Lakukan Alih Media Arsip untuk Preservasi Arsip!
Kerusakan arsip dapat membahayakan masa depan sebuah organisasi, sehingga solusi alih media arsip sebagai langkah untuk preservasi arsip sangat dibutuhkan. Apalagi jika perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola sudah terbiasa menggunakan arsip fisik, tentunya banyak risiko yang akan dihadapi, mengingat umur kertas tidak terlalu lama.
Akan tetapi, seberapa penting sebenarnya alih media arsip untuk preservasi arsip? Untuk memahami lebih lanjut tentang hal tersebut, informasi ini penting untuk Anda ketahui. Berikut penjelasan selengkapnya!
Apa itu Preservasi Arsip?
Sebelum mengetahui lebih lanjut mengenai alih media arsip, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu tentang pengertian dari preservasi arsip. Menurut Peraturan Kepala (Perka) ANRI Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis, yang dimaksud dengan preservasi adalah segala kegiatan dan proses kerja yang dilakukan dalam rangka perlindungan arsip dari kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.
Mengenal Jenis Preservasi Arsip
Selain pengertian dari preservasi arsip, Anda juga perlu mengetahui apa saja jenis preservasi arsip. Dengan begitu, Anda dapat menentukan metode alih media arsip yang tepat. Adapun jenis preservasi ditinjau dari tindakannya terdiri atas:
- Preservasi preventif, adalah jenis preservasi arsip yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip yang tepat.
- Preservasi kuratif, merupakan jenis kegiatan preservasi atau penanggulangan yang bersifat perbaikan atau juga perawatan terhadap arsip yang mulai dan/atau sudah rusak, dengan kondisinya yang sudah memburuk, yang bertujuan untuk memperpanjang usia arsip.
Alih Media Arsip sebagai Solusi Preservasi Arsip yang Tepat
Perlu Anda ketahui, alih media arsip merupakan kegiatan yang digunakan untuk mengubah format arsip dan dokumen, dari bentuk fisik menjadi digital. Oleh karena itu, alih media arsip dapat dikategorikan sebagai salah satu bentuk preservasi preventif, karena tujuannya untuk mencegah kerusakan dan juga hilangnya arsip fisik.
Selain itu, proses alih media arsip (khususnya untuk arsip statis) sangatlah perlu dilakukan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan, mengingat tingkat usia atau lama masa simpan arsip statis yang berbeda-beda, informasi yang terkandung di dalamnya, serta fisik setiap arsip pun berbeda-beda. Oleh karena itu, demi menjaga ketahanan fisik dan juga keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya, maka alih media arsip dapat menjadi salah satu solusi yang tepat demi menjaga kelestarian arsip statis tersebut.
Meskipun begitu, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memulai proses alih media arsip, yaitu:
- Konteks informasi, Anda harus memastikan agar informasi yang terkandung di dalam arsip dalam kondisi baik, sehingga proses alih media arsip dapat dilakukan dengan lancar. Anda dapat melakukan pemilahan terlebih dahulu terhadap setiap arsip untuk memastikannya.
- Format arsip, yang dimaksud di sini adalah media atau format arsip digital setelah proses alih media arsip selesai dilakukan. Anda perlu memastikan agar teknologi yang dipilih cocok untuk alih media arsip statis maupun dinamis.
- Mematuhi peraturan perundang-undangan, karena Anda tidak dapat sembarangan melakukan alih media. Pedoman untuk alih media yang tepat pun sudah dicantumkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan juga Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
- Prinsip penyimpanan arsip, mengingat arsip statis merupakan jenis arsip yang sulit diperbarui, maka Anda perlu memastikan agar alih media arsip telah memenuhi prinsip asal-usul arsip (principle of provenance) dan juga aturan asli (principle of original order), khususnya setelah alih media selesai dilakukan.
- Ketersediaan sarana dan prasarana, mulai dari sistem informasi untuk manajemen arsip, tempat penyimpanan server, dan prasarana lainnya yang dapat menjamin ketersediaan informasi setelah alih media arsip selesai dilakukan.
Untuk membantu Anda dalam proses alih media dan preservasi arsip, PrimaDoc juga menyediakan layanan alih media arsip, yang dikerjakan oleh petugas profesional dengan pengalaman bertahun-tahun di dunia kearsipan. PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga pelayanan yang dihadirkan pasti memuaskan dan teruji.
Jadi, bagi Anda yang sedang kebingungan untuk melakukan alih media dan SDM yang dimiliki terbatas, PrimaDoc dapat menjadi solusinya. Hubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
