Dokumen Properti Klien Lebih Rapi dan Aman dengan DMS
Untuk menjadikan seluruh dokumen properti yang Anda miliki tertata lebih rapi, kehadiran Document Management System (DMS) dapat menjadi solusinya. Aplikasi ini telah dikenal dalam bidang kearsipan untuk membantu optimalisasi penggunaan dokumen berskala besar bagi perusahaan dari berbagai industri.
Implementasi Document Management System untuk perusahaan properti pun bukan hal yang baru. Jika Anda mengetikkan kata kunci “document management system for real estate” pada laman mesin pencari, maka besar kemungkinan Anda akan menemukan banyak sekali vendor yang telah menyediakan aplikasi DMS yang dikhususkan bagi real estate.
Bagaimana dengan implementasinya di Indonesia? Untuk memahami lebih lanjut mengenai penggunaan aplikasi DMS bagi perusahaan properti tanah air, berikut adalah penjelasan selengkapnya yang perlu Anda pahami!
Mengenal Document Management System untuk Perusahaan Properti
Menurut data yang dirilis oleh National Associations of REALTORS dari Amerika Serikat menyebutkan bahwa tantangan terbesar yang dihadapi oleh perusahaan properti adalah adaptasi teknologi.
Data tersebut juga menyebutkan 46% perusahaan properti mengalami masalah yang serupa, terutama terkait penggunaan Document Management System untuk membantu penataan dokumen atas setiap proyek yang sedang berjalan atau telah selesai.
Oleh karena itu, mengingat negara maju seperti Amerika Serikat saja masih menghadapi permasalahan terkait kearsipan properti, tentunya hal serupa sedang dihadapi oleh industri properti dalam negeri.
Apalagi dengan adanya pandemi Covid-19 yang mengharuskan adaptasi teknologi dilakukan dengan cepat, tentunya perusahaan properti tanah air juga harus berkejar-kejaran dengan waktu dalam melakukan transformasi digital.
Untuk mengatasi hal tersebut, kehadiran aplikasi Document Management System yang dapat diluncurkan dengan cepat atau bahkan siap pakai sangatlah dibutuhkan.
Manfaat Document Management System dalam Menjaga Kerapian Dokumen
Pada dasarnya, Document Management System untuk perusahaan properti adalah sebuah sistem pengelolaan dokumen dan otomasi manajemen dokumen yang didesain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang bergerak di industri real estate.
Kehadiran sistem ini juga membawa manfaat yang cukup banyak, khususnya dalam menjaga kerapian dokumen. Beberapa manfaat tersebut antara lain:
1. Proses indexing berdasarkan lokasi jadi memungkinkan
Tanpa adanya aplikasi DMS, menyusun dokumen berdasarkan nama jalan atau cluster perumahan menjadi sulit dilakukan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mencari dokumen berdasarkan kata kunci (keyword), sehingga pencarian informasi menjadi lebih cepat.
2. Penggunaan informasi dan dokumen yang lebih efektif
Dengan adanya sistem digital yang membantu Anda dalam mengelola dokumen, nantinya penggunaan informasi yang dibutuhkan untuk operasional dan proyek menjadi lebih optimal. Setiap departemen atau proyek yang membutuhkan dokumen dapat mengaksesnya langsung melalui Document Management System untuk perusahaan properti.
3. Koordinasi pekerjaan menjadi lebih mudah dilakukan
Salinan dokumen perjanjian, BAST, bukti pembayaran, hingga PPJB dalam bentuk fisik tidak lagi dibutuhkan. Dengan adanya aplikasi manajemen dokumen, Anda dapat berkoordinasi dengan tim dengan lebih cepat dan mudah, sehingga seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
4. Akses dokumen yang lebih rapi dari mana saja dan kapan saja
Di tengah pandemi seperti saat ini, kehadiran Document Management System yang memungkinkan kontak fisik yang diminimalisir sangatlah dibutuhkan. Sistem atau aplikasi ini mampu membantu Anda dalam mengakses dokumen yang sudah tersusun rapi berdasarkan kategori tertentu, yang dapat dilakukan dari mana saja dan kapanpun dibutuhkan.
5. Meningkatkan kepercayaan klien
Dengan adanya aplikasi DMS, dokumen properti milik klien juga dijamin lebih aman, mengingat kebanyakan sistem telah dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang dapat meminimalisir risiko kehilangan atau pencurian dokumen dengan memanfaatkan prinsip kriptografi untuk mengacak informasi yang tersimpan di server.
Saat ini, PrimaDoc juga telah mengembangkan aplikasi Document Management System untuk perusahaan properti yang dapat Anda jadikan pilihan.
Dengan beragam fitur lengkap mulai dari pengaturan hak akses dokumen, penulisan deskripsi konten, hingga verifikasi dari pimpinan perusahaan atau departemen, tentunya aplikasi DMS dari PrimaDoc dapat memenuhi kebutuhan perusahaan properti yang Anda kelola.
Tertarik mengetahui lebih lanjut tentang solusi Document Management System dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
