3 Alasan Document Management System dapat Meringankan Pekerjaan di Kantor

Mengelola dokumen adalah salah satu aspek penting dalam operasi bisnis sehari-hari. Di banyak perusahaan, proses ini sering kali memakan waktu dan tenaga, serta rentan terhadap kesalahan dan kehilangan data. Document Management System (DMS) hadir sebagai solusi modern yang dapat mengubah cara perusahaan menangani dokumen mereka. Dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital dan menyediakan alat untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses informasi dengan lebih efisien, DMS memiliki banyak manfaat signifikan. 

Artikel ini akan menjelaskan tiga alasan utama mengapa DMS dapat meringankan pekerjaan di kantor, meningkatkan efisiensi, keamanan, dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan dokumen. Simak hingga akhir!

Apa Itu Document Management System?

Document Management System (DMS) adalah perangkat lunak atau aplikasi yang dirancang untuk mengelola dokumen dalam berbagai departemen perusahaan. DMS memungkinkan pengelolaan arsip dan dokumen digital untuk Anda kelola secara lebih terstruktur dalam satu sistem yang terpadu. Sistem ini membantu menyusun arsip dan menyediakan cara penyajian informasi secara cepat. Dengan DMS, akses dokumen menjadi lebih mudah bagi seluruh pengguna, keamanan lebih terjaga dengan enkripsi berlapis, dan penghematan kertas pun dapat Anda capai. Dokumen fisik dari pihak eksternal dapat di-scan, dikumpulkan, dan dihancurkan sebelum didaur ulang, mengurangi kebutuhan akan penyimpanan fisik yang besar.

Bagaimana Document Management System Memberikan Pengaruh pada Perusahaan Anda?

1. Meningkatkan Efisiensi

Document Management System mempercepat proses distribusi dan pengolahan dokumen. Dalam sistem tradisional, pencarian dokumen kerap memakan waktu, terutama jika dokumen tersebut salah tempat. Dengan DMS, hal tersebut dapat Anda minimalisir dengan pencarian digital yang praktis, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dan mengambil dokumen. Selain itu, proses otomatisasi dalam pengiriman dan pengolahan dokumen mengurangi risiko keterlambatan dan kesalahan dalam distribusi. Efisiensi yang meningkat memungkinkan karyawan lebih fokus pada tugas-tugas utama mereka tanpa distraksi terkait pencarian dokumen.

2. Meningkatkan Keamanan

Keamanan dokumen adalah salah satu aspek kritis dalam manajemen dokumen. Untuk hal ini, Document Management System menjadi alat bantu yang tepat. DMS memiliki fitur pengaturan hak akses yang memungkinkan perusahaan menentukan siapa saja yang dapat membuka, mengedit, atau menghapus dokumen. Kontrol pengeditan dan pembaruan dokumen memastikan bahwa hanya versi terbaru dari dokumen yang digunakan, menghindari kekeliruan maupun pengeditan yang tidak sah, dengan demikian dapat menjaga integritas dan otentisitas informasi. Dengan sistem yang aman, perusahaan dapat melindungi data penting dari kebocoran maupun hal tidak bertanggung jawab lainnya.

3. Mengurangi Kesalahan

Document Management System memiliki fitur audit trail yang membantu dalam pelacakan dan pemeriksaan kesalahan dalam dokumen. Audit trail mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen, termasuk siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan tersebut dilakukan. fitur ini sangat membantu dalam mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dengan cepat. DMS juga membantu dalam pengaturan dokumen agar tetap terstruktur dan teratur,  mengurangi kemungkinan kesalahan akibat dokumen yang hilang atau salah penempatan. Dengan dokumen yang terorganisir dengan baik, perusahaan dapat mengurangi kesalahan administratif yang bisa berakibat fatal dalam jangka panjang.

DMS PrimaDoc

PrimaDoc adalah salah satu contoh aplikasi Document Management System yang dapat membawa banyak manfaat bagi perusahaan Anda. PrimaDoc menawarkan fitur-fitur unggulan seperti pengelolaan dokumen semi automasi, integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis, dan layanan dukungan pelanggan yang andal. Dengan PrimaDoc, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap dokumen dikelola dengan standar keamanan yang tinggi dan efisiensi maksimal.

Fitur Utama PrimaDoc:

1. Antarmuka pengguna yang ramah, PrimaDoc dirancang dengan antarmuka yang mudah digunakan sehingga memudahkan karyawan dalam mengelola dokumen tanpa memerlukan pelatihan intensif;

2. Integrasi sistem, PrimaDoc dapat diintegrasikan dengan sistem administrasi digital Anda. Melalui penyimpanan berbasis cloud,  dokumen perusahaan dapat Anda pusatkan dalam penyimpanan terpadu, memfasilitasi aliran kerja yang lebih lancar dan kolaborasi yang lebih baik antar departemen;

3. Keamanan tingkat tinggi, Dengan enkripsi data dan kontrol akses yang ketat, PrimaDoc memastikan bahwa dokumen perusahaan tetap aman dari akses yang tidak sah;

4. Aksesibilitas dan mobilitas, PrimaDoc memungkinkan akses dokumen dari berbagai perangkat, termasuk ponsel dan tablet, sehingga memudahkan pekerjaan jarak jauh dan meningkatkan fleksibilitas kerja.

Dengan menggunakan Document Management System seperti PrimaDoc, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan dokumen. DMS mempermudah proses bisnis, meningkatkan kolaborasi antar departemen, serta mempercepat distribusi dan pengolahan dokumen. Dampak positif yang signifikan akan mengiringi seluruh bagian dari operasi perusahaan, mulai dari peningkatan kinerja karyawan hingga efisiensi operasional yang lebih tinggi.

Perlu pendampingan kearsipan? Mulai berdiskusi dengan tim PrimaDoc hari ini. Dapatkan solusi dan layanan yang tepat untuk bisnis Anda!