5 Manfaat Implementasi Cyber Notary bagi Kantor Notaris

Ketika Anda memilih profesi sebagai seorang notaris, pengelolaan arsip menjadi hal utama. Pekerjaan seorang notaris tidak dapat dipisahkan dari dokumen-dokumen penting yang harus dikelola dan disimpan dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Banyaknya dokumen penting yang harus dikelola mengharuskan notaris memiliki sistem manajemen arsip yang baik. Sayangnya, cara pengelolaan arsip yang tradisional terlalu banyak memakan waktu dan tidak praktis. Terlalu banyak waktu yang dihabiskan hanya untuk sekedar menyimpan arsip, mencari arsip yang dibutuhkan, mengirim arsip dengan klien atau pejabat publik, atau bahkan mengadakan sesi konsultasi. Oleh sebab itu, untuk memudahkannya saat ini implementasi cyber notary menjadi sebuah kebutuhan penting.

Implementasi Cyber Notary di indonesia

Di era digital seperti sekarang ini, masyarakat menuntut semuanya dapat dilakukan dengan lebih praktis dan cepat. Permasalahan tersebut mendorong mulai digunakannya teknologi digital untuk mendukung pekerjaan notaris, yang biasa disebut dengan cyber notary. Implementasi cyber notary sudah menjadi hal yang wajar di berbagai negara-negara maju. Misalnya di Amerika, berdasarkan paparan data pada blend.com, implementasi cyber notary mengalami peningkatan hingga 547% pada tahun 2020. Tren ini juga terjadi di banyak negara, salah satunya Indonesia.

Meskipun implementasi cyber notary di Indonesia tidak semasif seperti yang terjadi di Amerika, namun arah perubahan ke era notaris digital mulai terlihat. Pemerintah bersama notaris-notaris senior mulai intensif untuk mendorong penerapan cyber notary di seminar-seminar maupun kongres notaris. Hal ini juga dapat dilihat dari penerapan teknologi dan dibuatnya dasar hukum yang dapat menjadi landasan implementasi cyber notary.

Manfaat Implementasi Cyber Notary

Masifnya dorongan implementasi cyber notary tidak terlepas dari berbagai manfaat yang dapat dirasakan bagi kantor Notaris dan PPAT. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh dari cyber notary:

1. Mengatasi Masalah Jarak

Profesi notaris adalah pekerjaan yang selalu berhubungan dengan orang lain, baik itu klien ataupun pejabat publik terkait. Satu hal yang menjadi tantangan adalah, mayoritas dari mereka merupakan orang-orang yang sibuk. Hal ini seringkali membuat waktu untuk bertemu menjadi sangat sulit, terlebih dengan jarak yang jauh. Implementasi cyber notary akan menghilangkan masalah jarak tersebut. Misalnya, notaris dapat mengatur dan mengawasi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui teleconference.

2. Menjangkau Lebih Banyak Klien 

Sebagaimana yang dijelaskan pada poin sebelumnya, implementasi cyber notary dapat meniadakan masalah jarak yang seringkali menjadi penghambat. Saat jarak tidak lagi menjadi masalah, Notaris dapat memperluas area pemasaran dan menjangkau calon klien yang berada di luar kota, provinsi bahkan di luar batas negara. Notaris tetap dapat memberikan layanan dengan dukungan cyber notary.

3. Pengembangan Bisnis 

Salah satu indikator penting dari perkembangan suatu bisnis dapat dilihat dari jumlah klien yang terus bertambah. Ketika notaris dapat menangani jumlah klien yang lebih banyak dengan jangkauan yang lebih luas, kantor notaris akan turut berkembang dan semakin dikenal di berbagai daerah. Bukan tidak mungkin hal ini memungkinkan notaris dapat mengembangkan kantor perwakilan di berbagai daerah.

4. Peningkatan Produktivitas

Pada penerapannya, implementasi cyber notary akan menciptakan fleksibilitas dan efisiensi bagi notaris dalam menjalankan pekerjaannya. Contohnya, dokumen maupun tangan klien dapat diterima dalam hitungan menit, bukan hari atau minggu. Kondisi demikian akan mendukung notaris maupun karyawannya untuk menangani dokumen lebih cepat. Kantor notaris pun dapat melayani lebih banyak klien dan lebih produktif dalam waktu kerja dan jumlah karyawan yang sama.

5. Efisiensi Biaya

Implementasi cyber notary, salah satunya seperti sistem penyimpanan arsip digital juga akan berdampak pada terciptanya efisiensi biaya operasional. Sebagai contoh sederhana, efisiensi kertas, alat cetak, alat tulis hingga gudang arsip yang lebih sedikit. Kebutuhan untuk mencetak, mengirim faks, dan mengirim dokumen melalui kurir konvensional dapat dikurangi secara signifikan. Dokumen dapat dikirim secara realtime melalui jaringan internet. Biaya operasional untuk perjalanan juga otomatis dipangkas. 

Implementasi cyber notary dapat diwujudkan oleh notaris dengan dukungan PrimaDoc. Aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc dapat membantu notaris untuk membangun sistem manajemen dokumen yang lebih praktis dan cepat. Dalam prosesnya, notaris juga dapat memanfaatkan dukungan layanan alih media arsip untuk mengubah dokumen cetak menjadi digital. Sebelum proses implementasi pun, notaris dapat berkonsultasi dengan tim marketing PrimaDoc untuk memahami berbagai produk dan layanan PrimaDoc lainnya. Dengan demikian, tidak perlu ada alasan lagi notaris ragu untuk memulai implementasi cyber notary! (Septiani)