Aplikasi Pengelola Arsip Digital Permudah Koordinasi Bisnis di Era Digital
Untuk dapat mencapai tujuan perusahaan, diperlukan kerjasama dan langkah yang sinergis dari seluruh pihak, mulai dari jajaran manajemen hingga staf karyawan. Untuk menciptakan langkah yang sinergi, diperlukan koordinasi yang efektif dan efisien di seluruh departemen. Pertukaran informasi yang terjadi dapat menjadi cara komunikasi bersama untuk mengkomunikasikan target, evaluasi, kontrol karyawan, perumusan kebijakan, dan sebagainya. Terhambatnya koordinasi bisnis dapat mengakibatkan berbagai permasalahan yang menghambat aktivitas bisnis.
Jika dulu koordinasi selalu dilakukan secara langsung atau melalui tatap muka, perkembangan teknologi digital telah memungkinkan pertukaran informasi secara virtual, termasuk pengiriman data menggunakan arsip digital.
Koordinasi Bisnis di Era Digital
Kemajuan teknologi digital telah membawa perubahan besar pada aktivitas bisnis di Indonesia. Khususnya ketika kebijakan pembatasan kegiatan yang sempat diberlakukan memaksa perusahaan untuk menerapkan sistem Work From Home (WFH). Hal ini menimbulkan konsekuensi perusahaan untuk mengadakan koordinasi secara online, seperti pengadaan rapat virtual.
Meskipun aktivitas perkantoran sudah dapat berjalan normal kembali, faktanya mayoritas perusahaan masih memanfaatkan teknologi untuk melakukan koordinasi secara virtual karena dianggap lebih praktis dan fleksibel. Dilansir dari teknologi.bisnis.com, penelitian global Cina mencatat sebanyak 88% Karyawan Indonesia siap untuk mengikuti rapat secara virtual. Hal ini dapat dipahami karena dukungan teknologi yang memungkinkan, serta adanya sistem arsip digital di mana arsip atau bahkan pembahasan tidak harus berbentuk kertas.
Tren koordinasi di era digital yang justru banyak dilakukan secara virtual membawa tantangan bagi pelaku bisnis untuk menyediakan sistem pertukaran data yang cepat dan efisien. Sayangnya, arsip kertas tidak dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Arsip kertas tidak dapat dipresentasikan secara langsung di layar komputer. Pengiriman arsip juga akan memakan waktu yang lama, sehingga menjadi tidak efisien terlebih ketika para peserta rapat, terutama ketika rapat dilakukan antara perusahaan pusat dan cabang yang berbeda kota. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan solusi pengelolaan arsip yang lebih mudah diakses dan dibagikan, yaitu arsip digital.
Manfaat Aplikasi Pengelola Arsip Digital
Bisnis di era digital menuntut pertukaran informasi yang cepat dan praktis. Perusahaan ditantang untuk membangun konektivitas digital yang berkesinambungan. Ketika arsip cetak tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, digitalisasi arsip menjadi satu-satunya pilihan. Dengan banyaknya aplikasi pengelola arsip digital yang beredar di lapangan, digitalisasi arsip bukan lagi menjadi halangan.
Digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan untuk menyimpan arsip dalam bentuk elektronik. Dengan begitu, arsip tidak lagi harus disimpan di gudang. Arsip digital yang tersimpan di database server perusahaan secara terpusat memungkinkan akses data dari mana saja. Rapat virtual dapat berjalan lancar dengan ketersediaan data yang dapat diakses kapan saja dibutuhkan.
Bagaimana Aplikasi Pengelola Arsip Digital Mendukung Koordinasi?
Implementasi aplikasi pengelola arsip digital memudahkan karyawan dalam mengakses arsip perusahaan. Karyawan tidak lagi diharuskan datang ke kantor dan berkutat dengan tumpukan dokumen di gudang arsip yang melelahkan dan memakan waktu banyak.
Arsip digital dapat langsung dipresentasikan atau dikirimkan ke peserta rapat, rekan kerja, atau pimpinan. Karyawan tidak perlu mengeluarkan banyak tenaga maupun biaya untuk mencari arsip di gudang, memperbanyak, kemudian mengirimkannya ke peserta rapat lainnya. Dokumen dapat dikirimkan secara langsung dengan memanfaatkan jaringan internet.
Di sisi lain, peserta rapat juga dapat mengakses arsip yang dikirimkan secara real-time. Terwujudnya arus dan akses informasi yang cepat dan praktis ini menjadi dukungan yang sangat penting dalam mewujudkan kelancaran koordinasi bisnis di era digital. Berbagai kelebihan ini pada akhirnya mendorong semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem pengelolaan arsip digital seperti PrimaDoc.
Aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan yang ingin memaksimalkan efisiensi dan produktivitas karyawan dalam berkoordinasi. Selain memudahkan akses dan pertukaran arsip secara cepat dan praktis, PrimaDoc juga memiliki fitur-fitur canggih seperti manajemen arsip, manajemen hak akses, dengan tampilan yang intuitif, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada tugas utama mereka. Dengan menggunakan aplikasi PrimaDoc, perusahaan dapat menikmati berbagai keuntungan yang diperoleh dari sistem pengelolaan arsip digital yang terintegrasi dan efektif.
Ingin mengetahui lebih banyak tentang aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
