Atur User yang Berhak Akses sebelum Upload Dokumen

Akses user aplikasi PrimaDoc merupakan hal yang penting untuk Anda ketahui sebelum mengunggah dokumen menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc. Apalagi mengingat hak akses setiap user tidak semuanya sama, tentunya mengatur akses yang tepat dapat membantu Anda dalam menyelamatkan informasi yang terdapat di dalam dokumen agar lebih aman dari kejadian yang tidak diinginkan. Contohnya seperti pencurian data, kehilangan dokumen, dan masih banyak lagi.

Oleh karena itu, setelah sebelumnya Anda mempelajari tentang cara mengatur retensi dokumen pada aplikasi PrimaDoc, maka pada artikel kali ini Anda juga perlu mengetahui cara mengatur hak akses dari setiap user. Bagaimana sebenarnya cara yang tepat dalam mengatur akses user aplikasi PrimaDoc? Untuk mengetahuinya, berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Akses User Aplikasi PrimaDoc?

Tahukah Anda, ternyata pengertian akses arsip atau dokumen user juga telah dituangkan oleh pemerintah Indonesia melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2016, tepatnya pada pasal 1 poin nomor 6. Menurut peraturan tersebut, yang dimaksud dengan akses arsip adalah ketersediaan arsip atau dokumen sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Dengan kata lain, akses user aplikasi PrimaDoc merujuk pada kewenangan yang diberikan oleh pengelola arsip atau dokumen kepada user untuk digunakan untuk berbagai kebutuhan. Pihak yang tidak memiliki otorisasi atau akses tidak dapat menggunakan informasi yang terdapat di dalamnya, karena berhubungan dengan legalitas di mata hukum. Oleh karena itu, ada sanksi administrasi hingga pidana yang dapat dikenakan bagi yang tidak patuh terhadap peraturan tersebut.

Cara Mengatur Hak Akses User Aplikasi PrimaDoc

Setelah mengetahui pengertian akses dokumen atau arsip, selanjutnya pengelola arsip juga perlu mengetahui tentang cara mengatur akses user aplikasi PrimaDoc dengan lebih aman dan efisien. Untuk melakukannya, Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah berikut ini:

Menyiapkan Dokumen yang akan Diunggah

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memastikan agar dokumen yang akan diunggah merupakan dokumen yang tepat. Dengan begitu, Anda dapat mengatur hak akses user aplikasi PrimaDoc untuk dokumen tersebut.

Mengisi Semua Kolom yang Tersedia

Ketika dokumen siap untuk diunggah, langkah selanjutnya adalah memastikan agar setiap kolom yang tersedia telah terisi dengan sempurna. Mulai dari judul dokumen, deskripsi konten, hingga retensi dokumen. Jika semua kolom tersebut telah terisi, maka Anda pun siap untuk mulai mengatur hak akses user aplikasi PrimaDoc untuk dokumen tersebut.

Mencentang Akses Tindakan untuk Dokumen

Langkah terakhir yang perlu Anda pastikan adalah mencentang pilihan yang tepat pada kolom akses user. Pada kolom tersebut terdapat beberapa pilihan yang dapat Anda centang atau ceklis, antara lain:

Lihat, berarti user hanya dapat melihat informasi dokumen tersebut tanpa dapat mengubah informasi yang terdapat di dalamnya.

Ubah, berarti user dapat melakukan perubahan atau editing pada dokumen yang akan diunggah. Perlu Anda pastikan agar memberikan akses ini pada orang yang tepat. Contohnya seperti manajer atau staf departemen yang membutuhkan informasi pada dokumen tersebut.

Hapus, berarti user dapat menghapus dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sebaiknya opsi ini tidak sembarangan Anda centang, karena dapat berdampak pada hilangnya sebuah dokumen.

Dengan mencentang setiap opsi di atas berarti Anda telah memahami tindakan apa yang dapat dilakukan oleh user aplikasi PrimaDoc setelah dokumen berhasil diunggah dan tersimpan pada server. Contohnya, jika manajer kearsipan diberi akses user aplikasi PrimaDoc untuk lihat, ubah, dan hapus, berarti manajer tersebut dapat melakukan tindakan seperti yang telah dijelaskan di atas.

Itulah tadi penjelasan penting mengenai cara mengatur hak akses user aplikasi PrimaDoc. Ternyata cukup mudah, bukan? Jadi, tidak ada alasan lagi untuk tidak beralih menggunakan solusi document management system dari PrimaDoc. Jika Anda masih memiliki pertanyaan terkait solusi ini, Anda dapat segera menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)