Manfaat DMS Dalam Mendukung Pengelolaan Arsip Vital
Arsip vital merupakan dokumen yang mengandung berbagai informasi penting tentang legalitas, hak dan kewajiban, serta aset-aset perusahaan. Ketersediaan data arsip vital yang lengkap, akurat dan mudah diakses dapat menunjang operasional bisnis, baik bagi karyawan maupun jajaran manajemen dalam membuat kebijakan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sistem pengelolaan arsip vital, yaitu Document Management System (DMS) yang handal agar manfaat DMS dapat mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Disrupsi teknologi telah menghadirkan inovasi teknologi pengelolaan arsip yang bernama DMS. Document Management System merupakan teknologi yang memungkinkan pengelolaan arsip dilakukan secara digital. Penerapan DMS mampu menciptakan sistem pengelolaan arsip perusahaan yang terintegrasi, efisien dan akurat. Manfaat DMS tersebut pada akhirnya mendorong banyak perusahaan mulai melakukan digitalisasi arsip.
Manfaat DMS tidak terbatas pada pengelolaan arsip vital saja. DMS juga mampu meminimalisir berbagai risiko kerusakan atau kehilangan arsip vital. Untuk lebih jelasnya, berikut 4 manfaat DMS dalam mendukung pengelolaan arsip vital di perusahaan Anda.
Memudahkan Akses Informasi Arsip Vital
Sebagian arsip vital berisi informasi-informasi yang dibutuhkan informasinya secara rutin. Oleh karena itu, karyawan maupun manajemen seringkali harus pergi ke gudang arsip dan mencari dokumen arsip vital tersebut. Namun, mencari dokumen di antara tumpukan arsip di gudang cukup melelahkan dan menghabiskan banyak waktu. Terlebih ketika tumpukan arsip tidak ditata dengan baik.
Kemudahan akses menjadi salah satu manfaat DMS yang tidak ditemukan dalam sistem pengelolaan arsip konvensional (cetak). Dengan pengelolaan arsip vital secara digital, karyawan tidak perlu pergi ke gudang arsip hanya untuk menemukan dokumen. Seluruh data dan informasi dapat diakses melalui perangkat digital di meja kerja masing-masing.
Manfaat DMS dalam mewujudkan akses informasi arsip vital yang cepat akan berpengaruh pada peningkatan produktivitas karyawan. Ketika proses mencari dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka lebih banyak waktu yang dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lainnya.
Memudahkan Pencarian Informasi
Manfaat DMS berikutnya adalah kemudahan mencari informasi. Menemukan informasi didalam sebuah arsip kertas menghabiskan banyak waktu karyawan. Dilansir dari www.agencybloc.com, McKinsey melaporkan bahwa rata-rata karyawan menghabiskan 1,8 jam setiap hari (9,3 jam per minggu) waktu kerjanya hanya untuk mencari dan mengumpulkan informasi.
Dengan implementasi DMS, seluruh informasi dan dokumen dapat ditemukan dengan mudah dan cepat menggunakan fitur pencarian yang tersedia di aplikasi. Karyawan tidak perlu lagi membaca halaman demi halaman arsip vital hanya untuk menemukan satu informasi saja. Manfaat DMS ini dapat menjadi dukungan yang sangat penting, khususnya bagi manajemen.
Menghindarkan Resiko Kerusakan atau Hilang
Seperti yang telah dijelaskan diatas, salah satu manfaat DMS adalah memberikan perlindungan terhadap arsip vital asli dari berbagai resiko kerusakan serta kehilangan. Arsip vital yang sering diakses cenderung lebih mudah sobek, terlipat, lecek, tercecer, hingga hilang. Ketika arsip vital didigitalisasi, seluruh kebutuhan informasi akan dipenuhi melalui DMS. Dengan begitu, arsip vital yang asli dapat tetap tersimpan dengan aman.
Memudahkan Pelacakan Penggunaan Arsip
Pencatatan histori akses menjadi salah satu manfaat DMS yang mampu menjamin keamanan informasi data arsip vital. Informasi log tentang siapa-siapa saja yang mengakses setiap arsip vital yang dikelola DMS dapat menjadi sumber informasi yang valid bagi manajemen untuk melakukan pengawasan arsip vital. Dengan begitu, berbagai tindak penyelewengan arsip vital dapat diketahui dengan mudah.
Memudahkan Pengaturan Hak Akses
Setiap karyawan memiliki tugas dan wewenang yang berbeda-beda, termasuk dalam mengakses arsip vital. Idealnya, akses terhadap setiap arsip disesuaikan dengan tugas dan kewenangan masing-masing karyawan. Oleh karena itu, dibutuhkan pengaturan hak akses terhadap setiap dokumen.
DMS didukung dengan fitur manajemen hak akses yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pengaturan hak akses arsip sesuai jabatan dan kepentingan. Manfaat DMS dalam mengatur hak akses dapat menjadi sistem keamanan arsip vital perusahaan sehingga terbebas dari akses pihak yang tidak berwenang.
DMS PrimaDoc dapat menjadi solusi terbaik untuk perusahaan Anda dalam memelihara arsip vital secara efisien dan terintegrasi. Arsip vital yang penting untuk bisnis akan lebih mudah diakses dan dicari, sehingga karyawan dapat meningkatkan produktivitas mereka. DMS PrimaDoc juga memberikan perlindungan terhadap risiko kerusakan dan kehilangan dokumen asli. Selain itu, DMS PrimaDoc dapat memberikan histori akses dan pengaturan hak akses untuk mencegah penyelewengan dokumen penting. Segera rencanakan implementasi DMS PrimaDoc untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip vital perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
