Solusi Pengelolaan Arsip Vital Kenotariatan
Implementasi teknologi informasi sebagai solusi pengelolaan arsip berharga yang dimiliki kantor notaris penting untuk diketahui, agar nantinya Anda tidak akan tertinggal dari notaris lainnya yang telah lebih dahulu memulai transformasi digital.
Akan tetapi, proses menemukan solusi pengelolaan arsip tersebut tidaklah semudah yang Anda bayangkan. Apalagi jika Anda tidak melengkapi diri terlebih dahulu dengan pengetahuan dasar mengenai proses pengelolaan arsip digital.
Untuk itu, sebelum Anda mencari solusi yang tepat untuk melengkapi aktivitas pengelolaan arsip, ketahui terlebih dahulu informasi yang telah dirangkum oleh PrimaDoc ini. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Bagaimana Notaris dapat Memanfaatkan Teknologi Digital?
Pertanyaan ini mungkin sederhana, tetapi penting untuk Anda jawab agar solusi pengelolaan arsip yang Anda pilih dapat digunakan dengan lebih optimal.
Mengutip dari Kabarnotariat.id, Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia menyebutkan bahwa hingga terbitnya artikel ini, setidaknya ada sekitar 17.856 notaris yang tersebar pada 514 kota dan kabupaten di seluruh Indonesia.
Tentunya jumlah ini sangat banyak, sehingga persaingan bisnis di dunia kenotariatan juga semakin ketat. Oleh karena itu, kehadiran teknologi informasi untuk menjawab tantangan era modern sangatlah penting untuk diadopsi.
Perlu Anda ketahui, di negara barat sudah banyak solusi pengelolaan arsip yang mulai digunakan sebagai bahan referensi Anda untuk memulai. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Penggunaan tanda tangan digital (e-signature)
E-signature merupakan bentuk digital dari tanda tangan yang menjadi tolak ukur validitas akta yang dikeluarkan oleh kantor notaris.
Penggunaan tanda tangan digital sebagai solusi pengelolaan arsip telah mulai diadopsi oleh negara Prancis sejak tahun 2007. Kini, penggunaannya pun sudah mulai diakui di Indonesia melalui adanya Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012.
Jadi, sudah sewajarnya dunia kenotariatan Indonesia pun mulai mengadopsi konsep ini agar proses penandatangan dokumen menjadi lebih efisien.
2. Otentikasi akta elektronik
Tidak hanya tanda tangan elektronik saja, Prancis juga ternyata telah memiliki solusi pengelolaan arsip yang diakui negara untuk memulai otentikasi akta secara digital. Sistem ini disebut dengan Electronically Authentication Deeds.
Kehadiran sistem ini memungkinkan notaris mengeluarkan akta dengan penandatanganannya dilakukan secara digital.
Meskipun sistem ini belum dijamin di mata hukum Indonesia, tetapi solusi pengelolaan arsip ini merupakan referensi menarik yang dapat Anda jadikan acuan pada masa mendatang.
3. Pengelolaan arsip yang sepenuhnya paperless
Banyak notaris di negara barat yang telah sepenuhnya mampu melakukan pengelolaan arsip secara digital, tanpa memerlukan lagi kertas yang kurang efisien dan efektif untuk didistribusikan.
Dengan adanya solusi pengelolaan arsip berbasis digital, nantinya dokumen penting seperti protokol notaris atau juga akta vital dapat dikumpulkan dalam kategori berdasarkan abjad, nama, lokasi pembuatan, hingga tanggal dibuatnya arsip.
Pencarian arsip secara digital pun menjadi lebih mudah, sehingga risiko kehilangan dokumen dapat diminimalisir dan payung hukum penggunaannya pun telah dijamin dengan adanya UU ITE.
Adakah Solusi Pengelolaan Arsip Digital yang Tepat untuk Notaris?
Tugas notaris untuk mengelola arsip protokol notaris tidaklah mudah. Oleh karena itu, Anda tidak boleh sampai salah pilih solusi pengelolaan arsip yang akan digunakan.
Bingung untuk memulai dari mana? Serahkan saja pada PrimaDoc, vendor kearsipan satu atap yang menghadirkan solusi lengkap untuk mendukung pengelolaan arsip vital yang Anda miliki.
Untuk mendukung proses pengelolaan arsip Anda, PrimaDoc memiliki tiga solusi yang tepat, yaitu:
- Penataan dokumen, untuk membantu Anda dalam menata dokumen fisik yang masih butuh untuk dikelola sebelum habis masa kadaluarsanya.
- Alih media dokumen, sebuah solusi untuk mengubah format dokumen fisik menjadi digital agar lebih mudah ditransfer, dikelola dan juga disimpan pada berbagai media.
- Aplikasi PrimaDoc, merupakan solusi pengelolaan arsip vital agar dokumen protokol notaris yang Anda kelola aman dari bahaya internal dan eksternal yang menyebabkan hilang atau rusaknya dokumen miliki negara.
Jadi, sudah siap untuk menggunakan solusi pengelolaan arsip lengkap dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
