Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Bukan Pilihan, Melainkan Keharusan!

Pemerintah telah membuat peraturan tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), tak ada lagi alasan untuk enggan beralih ke ekosistem digital. PrimaDoc dapat menjadi rekan yang tepat untuk mewujudkan digitalisasi birokrasi di kantor Anda. 

Teknologi dan digitalisasi terus berkembang dengan percepatan inovasi yang tidak main-main. Pemerintah Indonesia yang melihat potensi besar tren ini untuk meningkatkan manfaat di bidang birokrasi dan pelayanan publik pun menciptakan Perpres No. 95 tahun 2018 sebagai blueprint pengintegrasian Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di lingkungan pemerintahan. 

Sebagai kantor administrasi dan pelayanan publik yang mendukung agenda pemerintah dan kedaulatan Indonesia, instansi Anda perlu berpartisipasi di dalamnya. Caranya tidak lain adalah dengan menerapkan SPBE di kantor Anda. tak lupa untuk memilih vendor Document Management System (DMS) dan manajemen kearsipan untuk mendampingi proses migrasi sistem di tempat Anda!

Apa itu vendor DMS 

Document Management System (DMS) merupakan sistem digital yang dirancang untuk memungkinkan pengelolaan dokumen atau arsip dapat dilakukan secara elektronik, dan terkoneksi dalam jaringan. Aplikasi ini diciptakan tak hanya untuk sekadar mengubah dokumen analog menjadi dokumen digital, tetapi juga memfasilitasi kolaborasi, transparansi, keamanan, dan kontrol. Semua ini tentunya ditujukan untuk menciptakan sistem manajemen arsip yang lebih efektif dan efisien. 

Dalam hal ini, PrimaDoc yang merupakan vendor DMS yang telah berpengalaman dan dipercaya selama belasan tahun, tak hanya menawarkan jasa pengelolaan dokumen, melainkan juga layanan lain yang berfokus pada pengelolaan arsip. Standar acuan PrimaDoc pun tak lain dan tak bukan adalah undang-undang dan peraturan pemerintah, terutama regulasi dari Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). 

Oleh sebab itu, memilih PrimaDoc sebagai mitra pendamping untuk realisasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di instansi Anda menjadi hal yang tepat. Sebab, Anda tak hanya dapat mengkonsultasikan pengoperasian sistem digital dan digitalisasi dokumen yang tepat, tetapi juga permasalahan optimalisasi manajemen kearsipan 

Mengapa instansi Anda perlu bekerja sama dengan vendor terpercaya?

Meskipun implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik secara mandiri dapat dilakukan dengan memaksimalkan kinerja sumber daya Aparatur Sipil Negara (ASN), tetapi hal tersebut tentu memiliki tantangan penghambat pada berbagai aspek. Berikut beberapa contohnya:

1. Proses tidak optimal
2. Berpotensi mengganggu pekerjaan utama pada ASN
3. Kurangnya pengalaman meningkatkan potensi human error dan berbagai kesalahan teknis
4. Meningkatnya stress dan beban kerja pegawai
5. Pengerjaan cenderung lambat akibat kurangnya tenaga terampil 

Untuk menyelesaikan tantangan-tantangan tersebut, langkah yang paling strategis adalah dengan menyerahkan proses implementasi tersebut kepada ahlinya. PrimaDoc memiliki beberapa keunggulan yang mampu menjamin pengerjaan digitalisasi arsip dan pengadopsian Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Hal-hal tersebut adalah:

1. Kuantitas sumber daya yang memadai, beban kerja yang merata, mempercepat pengerjaan, dan pengerjaan dengan ketelitian tinggi
2. Kualitas sumber daya yang tersertifikasi ANRI, proses pengerjaan mengacu sepenuhnya pada pedoman pemerintah disertai etika dan keterampilan arsiparis.
3. Perusahaan yang bersertifikasi ISO 9001, manajemen perusahaan yang profesional dengan standar pelayanan yang berkelas internasional.
4. Memiliki peralatan dengan kualitas tinggi dan teknologi terkini, sangat cocok untuk menghasilkan dokumen pindaian yang presisi dan tajam.
5. Memiliki pengalaman lintas industri dan bidang, mulai dari badan usaha milik swasta, badan usaha milik negara, hingga instansi dan kantor-kantor pemerintahan. 

Bagaimana  PrimaDoc  membantu instansi pemerintah dengan berbagai layanan unggulan 

Lantas, bagaimana PrimaDoc dapat mendampingi target realisasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di kantor Anda? Pendampingan yang ditawarkan oleh PrimaDoc di antaranya berupa:

1. Alih media arsip, PrimaDoc memberikan layanan alih media kearsipan. Dengan teknologi canggih, PrimaDoc mentransformasikan dokumen fisik menjadi format digital, mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan dokumen.
2. Pelatihan tenaga arsiparis. Pelatihan ini meningkatkan pemahaman dan keterampilan dalam mengelola arsip digital, memastikan pengelolaan yang efisien.
3. Alih daya kearsipan, PrimaDoc menawarkan layanan alih daya kearsipan. Instansi pemerintah dapat menyerahkan pengelolaan arsip elektronik kepada tim ahli PrimaDoc, dengan demikian alokasi waktu dan sumber daya dapat dimaksimalkan pada tugas inti.

Dengan mengintegrasikan layanan-layanan tersebut secara terpadu, instansi pemerintah dapat dengan mudah melakukan input data dan indeksasi ke dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Bahkan, pekerjaan arsiparis dapat difokuskan pada fungsi kontrol, pengawasan, dan koordinasi dengan bidang dan badan pemerintahan lainnya untuk memastikan kolaborasi dan perputaran informasi berjalan dengan baik. 

Jadi, tunggu apa lagi? Mulai kontrak kerja dengan PrimaDoc dan dapatkan layanan optimal untuk instansi Anda. Hubungi tim PrimaDoc untuk berkonsultasi dan meminta penawaran dan muali implementasikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dengan mudah di tempat Anda! (Deanita)