Digitalisasikan Dokumen Tender dengan PrimaDoc
Dalam menghadapi persaingan pada era digital, solusi seperti digitalisasi dokumen tender sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan adanya solusi ini, nantinya Anda tidak perlu lagi kerepotan mencari kumpulan dokumen yang dibutuhkan untuk pengikutsertaan dalam tender, karena biasanya penawaran sudah dilakukan secara digital.
Memang benar, dokumen vital dengan cap dan tanda tangan basah masih dibuktikan untuk pembuktian pada masa verifikasi, tetapi salinan dokumen penting tersebut dalam format digital juga diperlukan mengingat kejadian yang tidak terduga dapat terjadi kapan saja.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen tender dari sekarang. Bagaimana caranya? Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengetahui Pentingnya Digitalisasi Dokumen Tender
Perlu Anda ketahui, digitalisasi dokumen tender bukan semata-mata digunakan untuk mempermudah proses distribusi informasi yang terdapat di dalam dokumen saja.
Menurut artikel bertajuk “Benefits, costs and risks of business process digitisation programs” yang dirilis State Archives and Records pemerintah New South Wales menyebutkan ada beberapa peran penting dari digitalisasi, antara lain:
1. Meningkatkan efisiensi, konsistensi dan kualitas kearsipan
Proses digitalisasi dokumen tender diketahui dapat membantu perusahaan atau juga instansi pemerintahan dalam meningkatkan efisiensi penggunaan informasi yang terdapat di dalam dokumen untuk kebutuhan tender.
Di sisi lain, kehadiran dokumen yang telah diformat dalam format digital juga mampu menghadirkan konsistensi dokumen, yang berarti informasi yang ditampilkan lebih akurat. Tentunya, digitalisasi dokumen tender juga dapat bermuara pada peningkatan kualitas pengelolaan arsip pada perusahaan yang Anda kelola.
2. Integrasi dokumen melalui sistem informasi terpusat
Tidak hanya efisiensi dan konsistensi informasi saja yang dapat Anda capai, karena digitalisasi dokumen tender juga memungkinkan proses integrasi data antar departemen. Meskipun terlihat remeh, tetapi hal ini berpotensi meningkatkan produktivitas pegawai dalam mengurus tender, karena informasi yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan lebih cepat.
Selain itu, informasi yang diakses melalui sebuah sistem yang terpusat juga lebih aman dari serangan peretas (hacker), karena monitoring dokumen dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
3. Meningkatkan waktu respon dan pelayanan klien
Proses bisnis perusahaan tidak hanya berhenti sampai dimenangkannya tender, tetapi hingga Anda mendengar bahwa klien benar-benar puas dengan pelayanan yang Anda berikan. Untuk itu, peningkatan waktu respon yang didukung oleh digitalisasi dokumen tender mampu menghadirkan pelayanan klien yang lebih baik.
Contohnya, jika perusahaan Anda melayani kebutuhan pengadaan barang pada sebuah instansi pemerintahan dan dibutuhkan dokumen terkait tender. Tentunya waktu tunggu yang terlalu lama dapat menjadikan citra perusahaan Anda kurang baik di mata klien. Oleh karena itu, kehadiran digitalisasi dokumen tender juga krusial untuk bisnis operasional perusahaan.
4. Membantu keberlangsungan bisnis untuk jangka panjang
Dengan adanya sistem keamanan yang lebih baik, digitalisasi dokumen tender juga menjadi solusi yang tepat agar bisnis Anda dapat berjalan untuk masa yang lebih lama. Jika Anda belum memiliki sistem pengelolaan dokumen digital yang dilengkapi dengan teknologi enkripsi terkini, maka Anda pun disarankan untuk memperkuatnya atau mengganti dengan layanan yang lebih baik.
Solusi Digitalisasi Dokumen Tender dari PrimaDoc
Anda kesulitan dalam menemukan langkah yang tepat untuk memulai digitalisasi dokumen tender sendiri? Jika iya, maka sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi kearsipan terbaik dari PrimaDoc.
Dengan dilengkapi teknologi terkini, saat ini PrimaDoc menyediakan layanan digitalisasi dokumen tender sesuai dengan kebutuhan Anda.
Untuk memulainya, Anda dapat berkenalan terlebih dahulu dengan solusi digitalisasi dari PrimaDoc, yaitu:
- Alih media arsip, untuk membantu migrasi pengelolaan dokumen fisik menjadi digital, agar proses digitalisasi dapat dilakukan dengan akurat dan optimal.
- Aplikasi PrimaDoc, merupakan sistem pengelolaan dokumen digital yang dilengkapi dengan berbagai manfaat, mulai dari fitur yang lengkap, aplikasi web based untuk akses dokumen dari multi devices dan teknologi enkripsi untuk keamanan yang lebih baik.
Jadi, Anda tidak perlu ragu lagi menjadikan solusi digitalisasi dokumen tender dari PrimaDoc untuk mendukung keberhasilan Anda dalam penawaran tender. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk memulai! (Pradana)