Sistem Administrasi Pemerintahan Lebih Terpadu dengan SPBE

Dengan SPBE, tak akan ada lagi disorganisasi antar bagian maupun instansi. Penyimpanan data dan kolaborasi lebih terpadu dalam transparansi. 

Maret lalu, Presiden Joko Widodo menginstruksikan percepatan implementasi dan integrasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Seluruh kantor pemerintahan dan instansi diwajibkan untuk segera beralih ke sistem  digital untuk mewujudkan birokrasi digital. Hal ini disampaikan kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB). 

Arsitektur dan skema sistem birokrasi digital Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik telah tertuang secara rinci pada Perpres No. 132/2022 dan diharapkan menjadi acuan seluruh pihak. Dengan adanya peraturan ini, seluruh  pihak pemerintahan, termasuk instansi Anda, dapat mulai merealisasikan SPBE secara berkesesuaian. Lantas, apa dampaknya bagi kantor Anda maupun masyarakat, dan bagaimana mempercepat implementasinya? Berikut pembahasannya.

SPBE perkuat organisasi dan kolaborasi

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik merupakan sistem terbarukan yang menjadi terobosan bagi birokrasi Indonesia yang lebih akuntabel, efektif, dan transparan. Sistem satu atap yang dibangun oleh pemerintah ini ditargetkan mampu menciptakan sebuah ekosistem penyelenggaraan pemerintahan yang terintegrasi ke dalam satu ruang penyimpanan data yang meungkinkan setiap orang, termasuk aparatur negara lintas sektor dan instansi, dapat saling mengakses dokumen administratif maupun data lainnya. 

Sistem penyimpanan data tunggal atau yang disebut Satu Data Indonesia (SDI) adalah adalah skema kolaborasi yang ditujukan untuk memfasilitasi   akses data secara universal. Tiap instansi dan kantor pemerintahan akan berkewajiban untuk menghimpun dokumen dan arsipnya ke dalam sistem ini agar dapat diakses oleh semua orang, baik oleh pegawai lain di kantor yang sama, kolaborasi antar bidang, hingga administrasi secara garis besar yang melibatkan kerjasama antar instansi. 

Dengan demikian, agenda pembangunan, inovasi, pengembangan, dan evaluasi birokrasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Riset dan pengambilan kebijakan dapat lebih terintegrasi dan berkesinambungan. Tak perlu lagi ada miskomunikasi atau masalah sinkronisasi data lainnya yang kerap menimbulkan masalah. 

Strategi percepatan SPBE: 

Besarnya harapan dan target pemerintah Indonesia untuk mewujudkan birokrasi digital, tentu tak berlebihan apabila instansi Anda ingin segera mengintegrasikan SPBE ke dalam sistem kerja sebagai wujud kontribusi proaktif. Lantas, apa yang dapat Anda upayakan untuk dipercepat prosesnya? Bekerja dengan para tenaga ahli jawabannya!

Pengerjaan proyek strategis seperti ini membutuhkan keterampilan dan pemahaman mendalam tentang bidang terkait. Dalam hal ini, tentunya tenaga ahli yang diperlukan adalah ahli teknologi informasi dan komunikasi, serta manajer arsiparis tersertifikasi. Kedua hal ini diperlukan untuk  mendampingi proses adaptasi teknologi dan sistem elektronik dari berbagai jenis layanan SPBE seperti Srikandi dan SP4N! Lapor. Sedangkan tenaga arsiparis anda diperlukan untuk mengubah bentuk dokumen dari analog menjadi digital, termasuk juga pendampingan untuk mulai pembiasaan tata kelola digital di kantor Anda. 

Mengupayakan sumber daya internal untuk menjadi pakar di bidang-bidang ini tentu bukan perkara instan. Proses pelatihan yang memakan waktu, interupsi terhadap pekerjaan utama, serta pengalaman praktis yang perlu dilatih selama beberapa tahun adalah standar minimal yang instansi Anda perlu fasilitasi. Hal ini justru bertentangan dengan  target percepatan pengaplikasian SPBE yang Anda targetkan.

Solusi alternatif yang lebih  implementatif dan strategis  adalah menggunakan layanan jasa profesional.   Penyedia jasa layanan Document Management System (DMS) yang bergerak di bidang manajemen kearsipan profesional adalah perusahaan yang memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan kualitas tata kelola arsip dan dokumen. Menciptakan sistem pengelolaan digital dalam bentuk aplikasi serta mengubah dokumen ke dalam bentuk yang kompatibel  merupakan keterampilan yang sangat dikuasai perusahaan ini. 

Bahkan, Anda tak perlu khawatir dengan jaminan kualitas yang ditawarkan. Vendor DMS kearsipan yang terpercaya telah tersertifikasi dan dipantau oleh Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI). Komitmen untuk menjaga kerahasiaan dan etika arsiparis pun tak luput dari SOP tenaga ahlinya. Lalu, mana perusahaan mana yang tepat untuk  pemerintah percayakan dalam implementasi birokrasi digital? PrimaDoc jawabannya.

PrimaDoc, vendor DMS terbaik untuk dampingi penerapan SPBE

PrimaDoc adalah solusi yang tepat untuk menerapkan sistem pemerintahan berbasis elektronik karena memiliki beberapa keunggulan yang menguntungkan Anda sebagai klien. Mengapa demikian? Berikut keunggulan-keunggulan PrimaDoc yang terbukti sangat membantu berbagai perusahaan maupun kantor-kantor pemerintahan:

1. PrimaDoc memiliki expertise dan pengalaman dalam pengelolaan arsip elektronik yang dapat memberikan pendampingan efektif. 
2. PrimaDoc menawarkan teknologi canggih untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan arsip elektronik. 
3. PrimaDoc menyediakan layanan komprehensif, mulai dari alih media kearsipan hingga alih daya kearsipan, sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. 
4. PrimaDoc dapat menyediakan pendampingan yang disesuaikan dengan konteks dan regulasi instansi Anda. dalam hal Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, proses mengacu pada undang-undang dan berbagai peraturan yang berlaku.

Dengan keunggulan-keunggulannya, PrimaDoc mampu membantu instansi pemerintah dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip elektronik, meningkatkan efisiensi operasional, dan mensukseskan implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang layanan-layanan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk menemukan jawaban solusi terbaik untuk masalah di kantor Anda! (Deanita)