuat rancu pusat pengelolaan arsip dan sangat berpotensi menimbulkan kekacauan apabila tidak segera dilakukan standaridisasi dengan mulai melakukan alih media arsip cetak menjadi digital serta melengkapi sistem kearsipan Anda dengan aplikasi Document Management System (DMS). 

Kewajiban tiap instansi pemerintahan menerapkan digitalisasi arsip berdasarkan peraturan yang berlaku

Digitalisasi arsip tak hanya menjadi opsi alternatif bagi seluruh instansi pemerintahan. Lebih jauh lagi, ia merupakan sebuah keharusan yang dilakukan dalam rangka mewujudkan transformasi birokrasi. Hal ini ditegaskan di dalam Peraturan Menteri (Permen) PAN-RB Nomor 3 Tahun 2023 mengenai Road Map  reformasi Birokrasi, Peraturan Presiden (Perpres) No. 81 Tahun 2010 mengenai  grand design Reformasi Birokrasi, serta beberapa peraturan pendukung lainnya yang menegaskan perlunya reformasi birokrasi dan digitalisasi arsip sebagai implementasinya. 

Di dalam peraturan-peraturan tersebut, pengelolaan arsip secara digital diinstruksikan secara spesifik di dalam sebuah sistem e-goverment atau disebut juga dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dengan menerapkan SPBE di instansi Anda, arsip pemerintahan digital dapat langsung terhubung dengan pusat data nasional yang dapat diakses oleh instansi dan kementerian lain, bahkan oleh publik. Dengan demikian, instansi Anda dapat berkontribusi terhadap preservasi informasi bersejarah, memperkaya memori kolektif bangsa, hingga mendukung kebijakan publik yang lebih strategis dan objektif. 

Manfaat memiliki arsip pemerintahan digital

Sistem digital untuk kearsipan memiliki berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat ini tidak hanya dapat dirasakan oleh pegawai arsiparis Anda, melainkan juga seluruh organisasi hingga publik.  Berikut beberapa manfaat dari arsip pemerintahan digital:

1. Meningkatkan produktivitas pekerja: Dengan sistem digital untuk kearsipan, pegawai arsiparis dapat dengan cepat mengakses dan menyimpan dokumen, mengurangi waktu pencarian dan meningkatkan produktivitas pekerjaan.
2. Meningkatkan organisasi antar bidang: Sistem digital memungkinkan akses dan kolaborasi yang mudah antara berbagai bidang di dalam organisasi, meningkatkan koordinasi dan efisiensi kerja.
3. Meningkatkan transparansi: Arsip digital memungkinkan akses publik terhadap informasi pemerintahan, memperkuat transparansi dan akuntabilitas.
4. Memudahkan verifikasi: Dokumen digital dapat dengan mudah diverifikasi dan dilacak keasliannya, mengurangi risiko pemalsuan dan kesalahan dalam proses verifikasi.
5. Memperkuat rekaman historis dan ingatan bangsa Indonesia: Sistem digital membantu dalam pelestarian dokumen bersejarah dan budaya, menjaga ingatan bangsa untuk generasi mendatang, dan tentu saja mendukung pembuatan kebijakan publik.

Setelah mengetahui urgensi dan manfaat pengelolaan arsip pemerintahan digital  sebagai bagian dari wacana reformasi birokrasi, instansi Anda dapat mulai merencanakan langkah perubahan. Langkah awal yang perlu dilakukan adalah dengan melakukan alih media seluruh arsip cetak. Anda dapat mengandalkan PrimaDoc untuk menanganinya secara profesional, cepat, dan presisi. 

PrimaDoc telah mendampingi perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dalam mewujudkan tata kelola arsip pemerintahan digital yang tepat sesuai standar tata kelola Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dengan demikian, instansi dan pegawai arsiparis Anda tak perlu khawatir lagi dengan masalah teknis seputar kearsipan. Untuk berkonsultasi lebih jauh, hubungi tim PrimaDoc dan dapatkan layanan paling sesuai dengan kebutuhan instansi Anda. (Deanita)