Dokumen Apa Saja yang Termasuk Arsip Vital Perusahaan?

Arsip merupakan sumber informasi yang sangat berharga bagi setiap perusahaan. Oleh karenanya, ada istilah arsip vital perusahaan. Data dan informasi yang tercatat pada dokumen perusahaan menjadi input dan landasan dalam setiap pembuatan kebijakan, perencanaan, pengawasan, evaluasi dan perbaikan. Memang, berdasarkan isi informasi dan fungsinya, arsip dibagi menjadi beberapa jenis, salah satunya adalah arsip vital.

Arsip vital merupakan dokumen yang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan. Arsip vital perusahaan merupakan dokumen yang sangat penting dan sangat strategis. Hilang atau rusaknya arsip vital dapat menyebabkan terganggunya operasional bisnis perusahaan, bahkan mengancam keberlangsungan perusahaan terkait. Oleh sebab itu, sangat penting untuk menjaga dan mengelola dokumen arsip vital yang dimiliki perusahaan.

Untuk dapat melakukan pengelolaan arsip vital yang tepat, penting untuk mengidentifikasi setiap arsip yang ada di gudang penyimpanan. Mana yang termasuk sebagai arsip vital dan mana yang bukan. Kesalahan dalam mengidentifikasi arsip vital perusahaan dapat berdampak pada kesalahan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaannya.

Definisi

Untuk dapat mengidentifikasi arsip vital perusahaan, penting untuk memahami definisi dari arsip vital itu sendiri. Arsip vital merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai status hukum/legalitas, hak dan kewajiban, serta hak kepemilikan atas suatu aset. Karena isi informasinya yang sangat mendasar, arsip vital merupakan prasyarat wajib bagi setiap perusahaan dan sangat erat kaitannya dengan kebijakan strategis perusahaan tersebut.

Arsip vital merupakan jenis dokumen yang tidak bisa digantikan atau diperbaharui, baik dari aspek legalitas maupun administrasi. Rusak atau hilangnya sebuah arsip vital perusahaan dapat menyebabkan permasalahan yang mengganggu operasional bisnis perusahaan serta menimbulkan kerugian yang besar. Oleh sebab itu, perusahaan harus menjaga kondisi dan keutuhan informasi setiap arsip vital mereka.

Untuk dapat mengidentifikasi arsip vital perusahaan, manajemen dapat melakukan penilaian kriteria arsip berdasarkan analisis hukum dan risiko. Analisis hukum dilakukan untuk menilai apakah sebuah dokumen mengandung informasi terkait legalitas, hak dan kewajiban, serta bukti kepemilikan aset tertentu yang memiliki nilai hukum.

Sedangkan analisis risiko, berfokus pada penilaian apakah sebuah dokumen menimbulkan kerugian yang besar apabila rusak atau hilang, baik dari segi lamanya waktu yang tidak produktif, banyaknya kesempatan yang hilang, serta kerugian yang ditimbulkan

Contoh Arsip Vital

Jumlah dan variasi arsip vital yang dimiliki setiap perusahaan berbeda-beda. Bisa jadi, ada sebuah dokumen arsip vital yang dimiliki satu perusahaan tetapi tidak dapat ditemukan pada perusahaan selainnya. Beberapa contoh dari arsip vital perusahaan diantaranya:

Akta pendirian perusahaan
Dokumen Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Dokumen kebijakan perusahaan
Bukti pembayaran gaji
Utang-piutang
Surat pensiun
Berkas asuransi
Keamanan sosial
Surat kerjasama atau kontrak
Saham/obligasi/surat berharga
Dokumen aset perusahaan (seperti: sertifikat tanah, BPKB, blue print, dll)
Neraca rugi laba

Selain dokumen-dokumen diatas, masih banyak jenis arsip vital yang dimiliki perusahaan. Secara garis besar, dokumen-dokumen yang mengandung informasi tentang status hukum, hak dan kewajiban perusahaan, serta aset-aset perusahaan dapat dikelompokan sebagai arsip vital perusahaan.

Pemeliharaan Arsip Vital

Arsip vital perusahaan harus dipelihara dalam jangka waktu tertentu agar informasi didalamnya dapat tetap terbaca dan dimanfaatkan. Akan tetapi, yang menjadi tantangan, semakin lama usia pakai arsip vital maka semakin besar juga risiko kerusakan yang dialami arsip vital. Terlebih, arsip vital merupakan dokumen yang tidak bisa diperbaharui kondisinya.

Salah satu metode perlindungan arsip vital adalah duplikasi melalui alih media. Arsip vital di scan sehingga memiliki salinan dalam bentuk digital. Arsip digital tersebut nantinya digunakan untuk memenuhi kebutuhan akses informasi arsip vital dalam kegiatan sehari-hari. Sedangkan arsip vital cetak yang asli dapat disimpan dengan aman.

Akan tetapi, menyimpan arsip vital dalam waktu yang lama juga tidak terhindar dari resiko kerusakan. Arsip yang disimpan tanpa perawatan tetap dapat lapuk, berjamur, terkena rembesan air, bahkan dimakan rayap atau kecoa atau tikus. Oleh sebab itu, alih media arsip vital perusahaan perlu dibarengi dengan upaya-upaya pemeliharaan arsip vital asli secara rutin.

PrimaDoc adalah layanan alih media arsip yang dapat menjadi solusi untuk duplikasi sekaligus pemeliharaan arsip vital dengan aman dan terpercaya. Dengan menggunakan layanan PrimaDoc, perusahaan dapat memiliki salinan digital arsip vital yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja, sehingga memudahkan perusahaan dalam menjalankan operasional bisnis dengan aman dan efisien. Sedangkan arsip asli, dapat ditangani secara langsung oleh tim kearsipan PrimaDoc yang berpengalaman dan bersertifikat agar tetap terjaga dengan baik untuk jangka panjang.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan kearsipan PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)