Cegah Kerusakan Arsip Anda dengan Tips Ini!

Arsip rusak dapat menjadi permasalahan yang serius bagi sebuah organisasi, sehingga dibutuhkan langkah pencegahan sebelum terlambat. Apalagi jika arsip yang mengalami kerusakan memiliki informasi yang penting untuk proses bisnis, tentunya hal tersebut dapat menimbulkan kerugian yang tidak sedikit jumlahnya. Sayangnya, tidak semua pengelola arsip mengetahui tentang pentingnya langkah pencegahan arsip rusak, karena masih banyak yang acuh tentang maintenance arsip fisik.

Padahal keberadaan arsip rusak juga dapat berpengaruh terhadap tingkat kredibilitas dari perusahaan atau juga instansi pemerintahan yang Anda kelola, sehingga dibutuhkan tips menjaga arsip yang tepat untuk menanggulanginya. Lalu, apa saja langkah yang tepat untuk cegah kerusakan arsip yang perlu diterapkan oleh organisasi yang Anda kelola? Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasan berikut ini!

Melakukan Restorasi Arsip

Tips menjaga arsip pertama yang dapat Anda terapkan untuk mencegah arsip rusak adalah dengan melakukan restorasi arsip. Perlu Anda ketahui, restorasi arsip merujuk pada proses memperbaiki dokumen atau juga arsip yang telah mengalami kerusakan. Dengan begitu, dokumen tersebut dapat digunakan untuk waktu yang lebih lama dari masa penggunaan aslinya. Pada umumnya, ada 2 cara restorasi yang umumnya digunakan untuk cegah arsip rusak, yaitu:

Cara tradisional, dengan cara melapisi kertas dokumen secara handmade dengan memanfaatkan lapisan berbahan chiffon atau bahan lainnya yang dapat memperkuat struktur kertas.

Metode laminasi, yaitu cara menanggulangi arsip rusak menggunakan lapisan plastik yang menutupi bagian atas dan bawah kertas, kemudian disegel menggunakan pemanas agar informasi yang tercetak lebih aman digunakan.

Jika Anda tertarik dengan metode restorasi arsip tetapi ragu melakukannya sendiri, PrimaDoc juga menyediakan layanan untuk melakukan restorasi arsip yang dilakukan oleh tim profesional yang telah berpengalaman dalam melakukan perbaikan arsip perusahaan dan juga instansi pemerintahan.

Alih Media Menggunakan Mikrofilm

Selain restorasi arsip, sebenarnya Anda juga dapat mencegah kerusakan arsip dengan melakukan alih media arsip menjadi format mikrofilm, yang merupakan proses perekaman informasi dokumen menggunakan media fotografi (film) berukuran kecil untuk memudahkan proses penyimpanan. Sayangnya, proses ini membutuhkan biaya yang cukup besar dan prosesnya yang cukup sulit.

Meskipun begitu, penggunaan mikrofilm dapat menghemat penggunaan ruangan karena ukurannya lebih kecil dari arsip fisik. Selain itu, alih media menjadi mikrofilm dapat memungkinkan Anda untuk menggunakan informasi yang terdapat di dalam dokumen lebih lama.

Menggunakan Pendingin Ruangan

Cara lainnya yang dapat Anda terapkan untuk mencegah kerusakan arsip adalah dengan menggunakan pendingin ruangan (AC) untuk menjaga suhu ruangan tetap stabil. Dengan suhu ruangan yang dapat dijaga, maka kelembaban yang dapat menimbulkan jamur pada kertas dokumen dapat dicegah. Meskipun begitu, cara ini tergolong cukup mahal, karena pendingin ruangan biasanya mengkonsumsi daya listrik yang cukup tinggi. Untuk mengatasinya, Anda dapat memilih pendingin yang hemat energi dan dilengkapi dengan mode eco saver agar penggunaan listrik dapat diminimalisir.

Fumigasi Dokumen

Jika ternyata jamur terlanjur muncul pada dokumen yang Anda miliki, maka Anda perlu menerapkan fumigasi sebagai tips menjaga arsip dari kerusakan lebih lanjut. Sebagai informasi, fumigasi merupakan proses untuk mencegah kerusakan arsip dengan cara menyemprotkan cairan kimia khusus untuk mencegah atau juga membasmi bakteri, jamur, dan juga serangga yang memiliki potensi untuk membuat arsip yang Anda miliki rusak lebih cepat. Adapun proses fumigasi terbagi menjadi 4 cara, meliputi:

Fumigasi rutin untuk semua jenis arsip
Fumigasi untuk beberapa bundel arsip yang penting
Fumigasi untuk beberapa ratus arsip yang berpotensi rusak
Fumigasi seluruh ruangan

Dalam menerapkan proses fumigasi, maka Anda membutuhkan tim profesional untuk melakukannya, karena melibatkan proses kimia yang tidak dapat dilakukan sembarang orang. Untuk itu, Anda dapat menggunakan layanan fumigasi dari PrimaDoc, yang telah dilengkapi dengan sertifikat ISO 9001 karena menghadirkan layanan yang melebihi ekspektasi konsumen dan dilakukan oleh SDM yang profesional di bidangnya.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai layanan untuk pencegahan arsip rusak dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk konsultasi dan informasi lengkap mengenai layanan PrimaDoc!