Potensi Digitalisasi Arsip Meng-upgrade Perusahaan Agro Industri

Kebutuhan terhadap fleksibilitas dan kecepatan akses informasi yang lebih cepat membuat banyak perusahaan memanfaatkan teknologi untuk mengelola arsip mereka. Hal ini mendorong peningkatan penerapan digitalisasi arsip di berbagai perusahaan di dunia. Tren ini juga tidak terlepas dari berbagai potensi digitalisasi arsip yang dapat mendorong kemajuan dan optimalisasi operasional usaha perusahaan.

Perusahaan agro industri merupakan salah satu sektor bisnis yang mengelola banyak data dan informasi dalam operasional bisnisnya, seperti perkembangan pertanian, kondisi iklim, pengairan, penjualan dan sebagainya. Dengan berbagai kelebihannya, potensi digitalisasi arsip pada perusahaan agro industri dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Berikut potensi digitalisasi arsip perusahaan agro industri yang umumnya akan diperoleh.

Penyimpanan Data 

Berbeda dengan arsip kertas yang memerlukan gudang arsip maupun fasilitas lainnya untuk menyimpan data, arsip digital tidak membutuhkan tempat penyimpanan fisik. Data perusahaan dapat disimpan secara virtual di sistem penyimpanan terpusat. Hal ini tentu memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk meminimalisir penggunaan tempat untuk penyimpanan arsip. Selain itu, mendukung efisiensi pengeluaran untuk pembelian perlengkapan penyimpanan arsip kertas seperti lemari, brankas ataupun kertas.

Potensi digitalisasi arsip tidak hanya menawarkan efisiensi bagi perusahaan dalam melakukan penyimpanan data saja, tetapi juga kemudahan dalam mengakses data tersebut jika dibutuhkan. Berbagai data di lapangan maupun pabrik akan lebih mudah disimpan secara digital dan dapat diakses secara langsung, bahkan oleh karyawan di kantor lainnya dalam hitungan detik. Hal ini merupakan kemudahan yang tidak dapat diperoleh apabila arsip disimpan secara konvensional, ketika dokumen harus dicari manual di gudang arsip di antara tumpukan dokumen lainnya.

Pengiriman Data

Potensi digitalisasi arsip dalam meng-upgrade perusahaan agro industri juga dapat dirasakan ketika dibutuhkan untuk koordinasi antar divisi ataupun kantor cabang. Sistem penyimpanan digital yang terhubung dengan jaringan internet, memungkinkan setiap data yang disimpan dapat diakses dari manapun dan kapanpun selama perangkat terhubung dengan internet dan memiliki akses dokumen.

Kemudahan akses ini juga berdampak pada kemudahan dokumen dikirimkan dari satu divisi ke divisi lainnya, bahkan ke pihak ketiga jika memang diperlukan. Dokumen tidak perlu dicetak kedalam bentuk kertas terlebih dulu, dan tidak perlu dikirimkan melalui jasa ekspedisi yang membutuhkan biaya waktu pengiriman dalam hitungan jam atau bahkan hari. Potensi digitalisasi arsip dapat dirasakan dengan mudahnya dokumen dikirimkan ke pihak lain secara realtime. Jarak antara pabrik dan kantor pusat tidak lagi menjadi hambatan karena data digital dapat dikirimkan dengan mudah melalui jaringan internet kapanpun diperlukan.

Analisa Data 

Potensi digitalisasi arsip yang dapat dirasakan perusahaan agro industri selanjutnya adalah dukungan analisis data kinerja perusahaan. Arsip digital memungkinkan semua informasi dalam dokumen tentang operasional perusahaan dapat dikelola, dianalisis dan ditampilkan dengan lebih mudah. Dengan dukungan pengelolaan data yang ditampilkan dengan lebih lengkap dan rinci serta dapat diakses secara realtime, tim manajemen dapat melakukan analisa kebijakan lebih cepat tanpa harus menunggu laporan mingguan atau bulanan.

Keamanan Data 

Perusahaan agro industri tentu memiliki berbagai data penting yang bersifat strategis dan rahasia. Hal ini menuntut kemampuan perusahaan untuk menjaga kerahasiaan informasi data tersebut. Jaminan keamanan data menjadi salah satu potensi digitalisasi arsip yang sangat bermanfaat bagi perusahaan agro industri. 

Meskipun data perusahaan dapat diakses dengan lebih mudah, keamanan arsip digital justru lebih terjamin dengan berbagai fitur keamanan yang sudah ada. Perusahaan dapat memanfaatkan berbagai fitur keamanan arsip digital seperti password, pengaturan hak akses, dan fitur keamanan lainnya. Perusahaan juga dapat mengatur akses terhadap data digital dengan mudah sesuai kewenangan masing-masing pihak. Potensi digitalisasi arsip ini memberikan perlindungan yang lebih handal bagi data-data strategis perusahaan.

Apakah perusahaan di Indonesia sudah dapat merasakan berbagai potensi digitalisasi arsip di atas? Tentu saja. Perusahaan dapat mempercayakannya kepada tim profesional seperti PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan digital siap pakai, PrimaDoc juga menyediakan layanan untuk perusahaan yang membutuhkan dukungan langsung dalam proses alih media arsip. Dengan demikian, karyawan Anda tidak perlu meninggalkan tugas hariannya untuk mengubah satu per satu arsip menjadi digital. 

Aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc juga dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan, termasuk pengelolaan hak akses. Tim manajemen perusahaan Anda tidak perlu mengkhawatirkan arsip-arsip strategis, karena fitur keamanan kami dapat membantu meminimalisir penyalahgunaan dokumen oleh oknum tidak bertanggung jawab.

Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang aplikasi kami! (Septiani)