Solusi Cerdas Menuju Pengelolaan Arsip Digital yang Efektif

Alih media arsip merupakan tahapan penting transformasi digital suatu perusahaan. Dengan mengubah dokumen cetak ke format digital, Anda dapat menciptakan akses data yang lebih mudah, pencarian dalam sekali klik, dan kolaborasi yang lebih baik antar departemen di dalam perusahaan. Berbagai keunggulan ini membantu perusahaan Anda untuk dapat unggul di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif. Namun, ada beberapa tantangan yang harus Anda hadapi untuk mewujudkan berbagai keunggulan tersebut.

Tantangan Alih Media Arsip

Digitalisasi arsip membawa tantangan besar, yaitu gunungan arsip cetak yang harus dipindai. Meskipun teknologi Document Management System (DMS) telah memfasilitasi pengelolaan arsip secara digital, proses alih media dokumen tetap harus dilakukan secara manual. Anda harus menyiapkan dokumen yang akan dipindai, memindai setiap halaman arsip, melakukan penyesuaian gambar/teks, melakukan pengindeksan, hingga menyimpannya ke database. Banyaknya jumlah dokumen yang harus dialih media membuat pekerjaan ini menghabiskan banyak waktu. Apa masalahnya?

Beban kerja alih media arsip yang besar menjadi permasalahan bagi banyak perusahaan. Jumlah karyawan yang terbatas membuat pekerjaan ini tidak mungkin dikerjakan oleh karyawan internal perusahaan yang pada dasarnya juga memiliki tanggung jawab untuk mengerjakan pekerjaan lainnya. Jika tugas alih media ini dibebankan kepada karyawan, rutinitas pekerjaan mereka yang lainnya bisa terganggu, dan berdampak pada operasional perusahaan.

Solusi Efektif Alih Media Dokumen Perusahaan Anda

Menggunakan jasa profesional untuk membantu alim media dokumen

Menggunakan jasa profesional untuk membantu mengalihmediakan dokumen perusahaan Anda merupakan pilihan yang bijak. Anda bisa memanfaatkan jasa alih media arsip dari PrimaDoc untuk mewujudkan transformasi digital ini. Berbeda dengan jasa alih media dokumen lain, PrimaDoc memiliki berbagai keunggulan untuk menangani alih media dokumen di kantor Anda, yaitu:

1. Dikerjakan tim profesional dan berintegritas

Dengan layanan alih media arsip PrimaDoc, karyawan Anda tidak perlu dibebani oleh tumpukan arsip di gudang. Seluruh proses alih media akan dikerjakan oleh arsiparis PrimaDoc yang kompeten dan berpengalaman. Tim arsiparis PrimaDoc telah memiliki sertifikat dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Jadi, Anda tidak perlu khawatir dengan hasil alih media dokumen kantor Anda. Kami juga senantiasa menekankan integritas pada arsiparis kami. Kami percaya bahwa menjaga kerahasian dokumen setiap mitra bisnis kami merupakan aspek penting dalam memberikan pelayanan kearsipan terbaik.

2. Dukungan teknologi canggih

Kami sadar bahwa untuk menghasilkan dokumen digital yang berkualitas, kemampuan arsiparis perlu didukung dengan teknologi scanner yang memadai. Itulah mengapa proses alih media dokumen di PrimaDoc dilakukan dengan menggunakan scanner berteknologi canggih untuk menghasilkan gambar yang akurat dan mudah dibaca.

Alat scanner yang kami gunakan sudah berteknologi Optical Character Recognition (OCR). Ketika pemindaian dilakukan dengan menggunakan scanner biasa, file digital yang dihasilkan memiliki format gambar, baik berupa pdf, JPG, atau JPEG. Hal ini juga terjadi meskipun dokumen yang dipindai berisi teks atau tulisan. Kondisi ini tentu akan menyulitkan pengelolaan data kedepannya karena sistem komputer akan mendeteksi dokumen sebagai gambar, bukannya teks. Dampaknya, Anda tidak bisa mengedit dokumen tersebut atau melakukan pencarian kata di dalam dokumen.

Dengan scanner berteknologi OCR, setiap tulisan pada dokumen cetak yang dipindai akan terdeteksi dan disimpan dalam bentuk file teks. Memungkinkan Anda bisa mengeditnya seperti teks biasa, serta melakukan pencarian dokumen berdasarkan topik/isi dokumen tersebut. Tidak hanya memindai dokumen berukuran normal, kami juga memiliki scanner yang bisa memindai dokumen berukuran A0.

3. Tarif yang fleksibel

Anda tidak perlu khawatir dengan biaya jasa alih media arsip yang mahal. Kami juga menawarkan harga dasar per lembar, yang disesuaikan dengan jumlah halaman dokumen yang dipindai, kriteria pengindeksan, serta durasi pengerjaan. Dengan penawaran ini, Anda bisa menyesuaikan jasa yang akan digunakan berdasarkan kebutuhan dan anggaran yang tersedia.

4. Jaminan tepat waktu

Dengan arsiparis yang kompeten dan berpengalaman, proses alih media dokumen perusahaan Anda bisa dilakukan dengan cepat dan efisien. Kami juga bisa mengerahkan lebih banyak tim arsiparis untuk mempercepat pengerjaan alih media arsip di kantor Anda jika memang dibutuhkan. Dengan proses alih media yang cepat, perusahaan Anda bisa segera merasakan berbagai manfaat dari pengelolaan arsip digital.

Dalam mendukung implementasi sistem digital, layanan alih media arsip PrimaDoc memahami betul pentingnya keseimbangan antara kualitas dan anggaran. Kami menawarkan harga dasar per lembar yang mencakup seluruh proses alih media, mulai dari pemindahan hingga pengindeksan pada sistem digital yang digunakan oleh perusahaan Anda. Dengan teknologi alih media arsip terkini, perusahaan Anda akan memperoleh hasil arsip digital berkualitas tinggi yang memudahkan pengolahan lebih lanjut. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendapatkan penawaran terbaik dan memastikan transformasi digital arsip Anda berjalan lancar dan efisien! (Septiani)