Unit Kearsipan Terkini untuk Perusahaan Anda

Sudahkah dokumen perusahaan Anda dikelola secara profesional oleh unit kearsipan yang dapat diandalkan? Jika belum, maka sudah saat yang tepat untuk membangunnya. Apalagi mengingat ketersediaan informasi yang dapat ditemukan dengan cepat adalah faktor vital bagi keberlangsungan sebuah bisnis, tentunya keberadaan unit kearsipan dapat mendukung efisiensi penyebaran informasi.

Permasalahannya, belum semua perusahaan bersedia untuk membangun unit kearsipan khusus untuk mengelola dokumen perusahaan. Apakah Anda adalah salah satunya? Untuk meyakinkan Anda, informasi berikut ini penting untuk diketahui!

Tugas Unit Kearsipan yang Perlu Anda Ketahui

Perlu Anda ketahui, tugas unit kearsipan sebenarnya tidak hanya mencakup pengelolaan dokumen perusahaan. Biasanya, unit kearsipan harus dilengkapi oleh beberapa jabatan fungsional, yaitu pimpinan atau penanggung jawab unit kearsipan dan juga arsiparis. Secara umum, tugas unit kearsipan yang sebenarnya antara lain:

Menerima dokumen perusahaan, yang diciptakan oleh setiap departemen perusahaan dan berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Mencatat keluar-masuk dokumen perusahaan, untuk memastikan agar setiap dokumen yang dipinjam atau dikembalikan sesuai dengan SOP perusahaan.

Mengelompokkan dokumen perusahaan (indexing), baik dokumen fisik atau juga digital sesuai dengan kategori tertentu, baik itu berdasarkan abjad, nomor, tanggal, atau lokasi.

Mengelola penyimpanan dokumen, untuk memastikan agar dokumen tidak hilang dan tetap dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan

Pemeliharaan dokumen perusahaan, meliputi berbagai hal yang berhubungan dengan preservasi, konservasi, dan juga restorasi dokumen agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap jelas dapat digunakan dalam kurun waktu tertentu.

Pemusnahan dokumen perusahaan, khususnya setelah masa retensi dokumen telah habis, yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Manfaat Pengelolaan Dokumen Perusahaan oleh Unit Kearsipan

Selain mengetahui berbagai tugas utama dari unit kearsipan, Anda juga perlu mengetahui tentang manfaat utama dari pengelolaan dokumen perusahaan yang dilakukan secara profesional oleh unit kearsipan. Adapun beberapa manfaat tersebut meliputi:

Keamanan yang lebih terjaga

Khususnya jika perusahaan yang Anda kelola telah memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik, tentunya keberadaan unit kearsipan yang mengelola dokumen perusahaan dapat bermanfaat dalam menjaga keamanan informasi yang berada di bawah perusahaan Anda. Apalagi dalam menghadapi situasi yang memungkinkan sering terjadinya pelanggaran penggunaan data, maka keberadaan pengelolaan dokumen yang tepat dapat mencegah pencurian atau penghilangan data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Memenuhi persyaratan hukum

Seperti yang kita ketahui, Indonesia merupakan negara hukum. Oleh karena itu, pengelolaan dokumen perusahaan yang baik merupakan syarat wajib yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin menjalankan kegiatan usahanya di Indonesia. Untuk itu, Anda perlu memastikan agar semua kegiatan atau informasi yang dimiliki telah terdokumentasi dengan baik dan harus dijaga agar tidak hilang jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Mencegah kehilangan

Selain menjaga keamanan dan juga memenuhi persyaratan hukum, pengelolaan dokumen perusahaan yang dilakukan secara profesional oleh unit kearsipan juga dapat membantu perusahaan Anda dalam mencegah kehilangan informasi atau dokumen. Hilangnya dokumen dapat berakibat pada hilangnya kesempatan bisnis, sehingga sistem pengelolaan dokumen yang tepat merupakan aset penting bagi perusahaan.

Solusi bagi Perusahaan yang tidak Memiliki Unit Kearsipan

Sumber daya manusia yang terampil dalam bidang kearsipan masih menjadi kendala yang dihadapi oleh banyak perusahaan, sehingga tidak semuanya mampu memiliki unit kearsipan yang dapat diandalkan. Oleh karena itu, jika perusahaan Anda adalah salah satunya, maka solusi yang tepat bagi pengelolaan dokumen perusahaan yang Anda miliki dapat Anda serahkan pada vendor atau pihak ketiga.

Salah satu vendor pengelolaan dokumen perusahaan yang dapat Anda percaya adalah PrimaDoc, yang telah memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam menghadirkan solusi bagi semua masalah kearsipan Anda, mulai dari pemeliharaan arsip, pengelolaan arsip fisik dan digital, pengadaan sarana dan prasarana, hingga alih media dokumen dalam format digital.

Selain itu, PrimaDoc telah didukung oleh sistem dan teknologi terkini untuk membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi penggunaan arsip, dalam bentuk aplikasi document management system berbasis website yang dapat diakses dari mana saja. PrimaDoc juga telah memenuhi standarisasi ISO 9001, sehingga pelayanan yang dihadirkan sudah pasti memuaskan klien.

Jadi, tidak perlu khawatir lagi jika dokumen perusahaan yang Anda miliki tidak memiliki unit kearsipan yang reliabel. Serahkan saja pengelolaan dokumen Anda pada PrimaDoc. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)