Wujudkan Efektivitas Tata Kelola Kearsipan di Era Digital
Digitalisasi arsip pada era digital dapat menjadi sebuah kekuatan bagi instansi atau perusahaan Anda apabila disertai tata kelola digital yang baik. Sudahkah Anda memanfaatkannya?
Dua dekade lalu, era digital hanyalah sebatas memindahkan tumpukan kertas ke dalam bentuk disket atau CD untuk menghemat ruang. Pada dekade berikutnya, kita mengenal internet sebagai wadah yang lebih mutakhir. Namun kini, era 4.0 membawa internet dan teknologi penyimpanan ke level yang lebih tinggi, yaitu cloud.
Dalam era digital 4.0 tersebut, walaupun menghadapkan arsiparis dan kemampuan manajemen arsipnya pada sebuah tantangan zaman, juga perlu dilihat sebagai sebuah potensi besar yang harus dimanfaatkan untuk mendukung efektivitas pekerjaan.
Lantas, bagaimana cara memanfaatkan potensi pada era digital ini? Berikut tips-tipsnya:
1. Kurangi tumpukan dokumen
Arsip yang berbentuk kertas yang menumpuk di ruang kerja dapat menimbulkan banyak masalah. Mulai dari terselip dan hilangnya suatu dokumen penting, sulitnya melakukan pencarian, ruang penyimpanan yang tidak efisien, hingga kinerja karyawan yang kurang efektif,
Alih media arsip menjadi jawaban atas persoalan tersebut. Umumnya, suatu dokumen dapat dipindai ke dalam bentuk PDF atau .doc.
2. Tentukan sistem pengkategorian dokumen yang baik
Seperti halnya menyimpan arsip pada gudang penyimpanan, pengkategorian dan penamaan file yang baik dan mudah dipahami menjadi hal yang penting dalam proses digitalisasi arsip. Tak hanya itu, menentukan format file yang akan Anda gunakan juga menjadi hal penting yang perlu dipertimbangkan.
Dokumen dalam bentuk tulisan cetak mungkin cukup disimpan dalam bentuk PDF. Berbeda halnya dengan file berbentuk visual seperti gambar, logo, bagan, atau bahkan video. Penentuan format dan penamaan yang tepat dapat mempermudah penyortiran file saat melakukan manajemen arsip.
3. Simpan arsip pada cloud
Usai memindai, Anda dapat menyimpan file-file yang telah tersedia pada komputer ke dalam sebuah layanan Cloud. Tak hanya memungkinkan pengelola arsip Anda untuk bekerja secara lebih terintegrasi di era digital, layanan penyimpanan cloud juga dapat menghindarkan anda dari virus komputer maupun kerusakan perangkat keras yang dapat menghancurkan data-data arsip Anda.
Terdapat beberapa layanan penyimpanan berbasis cloud yang dapat diakses secara bebas dan terbatas di internet seperti Google Drive atau Microsoft Onecloud. Meski demikian, perlu disadari bahwa layanan tersebut bersifat umum dan tidak didukung dengan standar Document Management System (DMS) yang optimal.
4. Siapkan ruang penyimpanan yang memadai
Tidak dapat dipungkiri bahwa penyimpanan elektronik seperti cloud pun memiliki keterbatasan dalam hal ruang. Fakta ini dapat menjadi penghambat arsiparis instansi atau perusahaan anda yang akan membutuhkan ruang penyimpanan untuk dokumen yang selalu bertambah. Oleh sebab itu, mempertimbangkan sistem dengan kapasitas yang dapat Anda tingkatkan sewaktu-waktu menjadi penting dalam memilih layanan cloud.
5. Miliki aplikasi pengelola arsip digital
Proses pengarsipan pada era digital tak cukup dengan hanya mengupayakan keempat poin di atas. Anda memerlukan sebuah sistem pengelolaan yang terintegrasi, menyeluruh dan terpusat seperti aplikasi pengelola arsip digital. Aplikasi ini idealnya memiliki fitur yang memungkinkan anda mengunggah, mengambil dengan mengunduh, memodifikasi, bahkan membagikannya kepada rekan kerja lain secara cepat.
Tanpa aplikasi manajemen arsip yang menyeluruh dan terpusat, penyimpanan arsip instansi anda akan sangat mungkin tercerai-berai dan tersebar tak menentu. Anda pun akan kesulitan memantau penyimpanan arsip secara menyeluruh.
Di saat yang bersamaan, aplikasi yang Anda gunakan perlu memiliki standar teknologi terkini yang mampu meningkatkan efektivitas pekerjaan karyawan anda. Semakin mutakhir teknologi yang Anda gunakan, semakin efisien pula waktu dan usaha karyawan Anda dalam menjawab tuntutan pada era digital.
Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas pengarsipan di lingkungan kerja anda dapat ditingkatkan, lakukan uji coba aplikasi PrimaDoc sekarang juga! Temukan kemudahan tata kelola arsip dan mulai manfaatkan potensi era digital secara maksimal!
Belum yakin dengan cara kerjanya? Hubungi konsultan PrimaDoc kami secara daring dan temukan solusi yang tepat untuk karyawan Anda! (Deanita)
