Inilah Strategi Pengelolaan Arsip Vital yang Efektif dan Aman

Arsip merupakan aset penting bagi setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi pemerintah. Arsip dapat menjadi bukti legalitas, kepemilikan hak, serta sumber informasi dalam menetapkan setiap kebijakan. Diantara tumpukan arsip yang ada di gudang, setiap perusahaan pasti memiliki arsip vital. Arsip vital merupakan dokumen strategis yang mengandung informasi tentang legalitas, hak dan kewajiban, serta aset-aset milik perusahaan. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, dibutuhkan strategi pengelolaan arsip vital yang efektif dan aman.

Namun, risiko kerusakan pada arsip vital justru muncul dari penggunaannya. Semakin sering arsip vital diambil dari tempat penyimpanannya untuk dibaca, semakin tinggi potensi arsip tersebut rusak maupun hilang. Padahal, arsip vital yang rusak maupun hilang tidak bisa diperbaharui atau diganti dengan dokumen yang lain. Lalu, bagaimana strategi pengelolaan arsip vital yang aman?

3 Langkah pengelolaan Arsip Vital

Salah satu metode untuk meminimalisir potensi kerusakan arsip vital di tengah kebutuhan akses informasinya yang tinggi adalah dengan melakukan duplikasi arsip. Duplikasi arsip adalah metode untuk menyalin arsip vital yang asli. Nantinya, arsip salinan tersebut yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan akses informasi sehari-hari. Sedangkan arsip aslinya dapat tetap disimpan dengan aman.

Berikut 3 langkah strategi pengelolaan arsip vital yang bisa diterapkan untuk menjaga keamanan arsip namun tetap mudah dimanfaatkan:

1. Alih media arsip

Untuk dapat mengelola arsip secara digital, arsip vital cetak terlebih dulu dialihmediakan. Alih media merupakan proses untuk mengubah arsip cetak ke bentuk digital, salah satunya dengan metode scanning. Arsip vital yang telah berbentuk digital kemudian disimpan di aplikasi penyimpanan arsip digital.

Selanjutnya, pengelolaan arsip vital dapat dilakukan secara digital melalui aplikasi tersebut. Sedangkan arsip vital yang asli dapat disimpan pada sistem penyimpanan perusahaan yang aman, baik di gudang, lemari arsip, ataupun brankas.

2. Pemeliharaan arsip vital asli

Meskipun sudah dilakukan alih media dan pengelolaan arsip vital dapat dilakukan secara digital, bukan berarti arsip vital yang asli (bentuk cetak) dapat disimpan begitu saja. Faktanya, arsip kertas yang disimpan dalam waktu yang lama tanpa tindakan pemeliharaan juga dapat mengalami kerusakan. Berbagai risiko kerusakan yang bisa dialami misalnya lapuk, berjamur, dimakan rayap/kecoa/tikus, terkena rembesan air, dan sebagainya.

Untuk menjaga keawetan arsip vital asli yang disimpan, pengelolaan arsip vital perlu dibarengi dengan tindakan pemeliharaan. Salah satu metode pemeliharaan arsip vital yang dapat dilakukan adalah melalui proses konservasi seperti yang dimiliki layanan kearsipan Prima Doc. Konservasi arsip merupakan suatu proses menjaga kondisi dan keawetan arsip yang bertujuan untuk memperpanjang masa simpan arsip.

Konservasi arsip dilakukan dengan metode khusus yang melibatkan proses fisika dan kimia sesuai dengan standar pengelolaan yang berlaku.

3. Membangun sistem keamanan digital

Pengelolaan arsip vital secara digital tidak terlepas dari risiko pencurian arsip. Namun, tindakan peretasan arsip dapat dicegah dengan membangun sistem keamanan arsip digital yang tangguh. Langkah ini menjadi sangat penting, mengingat arsip vital berisi informasi-informasi yang penting dan strategis.

Perkembangan teknologi pengelolaan arsip digital telah didukung dengan sistem keamanan yang kuat. Misalnya seperti aplikasi PrimaDoc, yang dilindungi oleh fitur keamanan yang lengkap dan tangguh. Mulai dari password, manajemen hak akses hingga enkripsi data.

Mengapa Arsip Harus Diubah ke Bentuk Digital?

Duplikasi arsip vital idealnya dibuat dalam bentuk digital. Arsip digital terbebas dari berbagai potensi kerusakan meskipun diakses dalam intensitas yang tinggi. Kondisi arsip dan informasi yang tercatat di dalamnya akan tetap sama, meskipun disimpan dalam jangka waktu yang panjang.

Di sisi lain, pengelolaan arsip vital secara digital juga mewujudkan integrasi arsip serta kemudahan akses data secara realtime. Karyawan dan manajemen tidak perlu lagi mencari dokumen di gudang. Akses arsip dapat dilakukan dengan praktis melalui komputer, laptop, atau bahkan handphone dari ruang kerja masing-masing.

Document Management System (DMS) PrimaDoc dapat menjadi solusi yang tepat untuk memelihara arsip vital dengan aman dan terintegrasi secara digital. Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang lengkap untuk menghindari risiko pencurian arsip. Mengubah arsip ke bentuk digital adalah langkah strategis yang perlu dilakukan untuk memudahkan pengelolaan arsip dan meminimalisir risiko kerusakan arsip vital.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang cara kerja DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)