Minimalisir Risiko pada Protokol Notaris dengan Digitalisasi Arsip
Bekerja sebagai seorang notaris akan selalu berhadapan dengan risiko dan tanggung jawab yang besar. Setiap melayani kebutuhan klien, notaris akan selalu dituntut untuk dapat menangani berbagai dokumen strategis dengan baik. Dokumen yang bernilai dari puluhan juta hingga ratusan miliar tersebut harus dikelola dan disimpan dengan baik. Hilang atau rusaknya protokol notaris tidak hanya dihadapkan dengan pertanggungjawaban atas aset dengan nilai yang besar, namun juga dapat berdampak pada citra yang buruk bagi nama lembaga notaris bersangkutan.
Risiko Pengelolaan Protokol Notaris
Notaris dituntut untuk dapat menjaga otentikasi, privasi dan legalisasi protokol notaris dengan baik hingga penanganan berakhir. Hal ini tercantum dalam Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Sayangnya, saat ini mayoritas kantor notaris masih menyimpan dokumen arsip klien secara konvensional. Dalam artian, protokol notaris disimpan dalam bentuk kertas baik di gudang arsip, lemari arsip, maupun brankas. Lalu apakah menyimpan protokol notaris dalam bentuk kertas adalah salah?
Memang tidak ada aturan yang melarang notaris untuk menyimpan protokol notaris dalam bentuk fisik. Namun, dokumen kertas sangat beresiko untuk tercecer, hilang, hingga rusak. Terlebih untuk dokumen yang diarsipkan dalam kurun waktu yang lama. Ada berbagai potensi yang dapat menyebabkan arsip kertas bisa tercecer, hilang atau bahkan rusak. Mulai dari akses dokumen yang mudah oleh banyak orang namun sulit dikontrol, kelalaian, serangan hama (tikus dan rayap) dan sebagainya.
Apapun penyebabnya, kerusakan atau kehilangan dokumen pada akhirnya akan menjadi kesalahan notaris. Kegagalan notaris dalam mengemban tanggung jawab untuk menyimpan dokumen klien dapat dikenai sanksi mulai dari peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, maupun pemberhentian dengan tidak hormat. Terlebih lagi dari segi kepercayaan masyarakat yang akan hilang kepada notaris bersangkutan. Hal ini dapat berdampak pada karir notaris di masa depan. Tentunya Anda tidak ingin hal-hal tersebut terjadi di kantor Anda, bukan?
Digitalisasi Arsip, Solusi Meminimalisir Risiko Protokol Notaris
Perkembangan zaman yang diiringi dengan semakin canggihnya teknologi menawarkan solusi cara menyimpan dokumen dengan lebih aman, yaitu dengan digitalisasi arsip. Bukan hanya kantor notaris, perusahaan-perusahaan di berbagai bidang dan layanan pemerintah bahkan mulai banyak yang mulai mempertimbangkan untuk melakukan digitalisasi arsip. Hal itu dikarenakan digitalisasi arsip mampu memberikan berbagai manfaat bagi perkembangan dan operasional usaha.
Di tengah kesibukan yang sedemikian rupa, notaris atau pegawai berpotensi lalai untuk mengembalikan dokumen penting ke tempat penyimpanan semula setelah proses konsultasi dengan klien. Hal tersebut yang kemudian meningkatkan risiko dokumen mudah tercecer, hilang, atau bahkan jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab. Berbagai risiko tersebut tidak akan terjadi jika Anda memutuskan untuk melakukan digitalisasi arsip protokol notaris. Dokumen terjaga dengan baik di dalam server penyimpanan.
Meskipun memudahkan akses dokumen dari mana dan kapan saja, bukan berarti tingkat keamanan arsip digital rendah. Seiring dengan semakin banyaknya penggunaan arsip digital dan perkembangan teknologi yang semakin canggih, berbagai fitur keamanan arsip digital seperti password, enkripsi, hingga hak akses pengguna dapat dimanfaatkan untuk mencegah kebocoran data dari akses luar.
Tak hanya meminimalisir dokumen tercecer, digitalisasi arsip memungkinkan dokumen yang dibutuhkan dapat lebih mudah ditemukan dengan fitur pencarian. Pegawai hanya perlu memasukan kata kunci dalam kolom pencarian, dan dalam hitungan detik dokumen yang dicari dapat ditemukan. Digitalisasi arsip juga memudahkan proses pengelolaan dokumen dan pengiriman dokumen melalui jaringan internet, karena dokumen sudah berbentuk digital. .
Digitalisasi arsip bukanlah hal yang mustahil diterapkan pada protokol notaris. Terlebih karena sudah ada payung hukum yang menaungi digitalisasi arsip notaris. Hal ini diatur dalam Pasal 5 ayat (1) UU No 11 Tahun 2008, bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Undang-undang tersebut dapat menjadi bentuk pengakuan bahwa pelayanan jasa notaris dapat dilakukan dalam bentuk dokumen secara elektronik.
Menerapkan digitalisasi arsip sebenarnya bukan perkara yang rumit. Anda dapat mengandalkan tim PrimaDoc yang berkompeten dalam bidang kearsipan. Aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan, sehingga lebih menjamin dokumen-dokumen penting klien Anda tetap terjaga. Hubungi segera tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang proses digitalisasi arsip. Tim PrimaDoc siap untuk memberikan dukungan terbaik bagi Anda! (Septiani)
