Gudang Arsip Perbankan Sudah Tersedia, Tapi Tidak Ada yang Mengelola?

Tahukah Anda? Pengelolaan dokumen perbankan konvensional melalui gudang kearsipan tidak boleh dilakukan sembarangan, harus mengikuti spesifikasi yang ditentukan. Akan tetapi, belum semua orang mengetahui tentang beberapa komponen penting pada proses pembangunan gudang arsip serta sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengelola arsip yang tersimpan tersebut.

Oleh karena itu, penjelasan mengenai pengelolaan dokumen perbankan bagi perusahaan finansial ini penting untuk Anda ketahui, khususnya jika perusahaan Anda belum menemukan cara pengelolaan gudang arsip yang tepat. Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Mengenal Spesifikasi Gudang Arsip untuk Pengelolaan Dokumen Perbankan

Berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Arsip Fisik, maka dapat diketahui bahwa penyimpanan arsip dokumen bagi semua perusahaan, termasuk perusahaan perbankan, harus memenuhi beberapa prinsip dasar sebagai berikut:

Lokasi gudang arsip

Lokasi gudang arsip perbankan yang Anda dirikan haruslah jauh dari lokasi berbahaya seperti:

Area yang dekat dengan tempat penyimpanan bahan kimia, toilet, penyimpanan unit AC, basemen, lokasi lain yang tidak layak digunakan untuk menyimpan arsip fisik.
Area yang tidak memiliki pintu atau jalur masuk yang tidak terkontrol, sehingga membahayakan keamanan pengelolaan dokumen perbankan Anda.
Kontrol lingkungan

Selain lokasi yang telah terstandarisasi, gudang penyimpanan arsip perbankan juga harus memenuhi beberapa kriteria khusus, meliputi:

Ruangan yang digunakan memiliki suhu tidak lebih dari 27 derajat celcius dan kelembaban maksimal 60% untuk keseluruhan ruangan.
Menghindari pencahayaan langsung bagi ruangan arsip.
Menghindari pemasangan jendela, jika tidak bisa, setidaknya jendela harus dilengkapi dengan tirai atau gorden yang dapat menghalangi sinar matahari langsung.
Sirkulasi udara yang bebas dan segar.
Ruangan bebas dari kontaminasi medan magnetik (khusus arsip digital) atau juga industri dan juga gas kimia (khusus arsip fisik).
Mitigasi perlindungan arsip

Arsip perbankan yang akan Anda kelola pada gudang kearsipan juga harus dilengkapi dengan beberapa langkah preventif, khususnya bagi:

Pencegahan bencana alam, kebakaran, atau juga bencana lainnya dengan membangun ruangan yang kokoh, ketersediaan smoke/heat detector, dan juga sprinkler system yang dipasang pada setiap ruangan pengelolaan dokumen perbankan.
Menyediakan program mitigasi khusus untuk mencegah terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip perbankan yang dikelola.
Pemeliharaan arsip

Untuk menjamin agar dokumen perbankan dikelola dengan baik, maka perusahaan perbankan juga harus memenuhi beberapa prinsip pemeliharaan arsip, yaitu:

Melaksanakan pengawasan arsip secara berkala dan konsisten.
Menyediakan program pemeliharaan arsip pada gudang kearsipan untuk menjamin keamanan informasi pada setiap dokumen perbankan.
Tersedia program perbaikan arsip segera setelah terjadinya kerusakan pada gudang arsip.
Penanganan arsip

Bagi arsip yang telah digunakan selama beberapa waktu, maka ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi pula untuk menjamin keutuhan informasi di dalamnya, antara lain:

Menggunakan teknik dan juga prosedur pemeliharaan arsip yang paling mudah dilakukan oleh petugas pengelolaan dokumen perbankan.
Dilakukan dengan ekstra hati-hati agar tidak menimbulkan kerusakan pada setiap dokumen.
Jika dibutuhkan alih media arsip, maka prosesnya dilakukan secara hati-hati dan menggunakan metode yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kemudahan akses

Kemudahan akses juga menjadi melibatkan beberapa prinsip penting yang perlu diperhatikan dalam pembangunan gudang arsip, meliputi:

Pengelolaan dokumen perbankan harus dilakukan dengan metode yang paling mudah dilakukan, sehingga indexing dan penemuan kembali informasi menjadi lebih efisien.
Menyediakan standar khusus untuk dokumentasi dan juga rekaman daftar lokasi penyimpanan setiap dokumen.

Bagaimana Jika Tidak Memiliki SDM Kearsipan?

Setelah mengetahui beberapa prinsip di atas, tentunya Anda menyadari bahwa pengelolaan dokumen perbankan harus dilakukan oleh staf profesional yang memiliki kompetensi khusus dalam mengelola dokumen dalam volume yang tinggi. Untuk itu, jika Anda kekurangan sumber daya manusia yang mumpuni dalam bidang kearsipan, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc.

PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang menyediakan solusi untuk segala permasalahan kearsipan yang Anda hadapi. Dengan adanya layanan pengelolaan arsip dari PrimaDoc, maka seluruh proses pengelolaan dokumen perbankan yang Anda miliki menjadi lebih efektif dan efisien. Apalagi PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga layanan yang dihadirkan sudah pasti terpercaya dan dapat diandalkan.

Selain itu, PrimaDoc juga memiliki tim profesional yang telah berpengalaman bertahun-tahun dalam pengelolaan arsip. Dengan begitu, Anda tidak perlu kerepotan dalam mengelola arsip sendiri, karena staf PrimaDoc akan siap sedia melakukannya untuk Anda.

Bagaimana sebenarnya solusi ini dapat membantu Anda? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan semua informasi yang Anda butuhkan untuk membantu proses pengelolaan dokumen perbankan yang dimiliki! (Pradana)