5 Alasan Perusahaan Anda Harus Memulai Upaya Go-Digital

Era digital sudah tak terelakkan lagi keberadaannya. Sudahkah Anda mengenali urgensi Go-Digital bagi perusahaan anda?

Digitalisasi telah banyak mengubah berbagai aspek kehidupan, seperti gaya hidup masyarakat, profesi dan karir, ekonomi, sains, dan sebagainya. Perubahan ini tidak hanya menawarkan hal baru dalam hal teknologi, tetapi juga kemudahan dalam beraktivitas, tak terkecuali dalam hal kearsipan.

Dilansir dari Anri, tak dapat dipungkiri bahwa digitalisasi arsip adalah tantangan baru bagi semua pihak. Di sisi lain, kita tidak boleh lupa bahwa secara filosofis, arsip memiliki peranan yang strategis sebagai hak kepemilikan. Ini artinya, pengelolaan dalam hal manajemen, konservasi, dan preservasi arsip tetap harus berlangsung dan dilakukan sebenar-benarnya, bahkan di tengah perubahan teknologi.

Untuk melihat lebih dalam pesan Anri tersebut, mari perhatikan 5 alasan bagi instansi pemerintah maupun perusahaan perlu melakukan Go-Digital arsip!

5 Alasan untuk memilih Go-Digital arsip

1. Penghematan ruang dan biaya

Anda tidak perlu lagi menyiapkan ruang penyimpanan yang banyak dan besar, maupun mengeluarkan biaya penyewaan gudang. Go-Digital arsip akan membawa tata kelola kearsipan di lingkungan kerja anda menjadi paperless! 

Penyimpanan dokumen dalam format non-cetak seperti ini hanya memerlukan ruang penyimpanan sebesar komputer kantor, bahkan lebih minim! Anggaran dana untuk perawatan, penyimpanan dan tata kelola arsip pun dapat diatur dengan lebih efisien.

2. Mewujudkan tata kelola yang sistematis dan lebih terorganisir

Bentuk arsip digital yang mudah diduplikat, dipindah letakkan, maupun diubah struktur penamaannya, memungkinkan arsiparis  Anda untuk menyusun, mengkoordinasi, membagi, hingga menyusun sistem pengelolaan baru yang lebih terorganisir. 

Proses tersebut dapat kian dimaksimalkan apabila pelaksanaannya dilakukan melalui aplikasi e-arsip yang memiliki fitur pengkategorian, pencarian, dan User Interface (tampilan pengguna) yang sangat mudah dioperasikan. 

3. Mempermudah koordinasi

Karyawan Anda kerap kepayahan dalam mengantar tumpukan arsip dengan trolley lintas divisi, ruangan, bahkan lintas lantai dan gedung? Hal ini mungkin perlu Anda lihat sebagai sebuah masalah. 

Pasalnya, dengan teknologi dan digitalisasi, hal seperti ini dapat diantisipasi secara sederhana namun tetap profesional. Cukup melalui beberapa klik saja, pemindahan dan pembagian dokumen arsip dapat dilakukan dengan cepat dan aman. Proses penyimpanan dan pengambilan dokumen pun dapat dilakukan secara presisi tanpa harus meninggalkan layar komputer masing-masing. Pekerjaan semakin terintegrasi dan koordinasi antar staf semakin mudah.

4. Keamanan arsip lebih terjaga dengan baik

Pernahkah anda mendapati arsip yang rusak karena banjir, rayap, maupun jamur? Fenomena-fenomena seperti ini tidak akan lagi anda temukan jika anda beralih Go-Digital dengan arsip elektronik, bahkan untuk arsip-arsip lama yang tengah dimakan usia. 

Tak hanya lebih melindungi arsip dari ancaman fisik, digitalisasi dan penggunaan aplikasi pengelolaan arsip pun dapat memberikan proteksi tambahan pada dokumen anda. Dengan teknologi enkripsi, arsip anda akan terkunci dengan sebuah kode pemrograman dan meminimalisasi risiko pencurian data secara online! Tak perlu takut pada hacker!

5. Aktif mendukung Go Green

Seperti era digital yang kian membentuk peradaban baru dan mempengaruhi cara kita beraktivitas, begitu pula isu perubahan iklim. Kini, lambat laun perusahaan-perusahaan dan korporat pelan-pelan mengimplementasikan semangat ramah lingkungan di dalam lingkungan kerjanya. Aksi nyata untuk melindungi bumi ini juga dapat Anda dan perusahaan upayakan sedini mungkin dengan cara Go-Digital. 

Bagaimana tidak? Dengan beralih ke Go-DIgital, volume penggunaan kertas harian di kantor Anda akan jauh berkurang! Hal ini tentunya berdampak pada pelestarian hutan dan bumi. 

Semakin Go-Digital dan semakin Go-Green, akan semakin baik pula citra perusahaan Anda di mata perusahaan lain!

Beralih ke sistem Go-Digital sebagai investasi jangka panjang

Setelah mengetahui kelima alasan di atas, agaknya tidak berlebihan apabila digitalisasi sistem kearsipan dipandang sebagai sebuah investasi. Manfaat yang yang datang dari perubahan ini tak hanya akan dirasakan oleh Anda dan pegawai Anda hari ini, melainkan hingga masa yang jauh di depan. 

Kemudahan-kemudahan yang akan anda Anda temui tidak akan berakhir, bahkan akan terus meningkat seiring dengan kemutakhiran teknologi yang akan datang. Oleh karenanya, ada baiknya ada memulai langkah awal Go-Digital anda dengan melakukan alih media arsip dan dilanjutkan dengan penyimpanan cloud hingga penggunaan aplikasi arsip digital.

Untuk membantu Anda mewujudkan hal tersebut, PrimaDoc siap menjadi konsultan sekaligus vendor layanan arsip digital anda! Cukup hubungi tim PrimaDoc dan temukan layanan paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda! (Deanita)