DMS Ciptakan Sistem Kerja Instansi Pemerintah yang Transparan dan Akuntabel

Utilisasi DMS untuk pemerintahan adalah solusi yang tepat untuk menciptakan sistem pelaporan yang lebih transparan dan terpercaya. Meskipun begitu, belum semua instansi pemerintahan menyediakan solusi ini untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik.

Padahal penggunaan aplikasi Document Management System (DMS) di era industri 4.0 seperti saat ini sangatlah penting, agar instansi pemerintahan tidak tertinggal dalam mengadopsi teknologi baru yang bermanfaat untuk penyelenggaraan pemerintahan yang lebih efisien dan efektif.

Pertanyaannya sekarang, apakah penggunaan DMS untuk pemerintahan siap untuk Anda jadikan pilihan? Untuk menjawabnya, berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Perkembangan Dunia Kearsipan Pemerintahan

Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KEMENPAN-RB) sebenarnya tidak tinggal diam. Menurut rilisan pers yang dikeluarkan pada tahun 2019 yang lalu menyebutkan bahwa pihaknya telah menyiapkan sistem informasi yang lebih modern untuk pengelolaan arsip pemerintahan secara digital. Program yang dicanangkan tersebut dikenal pula dengan sebutan e-government.

Presiden melalui Perpres Nomor 95 Tahun 2018 juga telah mewajibkan penggunaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) bagi setiap instansi yang berhubungan dengan penyelenggaraan pemerintahan.

Untuk mendukung hal tersebut, KEMENPAN-RB telah mengembangkan sistem yang disebut sebagai Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (SAKIP), yang ditujukan untuk mempermudah pelaporan anggaran secara digital dan berfungsi layaknya DMS untuk pemerintahan.

Pentingnya Penggunaan DMS untuk Pemerintahan

Untuk lebih memahami tentang peran DMS untuk pemerintahan, Anda perlu mengetahui lebih lanjut mengenai alasan dibutuhkannya aplikasi DMS dalam mendukung instansi pemerintahan untuk menciptakan efisiensi pelaporan yang lebih transparan dan akuntabel. Beberapa alasan tersebut meliputi:

Penghematan anggaran

Seperti yang kita ketahui, biasanya instansi pemerintahan memiliki jumlah volume dokumen yang cukup tinggi. Oleh karena itu, biaya yang dibutuhkan untuk perawatan dokumen pun tidaklah sedikit.

Dengan adanya DMS untuk pemerintahan, maka instansi yang Anda kelola dapat mengurangi biaya yang dibutuhkan untuk mengelola dokumen pemerintahan, mengingat tidak lagi dibutuhkannya biaya untuk preservasi, konservasi, atau juga restorasi arsip. Selain itu, Anda tidak lagi membutuhkan kertas dan juga tinta printer, karena seluruh dokumen tersedia secara digital.

Monitoring dokumen lebih mudah

Sebelum adanya DMS untuk pemerintahan, biasanya dibutuhkan sebuah unit kearsipan yang harus berada di gudang arsip untuk mengatur keluar-masuknya dokumen yang dibutuhkan. Dengan adanya aplikasi yang dapat digunakan melalui media komputer atau juga gadget yang dapat diakses di mana saja, tentunya monitoring arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Anda hanya perlu memastikan agar server yang digunakan sebagai media penyimpanan arsip berfungsi dengan optimal.

Memudahkan pembuatan laporan anggaran

Setiap tahunnya, instansi pemerintahan perlu menerbitkan laporan kinerja kepada masyarakat. Dengan adanya aplikasi DMS untuk pemerintahan seperti yang dimiliki oleh PrimaDoc, nantinya pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan juga akurat.

Hal ini tentunya sangat penting, khususnya dalam menyelenggarakan pemerintahan yang lebih transparan dan akuntabel. Dengan begitu, masyarakat menjadi lebih paham dengan proses penggunaan anggaran dan melakukan monitoring terhadap kinerja suatu instansi.

Solusi DMS untuk Pemerintahan dari PrimaDoc

Saat ini, pemerintah telah memiliki aplikasi SAKIP yang dapat digunakan untuk mempermudah pelaporan. Meskipun begitu, bukan berarti Anda tidak dapat menyediakan solusi yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pembuatan laporan.

PrimaDoc kini hadir dengan aplikasi DMS untuk pemerintahan, yang dirancang khusus dengan sistem enkripsi yang dapat menjamin keamanan data rahasia milik instansi yang Anda kelola. Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi web based yang mampu dioperasikan tanpa perlu melakukan instalasi terlebih dahulu pada perangkat komputer atau laptop. Solusi ini dapat Anda pertimbangkan untuk meningkatkan produktivitas instansi dengan sistem pengelolaan arsip yang lebih akurat dan dapat diandalkan.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi DMS untuk pemerintahan ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)