Dokumen Penting Apakah yang Harus Disimpan Perusahaan?

Dalam dunia bisnis, dokumen penting perusahaan memiliki fungsi yang penting untuk menjamin keberlangsungan perusahaan untuk jangka pendek dan juga panjang. Oleh karena itu, pengelolaannya pun tidak boleh dilakukan secara asal-asalan. Sayangnya belum semua orang memahami tentang pentingnya menjaga informasi yang terkandung di dalam dokumen penting perusahaan, sehingga terkadang risiko kehilangan dan juga kerusakan tidak dapat dihindari.

Selain itu, Anda juga perlu mengetahui tentang jenis dokumen penting perusahaan yang harus melalui proses pengelolaan yang tepat dan profesional. Apa saja dokumen tersebut? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengapa Dokumen Penting Perusahaan Harus Dikelola dengan Baik?

Pertanyaan ini mungkin seringkali jadi perhatian dari banyak perusahaan. Sebenarnya apa alasan dokumen penting perusahaan harus dijaga dengan baik? Setidaknya ada beberapa alasan utama pengelolaan dokumen-dokumen tersebut menjadi sangat penting, yaitu:

 

• Bukti hukum yang diakui undang-undang, khususnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan, maka dokumen penting perusahaan dapat menjadi alat pembuktian hukum untuk menjamin legalitas perusahaan di wilayah administrasi Republik Indonesia.

 

• Memudahkan penemuan kembali, agar segala kebutuhan yang berkaitan dengan dokumen penting perusahaan menjadi lebih mudah diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.

• Menunjang kegiatan operasional bisnis, merupakan alasan lain dari dilakukannya pengelolaan terhadap dokumen penting yang dimiliki perusahaan, sehingga pengambilan kebijakan dan juga strategi untuk pengembangan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih optimal.

• Mematuhi kewajiban retensi dokumen, yang merujuk pada UU Nomor 8 Tahun 1997 yang menyebutkan bahwa setiap dokumen perusahaan harus disimpan dalam kurun waktu minimal 10 tahun sejak masa penyimpanan.

 

 

Mengenal Jenis Dokumen Penting Perusahaan

Setelah mengetahui alasan di balik pentingnya pengelolaan dokumen penting perusahaan, selanjutnya Anda pun perlu mengetahui beberapa jenis dokumen yang termasuk dalam kategori dokumen penting yang harus benar-benar diperhatikan cara penyimpanannya. Beberapa dokumen tersebut antara lain:

 

• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

 

Salah satu dokumen penting perusahaan yang harus dikelola dengan baik adalah SIUP, yang merupakan jenis dokumen yang berfungsi sebagai surat izin yang diberikan kepada suatu badan usaha agar dapat melaksanakan kegiatan usaha di wilayah Indonesia. Bagi semua perusahaan, baik perusahaan berskala besar atau usaha mikro kecil dan menengah diwajibkan memiliki dokumen ini. 

Adapun menurut pemerintah, SIUP dapat dibagi menjadi beberapa jenis, meliputi:

 

• SIUP mikro, yang ditujukan bagi perusahaan dengan modal dan kekayaan bersih pemilik yang tidak lebih dari Rp50.000.000,00.

 

• SIUP kecil, yang ditujukan bagi perusahaan dengan modal dan kekayaan bersih pemilik mulai dari Rp50.000.000,00 hingga Rp500.000.000,00.

• SIUP menengah, yang ditujukan bagi perusahaan dengan modal dan kekayaan bersih pemilik mulai dari Rp500.000.000,00 hingga Rp10.000.000.000,00.

• SIUP besar, yang ditujukan bagi perusahaan dengan modal dan kekayaan bersih lebih dari Rp10.000.000.000,00.

  Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

 

 

TDP merupakan jenis dokumen penting perusahaan lainnya yang harus Anda kelola dengan baik. Sesuai dengan namanya, TDP merupakan bukti bahwa perusahaan atau badan usaha yang Anda kelola telah terdaftar sesuai dengan ketentuan UU Nomor 3 Tahun 1982 Tentang Wajib Daftar Perusahaan. Badan usaha yang didaftarkan pun dapat berbentuk CV, PT, koperasi, atau juga usaha perorangan. Dengan adanya TDP, Anda dapat membangun kantor pusat dan juga cabang, sehingga sangat dibutuhkan dalam perkembangan usaha.

 

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

 

NPWP adalah jenis dokumen penting perusahaan yang ditujukan sebagai nomor induk yang digunakan dalam pembayaran dan juga pelaporan pajak perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaannya pun harus dilakukan dengan optimal, sehingga risiko kehilangan dapat diminimalisir. 

Selain itu, NPWP juga dapat dibagi menjadi 3 jenis menurut tipe usaha yang dikelola, yaitu:

• NPWP untuk perusahaan yang berorientasi pada keuntungan (profit-oriented)
• NPWP untuk perusahaan yang tidak berorientasi pada keuntungan (non-profit oriented)
• NPWP untuk badan usaha yang berbentuk operasi kerjasama (joint venture)

  Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP)

 

 

Jenis dokumen penting perusahaan terakhir yang perlu Anda perhatikan pengelolaannya adalah surat pengukuhan PKP. Surat ini merupakan surat yang diterbitkan oleh Kantor Pelayanan Pajak (KPP) pada wilayah operasi bisnis Anda, yang berisikan identitas dan juga kewajiban perpajakan dari PKP. Dengan adanya dokumen ini, Anda dinyatakan telah terdaftar pada sistem perpajakan, sehingga pembayaran dan pelaporan pajak dapat dilakukan pada setiap periode.

Solusi Pengelolaan Dokumen Penting Perusahaan

Apakah Anda sudah yakin dengan keamanan dari sistem pengelolaan dokumen penting perusahaan yang dimiliki? Jika belum, maka sudah saatnya Anda mengenal solusi yang lebih baik dalam pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc.

PrimaDoc menyediakan berbagai layanan kearsipan untuk Anda, mulai dari pengelolaan arsip fisik dan digital, alih media arsip, aplikasi document management system, hingga perawatan arsip. Apalagi PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga pelayanan yang dihadirkan sudah pasti melebihi ekspektasi Anda.

Dengan menggunakan PrimaDoc, dokumen penting perusahaan pun dapat digunakan dengan lebih efektif dan juga efisien. Tertarik untuk mengenal solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)