Manfaat Alih Media Arsip bagi Perusahaan Anda

Alih media arsip merupakan solusi yang tepat bagi perusahaan yang memiliki volume arsip yang cukup tinggi, apalagi manfaatnya juga cukup banyak untuk kebutuhan bisnis dan juga administrasi pemerintahan. Sayangnya, belum semua perusahaan mengetahui manfaat alih media arsip yang sesungguhnya. Padahal dengan pengelolaan yang tepat, arsip yang telah dialih media dalam format digital dapat membantu perusahaan Anda jadi lebih produktif dan juga efisien.

Selain itu, proses alih media untuk arsip penting seperti arsip statis dan vital sangatlah penting dilakukan, mengingat arsip fisik tidak dapat bertahan. Oleh karena itu, mengubah arsip menjadi format dapat menjadi solusi yang perlu Anda pertimbangkan.

Lantas, apa saja sebenarnya manfaat alih media arsip bagi perusahaan dan juga instansi pemerintahan? Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasannya berikut ini!

Mengetahui Tujuan Alih Media Arsip

Untuk lebih memahami tentang manfaat alih media arsip, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang apa sebenarnya tujuan dari alih media. Mengingat perkembangan zaman yang sudah serba digital, setidaknya ada 3 tujuan dari dilakukannya alih media arsip, meliputi:

Tercapainya efisiensi ruang penyimpanan, waktu, dan tenaga, karena alih media arsip memungkinkan perusahaan Anda untuk menyimpan seluruh arsip tanpa diperlukan ruang yang terlampau besar, sehingga ruangan yang dimiliki dapat dimanfaatkan dengan lebih maksimal.

Tercapainya sistem penemuan kembali arsip, dengan adanya arsip digital, maka proses pencarian informasi untuk kebutuhan perusahaan jadi lebih cepat, mudah, serta akurat.

Melindungi arsip teks dan nonteks, karena alih media tidak hanya membantu Anda membantu pencarian cepat, tetapi juga memperpanjang usia penggunaan pada arsip.

Manfaat Alih Media Arsip yang Jarang Diketahui

Saat ini, alih media atau digitalisasi arsip sudah menjadi praktik yang jamak dilakukan oleh perusahaan dan instansi pemerintahan. Ada beberapa manfaat utama yang Anda dapatkan jika beralih melakukan alih media arsip, seperti:

Mempercepat proses sharing informasi, yang sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai tempat. Dengan adanya arsip digital, akses dan proses temu-kembali informasi arsip jadi lebih efisien.

Mengurangi waktu pencarian informasi, karena aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsip digital biasanya telah dilengkapi dengan fitur pencarian cepat hanya dalam beberapa klik.

Menekan biaya operasional, mengingat biaya yang dibutuhkan untuk pengelolaan arsip fisik tidaklah sedikit, maka alih media arsip dapat menjadi solusi untuk mengurangi beban biaya.

Perencanaan pengelolaan arsip yang lebih jelas, khususnya untuk menghadapi risiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan keberlangsungan proses bisnis.

Keamanan data lebih terjaga, karena pusat penyimpanan arsip telah diketahui dan dapat dikelola secara mandiri oleh perusahaan.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Alih Media Arsip

Setelah mengetahui tentang manfaat alih media arsip, hal selanjutnya yang perlu dipahami adalah persiapan untuk mempermudah proses alih media. Adapun hal yang perlu diperhatikan agar proses transfer lebih lancar meliputi:

Setiap arsip harus diolah terlebih dahulu, mulai dari pembuatan daftar inventaris untuk kebutuhan kearsipan, daftar arsip yang dimiliki, hingga Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang dapat mempermudah proses indexing atau pengelompokan arsip.

Penyusunan tim alih media, yang sebaiknya dilakukan oleh tim profesional dan telah terbiasa melakukan alih media arsip.

Memilih metode alih media yang sesuai, karena jenis arsip berbeda-beda, tentunya cara untuk melakukan alih media juga berbeda. Anda perlu memilih metode yang tepat agar tidak terjadi kegagalan saat proses transfer.

Menyusun daftar arsip, untuk memastikan agar arsip yang dimiliki layak atau tidak untuk dialih media, sehingga tidak menimbulkan pemborosan.

Memilih media penyimpanan yang tepat, karena setiap media memiliki kapasitas terbatas, pastikan Anda memilih media penyimpanan yang sesuai kebutuhan. Contohnya seperti CD, mikrofilm, hard disk, atau juga server berbasis cloud.

Melakukan pembuatan berita acara, yang dibutuhkan untuk otentikasi atas seluruh arsip yang akan disimpan dalam format digital. Dengan begitu, informasi yang terdapat di dalamnya sah di mata hukum.

Itulah tadi penjelasan mengenai tujuan, manfaat, dah hal yang perlu diperhatikan saat alih media arsip. Jika Anda memiliki sumber daya dan teknologi yang terbatas, tidak perlu ragu untuk menggunakan solusi alih media dari PrimaDoc. Dengan menggunakan PrimaDoc, proses alih media arsip jadi lebih efisien dan cepat. Selain itu, biaya yang dibebankan juga lebih kompetitif dan dapat disesuaikan kebutuhan Anda.

Tertarik untuk mengetahui manfaat alih media arsip menggunakan PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)