Layanan Pemeliharaan Arsip untuk Pengelolaan Dokumen Farmasi

Sudahkah Anda melakukan pemeliharaan arsip untuk dokumen farmasi dengan efisien dan efektif? Bagi sebagian orang, menemukan sistem yang tepat cukup menyulitkan. Apalagi mengingat sistem kearsipan bukanlah hal yang dapat dipelajari dengan mudah, sehingga masih terdapat perusahaan farmasi yang belum melakukannya dengan optimal.

Lantas, bagaimana sebenarnya pemeliharaan arsip untuk perusahaan farmasi dapat dilakukan dengan optimal? Untuk mengetahui lebih lanjut, berikut adalah informasi selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!

Pentingnya Pemeliharaan Arsip bagi Perusahaan Farmasi

Tentunya Anda telah mengetahui, industri farmasi memiliki kompleksitas operasional yang cukup berbeda dibandingkan dengan industri lainnya. Oleh karena itu, memiliki metode pemeliharaan arsip yang tepat sangatlah disarankan. Setidaknya ada beberapa alasan yang menjadikan pemeliharan dokumen dan arsip menjadi penting bagi produsen obat-obatan, yaitu:

Memenuhi tujuan utama pemeliharaan arsip

Perlu Anda ketahui, pemeliharaan arsip mencakup semua aktivitas yang dibutuhkan oleh bagian kearsipan untuk mencegah informasi yang terkandung di dalamnya mengalami kerusakan. Oleh karena itu, dengan adanya metode pemeliharaan yang tepat, tentunya Anda dapat memenuhi tujuan utama dari aktivitas pemeliharaan tersebut.

Menjaga keutuhan informasi

Pada era yang cepat berubah seperti saat ini, keutuhan informasi merupakan aset penting yang harus dijaga dengan baik oleh perusahaan farmasi. Dengan adanya pemeliharaan arsip yang tepat, hal tersebut pun dapat diwujudkan dengan metode yang lebih terukur.

Dapat digunakan hingga berakhirnya masa retensi

Tahukah Anda? Setiap perusahaan diwajibkan untuk menyimpan dokumen selama minimal 10 tahun, yang dapat dilakukan dengan penyusunan jadwal retensi arsip yang tepat. Untuk memastikan agar informasi yang terdapat di dalamnya bertahan lama, tentunya pemeliharaan arsip merupakan elemen penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan farmasi yang Anda kelola.

Meningkatkan kinerja perusahaan farmasi

Dengan adanya pemeliharaan arsip, tidak hanya dapat digunakan untuk menjaga keutuhan informasi hingga berakhirnya masa retensi saja, tapi juga bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi perusahaan farmasi. Contohnya, dokumen mengenai data penjualan dapat digunakan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat atau juga kegiatan produksi yang lebih optimal.

Faktor Penting dalam Pemeliharaan Arsip

Selain mengenal pentingnya pemeliharaan arsip, Anda juga sebaiknya mengetahui tentang apa saja faktor penting yang harus diperhatikan agar proses pemeliharaan dapat berlangsung dengan optimal. Beberapa faktor tersebut meliputi:

Ruang arsip, mulai dari ketersediaan ruangan yang bersih, penerangan yang cukup, hingga lokasi yang aman dari bencana harus Anda perhatikan.

Peralatan, merupakan faktor yang berhubungan dengan alat penunjang pemeliharaan arsip, mulai dari rak penyimpanan, filing cabinet, hingga sistem pengelolaan arsip.

Sumber daya manusia, yaitu adanya SDM kearsipan yang berpengalaman dalam melakukan pemeliharaan, baik untuk arsip fisik maupun digital.

Master copy untuk arsip digital, yang sangat dibutuhkan sebagai langkah mitigasi bencana atau juga mencegah terjadinya kehilangan atau pencurian informasi.

Memilih Layanan Pemeliharaan Arsip

Bagi perusahaan farmasi, menemukan vendor yang menyediakan jasa pemeliharaan arsip tidaklah mudah, mengingat industri ini memiliki tingkat sensitivitas informasi yang cukup tinggi. Apalagi tidak semua vendor cukup berpengalaman dalam membantu pemeliharaan informasi yang dimiliki perusahaan farmasi, tentunya hal tersebut menjadikannya lebih komplek.

Untuk itu, Anda dapat mempercayakannya pada PrimaDoc, yang menyediakan solusi satu atap untuk semua kebutuhan kearsipan Anda. Bersama PrimaDoc, Anda dapat memilih layanan kearsipan terbaik yang telah teruji, karena PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001 untuk memastikan kualitas layanannya.

Beberapa layanan terkait pemeliharaan arsip yang disediakan PrimaDoc antara lain:

Alih media arsip, yaitu layanan untuk mengubah arsip fisik menjadi format digital.

Preservasi arsip, merupakan layanan untuk menjamin keselamatan arsip inaktif sehingga dapat terjaga dalam waktu yang lebih lama.

Konservasi arsip, yaitu layanan yang mirip dengan preservasi arsip, hanya saja ditujukan untuk arsip aktif yang masih sering digunakan perusahaan farmasi.

Restorasi arsip, adalah layanan untuk menyelamatkan informasi arsip yang sudah terlanjur rusak, sehingga dapat digunakan kembali.

Pemusnahan arsip, merupakan layanan untuk memusnahkan arsip yang telah habis masa retensinya, yang dilakukan dengan metode yang sesuai dengan peraturan pemerintah.

Itulah tadi penjelasan singkat mengenai pentingnya pemeliharaan arsip dan solusi yang ditawarkan PrimaDoc untuk membantu Anda melakukannya. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi PrimaDoc, Anda dapat menghubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)