Teknologi Scan OCR, Solusi Efektif Alih Media Arsip

Perkembangan teknologi yang begitu pesat menjadi salah satu faktor pendorong utama tren digitalisasi arsip sektor bisnis di Indonesia. Dalam sebuah studi yang dipaparkan pada laman www.dataindonesia.id menunjukkan sebanyak 81% bisnis di Indonesia telah beralih ke arsip digital. Dengan teknologi yang ada saat ini, proses konversi arsip cetak ke bentuk digital, atau lebih dikenal dengan alih media arsip dapat dilakukan dengan mudah. Terlebih, kini telah ada alat pemindai (scanner) yang didukung dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Lalu mengapa teknologi scan OCR sangat penting dalam memastikan keberhasilan digitalisasi arsip perusahaan?

Untuk dapat menyadari betapa pentingnya teknologi scan OCR dalam kelancaran proses alih media arsip, penting untuk memahami tantangan-tantangan yang sering terjadi dalam proses alih media arsip. 

Tantangan Alih Media Arsip

Digitalisasi arsip merupakan sebuah solusi bagi bisnis di era modern untuk menciptakan efisiensi kerja dan biaya operasional. Dengan beralih ke pengelolaan arsip digital, akses setiap data dan informasi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Proses ini juga akan mengurangi ketergantungan terhadap dokumen cetak, yang pada akhirnya akan menjadi penghematan bagi perusahaan.

Meskipun demikian, beralih ke pengelolaan arsip digital tidak lantas secara otomatis menciptakan pengelolaan arsip yang lebih efisien. Keberhasilan perusahaan dalam bertransformasi ke pengelolaan arsip digital sangat dipengaruhi oleh bagaimana perusahaan melakukan alih media pada setiap arsipnya.

Alih media arsip dapat dilakukan melalui berbagai metode. Salah satu metode yang paling banyak digunakan adalah dengan menggunakan alat pemindai (scanner). Ini merupakan cara paling mudah untuk mengubah arsip cetak ke bentuk digital. Arsip cetak yang dipindai secara otomatis akan menjadi sebuah dokumen digital, yang umumnya berbentuk PDF atau JPG. Ini mengakibatkan tulisan yang ada pada dokumen tidak terdeteksi sebagai teks, namun justru terbaca sebagai gambar. Dampaknya, teks pada dokumen digital tersebut tidak dapat langsung diedit dan sulit untuk dicari menggunakan fitur pencarian. Meskipun demikian, permasalahan ini sebenarnya bisa dihindari dengan menggunakan teknologi scan OCR.

Apa Itu OCR dan Mengapa Penting?

OCR merupakan teknologi yang dapat mengekstrak teks dari file gambar yang disimpan dalam format PDF, JPEG, atau JPG. Teknologi OCR akan memindai karakter teks pada gambar, mengidentifikasi variasi huruf, menganalisis bahasa, dan mengkonversi gambar teks tersebut menjadi teks yang bisa diedit menggunakan aplikasi pengolah kata seperti halnya dokumen teks biasa. Fungsi ini juga berlaku pada teknologi scan OCR.

Pengelolaan arsip perusahaan tidak dapat dipisahkan dari dokumen-dokumen digital yang disimpan dalam format gambar seperti PDF, JPEG, atau JPG. Ini termasuk dokumen-dokumen yang berisikan teks seperti tanda terima, laporan kinerja, dokumen aturan perusahaan, dan sebagainya. Ketika dokumen-dokumen teks tersebut disimpan dalam bentuk gambar, Anda tidak dapat menggunakan editor teks untuk mengedit, mencari, atau menghitung kata dalam dokumen tersebut.

Teknologi OCR secara otomatis akan mengubah gambar menjadi dokumen teks dengan isinya disimpan sebagai data teks. Dengan begitu, informasi yang tercatat bisa dengan mudah diedit dengan aplikasi editor teks seperti notepad dan microsoft word.

Manfaat Alih Media Arsip dengan Teknologi Scan OCR

Teknologi scan OCR memungkinkan setiap tulisan yang ada pada dokumen yang dipindai dapat terdeteksi dan disimpan dalam format teks biasa yang bisa diedit. Dengan fungsinya tersebut, setiap dokumen teks hasil alih media sudah siap untuk dikelola, tanpa harus mengkonversinya secara manual atau menggunakan aplikasi tambahan untuk mengekstrak setiap tulisan pada file PDF, JPEG, atau JPG hasil alih media .

Otomatisasi yang dihasilkan teknologi scan OCR ini memungkinkan proses alih media arsip berjalan mulus tanpa hambatan, dan memastikan bahwa file digital hasil alih media dapat dikelola dengan lebih mudah dan efisien. Tidak hanya mempermudah penyesuaian teks pada dokumen digital, tetapi juga memungkinkan setiap dokumen dapat dicari dengan lebih mudah.

Penerapan teknologi scan OCR memungkinkan pengelolaan dokumen yang lebih efisien dengan kemampuan untuk mendeteksi dan menyimpan teks dari dokumen yang dipindai dalam format yang dapat diedit. Ini menghilangkan kebutuhan untuk konversi manual atau penggunaan aplikasi tambahan untuk mengekstrak teks dari file hasil pemindaian. Dengan otomatisasi ini, proses alih media arsip dapat berjalan tanpa hambatan, memastikan bahwa file digital dapat dikelola dengan mudah dan efisien. PrimaDoc, sebagai vendor berpengalaman, dapat memberikan dukungan yang dibutuhkan dalam menerapkan teknologi ini, mempercepat proses digitalisasi arsip dan meningkatkan kemampuan pencarian dokumen.

Perusahaan dapat memanfaatkan dukungan vendor berpengalaman seperti PrimaDoc untuk membantu menjalankan digitalisasi arsip. Selain didukung oleh tim arsiparis berkompeten, PrimaDoc juga menyediakan solusi komprehensif untuk transformasi digital arsip perusahaan Anda. Mulai dari layanan alih media arsip dengan dukungan teknologi OCR untuk mengubah dokumen cetak ke bentuk digital, hingga DMS PrimaDoc untuk solusi penyimpanan digital terintegrasi. Dengan PrimaDoc, proses digitalisasi arsip dapat berjalan lancar dan efisien, memungkinkan karyawan Anda untuk menemukan dokumen lebih cepat dan mengakses dengan lebih mudah. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya tentang layanan kearsipan kami!