3 Definisi Dokumen Menurut Para Ahli

Dokumen selalu erat dengan semua kegiatan yang dilakukan manusia, tapi masih banyak yang menyamakannya dengan dokumentasi. Padahal pengertian keduanya cukup jauh berbeda. Oleh karena itu, mengenal definisi dari para ahli cukup penting, khususnya bagi Anda yang sering berurusan dengan dokumen setiap harinya.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan antara dokumen dan dokumentasi? Bagaimana pula pengertiannya jika dilihat dari penjelasan para pakar di dunia kearsipan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Perbedaan dengan Dokumentasi

Perlu Anda ketahui, secara umum dokumen merupakan suatu informasi yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, dengan isi di dalamnya dapat terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak atau juga sedikit. Kata ‘dokumen’ sendiri berasal dari Bahasa Latin, yaitu ‘docere’ yang berarti mengajar, lalu diserap dalam Bahasa Inggris menjadi ‘document’. Menurut kamus Mirriam-Webster, dokumen diartikan sebagai ‘proof/evidence’, yang berarti ‘bukti’ dalam Bahasa Indonesia.

Sementara itu, secara luas dokumentasi adalah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, dan bukti. Di dalam kamu Mirriam-Webster juga disebutkan bahwa arti dari dokumentasi adalah ‘the act or an instance of furnishing or authenticating with documents’ yang diartikan dalam Bahasa Indonesia sebagai tindakan atau contoh untuk melengkapi atau mengotentikasi suatu hal dengan bantuan dokumen.

Jadi, sudah jelas bahwa dokumen merupakan rekaman atas informasi tertulis, sementara dokumentasi merupakan cara untuk mendapatkan informasi berdasarkan data yang terkandung di dalam dokumen.

Pengertian Menurut Ahli

Setelah mengetahui perbedaan antara dokumentasi dan dokumen, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui pengertian dari berbagai ahli yang terkemuka di dunia. Beberapa di antaranya sebagai berikut:

Menurut Louis R. Gottschalk

Louis R. Gottschalk adalah seorang sejarawan dan penulis banyak buku yang berasal dari Amerika Serikat. Menurutnya, sebuah dokumen memiliki beberapa arti berbeda jika dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu:

Kepentingan sejarah: merupakan sebuah sumber tertulis bagi informasi terkait sejarah, yang digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
Kepentingan negara: digunakan untuk surat negara dan surat resmi, contohnya seperti undang-undang, surat perjanjian, dan juga konsesi.
Secara umum: disebutkan sebagai sebuah proses pembuktian dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yang memiliki sifat tulisan, lisan, deskripsi, hingga arkeologis.

Menurut G.J. Reiner

Berbeda dengan Gottschalk, G.J. Reiner dalam bukunya menyebutkan bahwa dokumen memiliki beberapa dimensi pengertian, meliputi:

Secara luas: meliputi semua sumber informasi, baik lisan maupun tertulis.
Secara sempit: merupakan kumpulan informasi yang berasal hanya dari sumber tertulis saja.
Secara spesifik: adalah surat resmi dan surat yang dibuat oleh negara untuk tujuan kenegaraan, seperti konsesi, hibah, undang-undang, dan lainnya.

Menurut Kamus Kepegawaian Dokumen

Dalam dunia pengelolaan arsip, kamus kepegawaian dokumen juga memiliki definisi dokumen tersendiri, yang dapat diartikan sebagai:

Secara umum: meliputi semua catatan tertulis, baik yang dicetak maupun tidak.
Secara spesifik: disebut sebagai semua benda yang mempunyai keterangan di dalamnya, yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan juga disebarkan.

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai perbedaan antara dokumen dengan dokumentasi, serta pandangan para ahli mengenai definisi dokumen. Dari seluruh penjelasan yang disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa setiap dokumen memiliki beberapa dimensi utama, yaitu pengertian secara umum dan spesifik. Dengan begitu, Anda dapat lebih mengerti tentang mana yang termasuk ke dalam jenis dokumen, mana pula yang tidak.

Baca juga informasi mengenai dunia kearsipan lainnya melalui PrimaDoc, solusi pengelolaan arsip terkini yang telah memiliki sertifikat ISO 9001. Bagikan juga informasi ini kepada rekan dan keluarga Anda yang membutuhkan, agar mereka juga mengetahui tentang pengertian dokumen.(Pradana)