Manajemen Dokumen Mempermudah Penyimpanan Arsip Legal

Manajemen Dokumen Mempermudah Penyimpanan Arsip Legal

Manajemen data legal masih menjadi permasalahan yang sering dihadapi oleh law firm, karena belum semuanya memahami pengelolaan dokumen yang baik. Padahal ketersediaan data legal yang dapat ditemukan dengan cepat dan mudah dapat membantu klien Anda dalam persidangan, baik itu sidang pidana maupun perdata.

Bagaimanakah sebenarnya cara untuk mengatur manajemen data legal yang tepat? Untuk memahami hal tersebut, informasi ini sangatlah penting untuk diketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!

Jenis Data Legal yang Wajib Dikelola dengan Baik

Sebelum Anda mengetahui beberapa tips yang dapat diterapkan agar manajemen data legal menjadi lebih baik, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu beberapa jenis data legal yang ‘wajib’ untuk dikelola dengan baik. Beberapa di antaranya seperti:

  • Dokumen perusahaan, contohnya seperti anggaran dasar perusahaan atau dikenal dengan sebutan AOA, sertifikat perusahan, surat registry saham, dan sebagainya.

 

  • Dokumen kontrak, contohnya seperti surat perjanjian kerjasama, perjanjian sewa alat berat, perjanjian operasional, dan dokumen lainnya yang berisikan suatu kontrak.

 

  • Dokumen perizinan, contohnya seperti Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Nomor Induk Bisnis (NIB), dokumen izin pengadaan, dan lainnya.
  • Dokumen kepatuhan, contohnya seperti laporan wajib ketenagakerjaan, laporan pelaksanaan pengolahan limbah B3, bukti putusan hakim, dan lainnya.

 

 

Tips Manajemen Data Legal yang Tepat

Setelah mengetahui 4 jenis data legal yang harus dikelola dengan baik, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tentang tips untuk menerapkan manajemen data legal tersebut. Adapun beberapa tips yang dapat Anda coba sendiri pada organisasi yang dikelola meliputi:

 

  • Menggunakan media penyimpanan yang tepat

 

Saat ini, media penyimpanan data digital yang dapat Anda manfaatkan untuk manajemen data legal sudah banyak jumlahnya. Meskipun begitu, tidak semuanya cocok dengan yang Anda butuhkan. Ada beberapa hal yang perlu dipastikan saat memilih media penyimpanan yang tepat, meliputi:

  • Memastikan agar media penyimpanan tersebut memiliki memori yang cukup untuk menyimpan seluruh data legal yang Anda miliki.
  • Dapat menemukan kembali data yang Anda butuhkan dengan cepat dan akurat.
  • Biaya yang dibutuhkan sesuai dengan anggaran dan juga kebutuhan Anda.

 

 

  • Menentukan SOP manajemen data legal yang jelas

 

Untuk memastikan agar semua informasi yang disimpan dan dipinjam dapat dikelola dengan baik, maka Anda perlu memastikan agar SOP atau juga prosedur peminjaman dan pengembalian data legal ━ baik itu data digital maupun konvensional ━ dapat diketahui dengan jelas. Prosedur tersebut perlu disusun oleh departemen manajemen data legal dengan otentikasi dari pimpinan perusahaan.

Nantinya, setelah SOP atau juga prosedur tersebut telah disusun dan disahkan oleh organisasi yang Anda kelola, informasi mengenai prosedur tersebut dapat disebarkan dan dijelaskan kepada seluruh departemen. Dengan begitu, data yang Anda simpan dapat terjaga dengan baik.

 

  • Melakukan alih media data legal

 

Alih media data merupakan proses untuk mengubah format dari dokumen fisik dan data yang terkandung di dalamnya menjadi format digital. Cara ini telah banyak membantu banyak perusahaan dari berbagai industri dalam menghadirkan manajemen data legal dengan lebih baik.

Pemerintah melalui Pasal 5 ayat (1) UU ITE juga telah menyebutkan bahwa informasi elektronik, dokumen elektronik, dan juga hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah dan diakui undang-undang. Oleh karena itu, praktik alih media data legal ini diperbolehkan asal prosesnya mengikuti prosedur yang berlaku.

 

  • Melengkapi dengan aplikasi DMS yang dapat diandalkan

 

Langkah lainnya yang dapat Anda lakukan untuk menghadirkan manajemen data legal yang lebih baik adalah dengan memanfaatkan aplikasi Document Management System (DMS) untuk mengelola dokumen dan data legal yang dimiliki. Dengan adanya aplikasi DMS, nantinya Anda dapat mencari data legal yang telah dialih media sebelumnya dengan lebih mudah.

Selain itu, aplikasi DMS juga memungkinkan indexing yang lebih cepat dengan berbagai kategori sesuai kebutuhan, baik berdasarkan nama, tanggal, nomor, dan lainnya. Jadi, investasi untuk menggunakan aplikasi DMS perlu Anda pertimbangkan untuk jangka panjang.

Saat ini, PrimaDoc juga memiliki solusi aplikasi DMS yang dapat Anda gunakan. Dengan kehadiran aplikasi berbasis web browser yang dapat diakses dari mana saja, tentunya manajemen data legal pada organisasi yang Anda kelola menjadi lebih optimal.

Untuk informasi selengkapnya mengenai solusi ini, Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)

Similar Posts