3 Tips Rawat Arsip Pribadi Anda

3 Tips Rawat Arsip Pribadi Anda

Untuk menjaga ketahanan setiap dokumen, Anda membutuhkan tips rawat arsip pribadi yang dapat diandalkan. Jenis arsip ini tidak kalah pentingnya dibandingkan arsip yang dimiliki perusahaan, karena berhubungan dengan identitas dan juga kebutuhan personal dari setiap orang, mulai dari kebutuhan finansial, administrasi, hingga legalitas di mata hukum.

Apalagi mengingat sistem penyimpanan arsip yang terus mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Tentunya Anda membutuhkan cara terkini untuk merawatnya, mengingat nilai informasi yang terkandung arsip sangatlah penting. 

Meskipun begitu, masih banyak orang yang abai dengan pentingnya merawat arsip pribadi. Oleh karena itu, beberapa tips rawat arsip pribadi dengan lebih aman dan mudah dilakukan ini penting untuk Anda ketahui. Apa saja tips tersebut? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

 

1. Mengelompokkan Arsip sesuai Kebutuhan

 

Tips rawat arsip pribadi ini mungkin terkesan remeh, tetapi sangatlah dibutuhkan untuk memudahkan Anda dalam menjaga agar informasi yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan lebih cepat dan efisien. Untuk melakukannya, Anda perlu memilih terlebih dahulu setiap arsip yang dimiliki berdasarkan 2 kelompok, yaitu arsip pribadi dan juga arsip keluarga.

Contohnya, mengelompokkan dokumen yang termasuk ke dalam arsip pribadi seperti akta kelahiran, KTP, dan juga ijazah dalam sebuah folder atau map tersendiri. Begitu juga dengan arsip keluarga seperti KK akta tanah, hingga bukti Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB) pada tempat tersendiri.

Selain itu, Anda juga dapat memilah arsip tersebut berdasarkan kegunaannya. Tips rawat arsip pribadi ini dapat memudahkan Anda dalam penemuan kembali dokumen. Jika arsip yang dimiliki sudah tidak lagi dibutuhkan, sebaiknya Anda musnahkan. Contohnya bukti pembayaran PBB, yang hanya perlu Anda simpan dalam kurun waktu 3 tahun setelah masa pembayaran. Dengan begitu, dokumen yang Anda miliki tidak menumpuk atau juga disalahgunakan oleh pihak lainnya.

 

2. Menempatkan Arsip dengan Cara yang Tepat

 

Selain pengelompokan arsip, Anda juga dapat menerapkan tips rawat arsip pribadi dengan cara menempatkannya pada map atau folder terpisah yang diberi sekat antara satu dokumen dengan dokumen lainnya. Dengan begitu, Anda dapat menghindari risiko rusaknya dokumen akibat kertas yang lengket dan membuat informasi di dalamnya tidak lagi terbaca.

Untuk mencegah risiko lebih lanjut, Anda juga perlu melakukan langkah antisipasi dengan memfotokopi dan juga legalisir dokumen penting. Tips rawat arsip pribadi ini mungkin terbilang sederhana, tapi sangat membantu Anda dalam meminimalisir kerusakan dokumen yang tidak diinginkan.

 

3. Melakukan Preservasi dan Restorasi Arsip

 

Tips rawat arsip pribadi yang tidak kalah penting untuk Anda terapkan adalah melakukan preservasi untuk semua arsip yang dimiliki. Preservasi arsip sendiri merupakan langkah untuk melindungi arsip dari bahaya kerusakan. Cara sederhana yang dapat Anda terapkan adalah dengan laminating semua dokumen penting. Dengan begitu, informasi yang terkandung di dalamnya dapat bertahan lama.

Jika ternyata langkah untuk preservasi sudah terlambat karena arsip terlanjur rusak, maka Anda dapat melakukan restorasi arsip untuk mengembalikan informasi penting di dalamnya. Contohnya, jika dokumen tidak sengaja robek, maka Anda perlu menambal bagian belakang kertas dokumen dengan isolasi, khususnya jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen.

Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk menerapkan beberapa tips rawat arsip pribadi yang telah disebutkan di atas Karena PrimaDoc selalu berusaha memberikan informasi yang lengkap tentang kearsipan dan digitalisasi arsip. Jika Anda memiliki kebutuhan mengelola arsip Anda dalam lingkup yang lebih besar, seperti perusahaan ataupun organisasi yang Anda miliki, Anda dapat menyerahkan  kepada pengelola arsip profesional seperti PrimaDoc. Dengan begitu, keamanan arsip kantor  Anda juga lebih terjaga.

Temukan informasi seputar kearsipan lainnya hanya di PrimaDoc. Bagikan juga informasi penting ini kepada teman, keluarga, dan juga kolega, agar mereka juga dapat mengetahui tentang tips rawat arsip pribadi yang tepat. (Pradana)

Similar Posts