Cyber Notary: Solusi Praktis Notaris di Era Digital
Perkembangan teknologi yang begitu pesat telah membawa berbagai perubahan besar terhadap bagaimana pekerjaan dilakukan. Ketika era teknologi menjadi pusat peradaban, berbagai macam aktivitas dan pekerjaan tidak bisa dilepaskan dari dukungan peralatan elektronik. Salah satu perubahan tersebut dapat terlihat dari bagaimana notaris menjalankan fungsi kerjanya.
Peran Teknologi di Era Digital
Hadirnya teknologi yang menawarkan berbagai kemudahan mendorong adaptasi teknologi dalam lingkungan kerja notaris. Konsep ini pada akhirnya dikenal dengan sebutan cyber notary. Cyber notary dianggap sebagai solusi praktis notaris yang dapat menciptakan efisiensi dan kemudahan dalam melakukan pekerjaannya. Meskipun masih terdengar asing, konsep cyber notary sebenarnya sudah sempat diperkenalkan pada tahun 1995 di Indonesia.
Meskipun sempat dilupakan, kini konsep cyber notary mulai muncul lagi sebagai solusi praktis notaris dalam melakukan pekerjaannya. Diterbitkannya Undang-undang tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mendorong peningkatan aktivitas dan transaksi elektronik. Hal ini ada akhirnya menjalar ke sektor pelayanan publik atau yang biasa dikenal dengan e-governance. Berbagai layanan publik yang jika dilakukan secara konvensional membutuhkan waktu yang lama dan rumit, menjadi jauh lebih praktis dan efisien dengan diterapkannya e-governance. Beberapa contohnya seperti layanan pajak online, layanan jaminan sosial, dokumen pribadi, layanan kesehatan dan sebagainya.
Melihat berbagai dampak positif yang ditimbulkan, teknologi digital pada akhirnya mulai menjalar pada berbagai pelayanan non publik. Salah satunya adalah layanan notaris. Sebagaimana dampak yang ditimbulkan pada sektor pelayanan publik pemerintahan, cyber notary memiliki potensi yang sangat besar untuk menjadi solusi praktis notaris pada era digital ini.
Apa Itu Cyber Notary?
Cyber notary merupakan konsep ketika notaris memanfaatkan kemajuan teknologi untuk menjalankan tugas dan kewenangannya. Dalam praktiknya sebagai solusi praktis notaris, terdapat dua definisi tentang penerapan cyber notary. Pertama, notaris memanfaatkan teknologi digital secara penuh dalam menjalankan pekerjaannya. Misalnya, dalam mengadakan sesi konsultasi dengan klien, notaris dapat menggunakan teknologi teleconference. Komunikasi dapat berjalan tanpa harus bertemu secara langsung. Proses pengiriman dokumen juga dapat dilakukan secara digital, tentunya dengan dukungan dokumen elektronik. Cara yang seperti ini menjadi solusi praktis notaris dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.
Definisi kedua lebih merujuk pada konsep bahwa penerapan cyber notary bukan berarti meniadakan kegiatan-kegiatan konvensional. Teknologi digital dapat menjadi solusi praktis notaris dengan menciptakan efisiensi pada kegiatan yang memang dapat dilakukan secara digital. Namun untuk jenis-jenis pekerjaan yang berdasarkan peraturan perundang-undangan harus dilakukan secara fisik, maka tetap dilakukan sesuai peraturan yang berlaku.
Misalkan dalam pembuatan akta. Merujuk pada aturan Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN), dimana notaris diharuskan hadir secara fisik dan menandatangani Akta dihadapan penghadap dan saksi. Itulah sebabnya, kehadiran fisik tetap harus dilakukan. Teknologi digital berperan untuk menciptakan efisiensi dan solusi praktis notaris pada pekerjaan-pekerjaan administrasi yang masih mungkin dilakukan secara digital.
Bentuk Penerapan Cyber Notary
Berdasarkan dua definisi di atas, cyber notary bukanlah meniadakan cara kerja notaris yang konvensional. Penerapan cyber notary lebih tepat disebut sebagai alat untuk meningkatkan fungsi dan perannya dalam era digital. Sebenarnya, terdapat banyak bentuk penerapan cyber notary yang dapat menjadi solusi praktis notaris, salah satunya adalah dengan digitalisasi arsip.
Digitalisasi arsip merupakan alih media konvensional yang awalnya dalam bentuk fisik seperti kertas, menjadi bentuk digital atau elektronik. Notaris dapat memanfaatkan platform aplikasi pengelolaan arsip untuk menyimpan dan mengelola berbagai protokol notaris secara digital. Digitalisasi arsip ini dapat menjadi solusi praktis notaris, karena memungkinkan penyelenggaraan layanan secara digital. Mulai dari konsultasi dengan klien atau pejabat publik, serah terima dokumen secara digital, pembuatan laporan secara digital, atau bahkan penyimpanan protokol notaris dalam sistem penyimpanan digital yang terintegrasi.
Proses digitalisasi arsip dapat dijalankan dengan dukungan tim profesional seperti PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan dokumen digital, PrimaDoc juga didukung oleh tim bersertifikat ANRI yang berkompeten dalam bidang pengelolaan arsip. Mereka dapat membantu notaris melalui berbagai layanan untuk digitalisasi arsip, salah satunya alih media arsip. Dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc, Anda dapat memperoleh informasi selengkapnya tentang produk dan layanan PrimaDoc dan berkonsultasi lebih mendalam tentang kebutuhan Anda! (Septiani)
