Solusi Efektif Pemeliharaan Dokumen Simpan Pinjam

Kehadiran solusi yang tepat untuk membantu pemeliharaan dokumen simpan pinjam sangatlah penting demi keberlangsungan bisnis koperasi. Tanpa adanya sistem untuk membantu agar jenis dokumen ini tetap terawat dengan baik, nantinya dapat menimbulkan masalah yang dapat merugikan Anda di kemudian hari.

Apalagi jika Anda masih menggunakan sistem pengelolaan dokumen konvensional dan menyimpannya di gudang penyimpanan arsip, tentunya hal tersebut dapat berpengaruh kepada akurasi pemeliharaan dokumen. Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen simpan pinjam juga lebih besar, sehingga Anda membutuhkan sistem dan dukungan teknologi yang tepat.

Oleh karena itu, informasi mengenai solusi untuk membantu pengelolaan dokumen ini penting untuk Anda ketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Masalah Pemeliharaan Dokumen Fisik yang Perlu Anda Ketahui

Untuk menjamin agar pemeliharaan dokumen yang Anda gunakan sudah tepat, maka Anda perlu mengetahui apakah saat ini beberapa masalah berikut ini kerap terjadi pada proses pengelolaan dokumen simpan pinjam yang dimiliki. Beberapa di antaranya meliputi:

Dokumen simpan pinjam sulit ditemukan

Proses penemuan kembali informasi tagihan simpan pinjam anggota sangatlah penting bagi koperasi. Oleh karena itu, masalah seperti penemuan kembali dokumen perlu dihindari agar risiko tagihan yang tidak tertagih dapat diminimalisir.

Kerapian dokumen yang sering dipertanyakan

Penempatan dokumen yang berantakan adalah salah satu masalah klasik yang dihadapi oleh bagian pemeliharaan dokumen, khususnya jika volume dokumen yang Anda miliki terus bertambah. Jika dibiarkan terus menerus, maka ada risiko yang lebih serius yang dapat merugikan koperasi yang Anda kelola di kemudian hari.

Pengelolaan dokumen tanpa adanya sistem indexing

Sistem indexing atau klasifikasi dokumen merupakan metode untuk mengurutkan dokumen berdasarkan kategori tertentu, mulai dari abjad, tanggal produksi dokumen, hingga lokasi pembuatan dokumen. Tanpa adanya indexing, Anda akan kesulitan untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan, termasuk dokumen simpan pinjam. Oleh karena itu, pastikan bahwa Anda telah menggunakan sistem indexing yang tepat untuk mencegah dokumen yang tercecer.

Dokumen yang tidak dipreservasi dengan baik

Masalah lainnya yang kerap kali muncul saat proses pemeliharaan dokumen adalah tidak adanya proses preservasi atau peremajaan dokumen. Seperti yang kita ketahui, dokumen fisik yang dicetak di kertas tidak dapat bertahan selamanya, oleh karenanya Anda butuh metode yang tepat agar dokumen simpan pinjam yang dikelola dapat bertahan lama.

Dokumen yang rusak akibat bencana

Semua dokumen membutuhkan langkah mitigasi yang tepat untuk menanggulangi terjadinya bencana. Tanpa adanya langkah preventif tersebut, Anda akan berisiko kehilangan dokumen yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi simpan pinjam pada koperasi, baik karena bencana alam maupun non-alam.

Solusi Menanggulangi Masalah Pemeliharaan Dokumen

Apakah Anda mengalami masalah yang telah disebutkan di atas? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc menghadirkan solusi yang tepat untuk memecahkan segala permasalahan yang Anda hadapi dalam proses pemeliharaan dokumen.

Saat ini, PrimaDoc memiliki beberapa layanan yang dapat menjadikan dokumen simpan pinjam yang Anda miliki dapat bertahan lama, antara lain:

Alih media arsip

Dengan menggunakan layanan alih media arsip dari PrimaDoc, seluruh salinan dokumen fisik yang Anda miliki akan tersedia dalam format digital dan tersimpan dalam server khusus. Dengan begitu, dokumen aktif dan inaktif yang Anda miliki dapat bertahan untuk jangka panjang.

Konservasi dan preservasi arsip

Jika Anda berencana untuk mempertahankan dokumen simpan pinjam fisik dalam gudang penyimpanan arsip, maka PrimaDoc juga menyediakan layanan konservasi dan preservasi arsip, yang bermanfaat untuk memperpanjang usia penggunaan dari setiap dokumen yang Anda kelola.

Restorasi arsip

Apakah dokumen simpan pinjam yang Anda kelola sudah terlanjur rusak? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc juga mampu untuk membantu Anda dalam memperbaiki dan menyelamatkan informasi pada dokumen tersebut. Dengan adanya layanan ini, pemeliharaan dokumen Anda menjadi lebih efisien dan efektif.

Pemusnahan arsip

Punya dokumen yang telah habis masa retensinya? Jangan sampai salah memusnahkannya, karena pemusnahan dokumen, termasuk dokumen simpan pinjam harus dilakukan dengan metode yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Jika tidak, Anda akan berisiko terkena sanksi administratif dan pidana yang memberatkan. Untuk itu, serahkan proses pemusnahan arsip Anda kepada PrimaDoc, yang memiliki tim profesional yang telah terbiasa dalam pemusnahan arsip dalam berbagai skala.

Jadi, tidak perlu takut jika sistem pemeliharaan dokumen yang Anda gunakan kurang tepat. Dengan PrimaDoc, pemeliharaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk memulai! (Pradana)