5 Cara agar Dokumen Anda Aman untuk Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip – Bagi sebuah perusahaan, keamanan dokumen adalah prioritas utama yang harus dijaga, karena data yang terdapat pada dokumen sangatlah krusial untuk perkembangan perusahaan. Meskipun begitu, tidak semua staf yang bekerja di biro umum perusahaan menyadari pentingnya pemeliharaan arsip. Alhasil dokumen perusahaan mudah untuk dicuri yang menyebabkan kerugian besar pada perusahaan.
Contohnya seperti yang dialami oleh perusahaan rintisan teknologi terkenal bernama Tesla. Pada tahun 2019 yang lalu, produsen mobil listrik tersebut menggugat salah satu mantan insinyurnya lantaran kedapatan mencuri dokumen rahasia yang berisi kode sumber atau source code dari program auto pilot yang dimilikinya pada manajemen arsip perusahaan.
Oleh karena itu, alih media arsip menjadi begitu penting agar dokumen perusahaan Anda tetap terjaga dengan aman. Untuk menanggulangi kejadian yang tidak diinginkan seperti pada kasus di atas, beberapa cara berikut ini dikenal cukup baik untuk menjaga dokumen Anda. Berikut adalah beberapa di antaranya!
- Memanfaatkan Cloud Storage
Dengan berkembangnya teknologi, kini pemeliharaan arsip perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Caranya dengan mengunggah semua dokumen penting ke sistem penyimpanan berbasis online yang dikenal dengan sebutan cloud storage. Dengan memanfaatkan metode ini, Anda dapat menyimpan data digital pada server terpusat yang tentunya lebih aman.
Keunggulan utama dari manajemen arsip ini adalah dapat diakses dari mana saja, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu membutuhkan dokumen perusahaan. Tetapi Anda perlu memastikan agar memilih perusahaan penyedia layanan yang terpercaya untuk berjaga-jaga. Investasi lebih untuk membuat sistem cloud storage sendiri juga sangat disarankan.
- Membuat Virtual Server Lokal
Cara lain untuk manajemen arsip secara online adalah dengan memanfaatkan virtual server lokal. Dengan membangun data center di perusahaan, keamanan data perusahaan Anda juga lebih terjamin. Investasinya memang sedikit lebih mahal, tapi data digital tersebut dapat terjaga lebih baik dan hanya dapat diakses sesuai kebutuhan saja. Namun kendala dari metode ini adalah rentan terhadap virus, sehingga harus dijaga dengan baik.
- Memasang Perangkat Hardware Firewall
Untuk mengatasi dokumen digital terserang virus, cara lain agar dokumen lebih aman adalah dengan memasang hardware firewall. Perangkat ini berisi antivirus dan spam filter yang memungkinkan pemeliharaan arsip Anda memiliki penjagaan berlapis. Tidak hanya dari serangan virus, cara ini juga dapat mencegah adanya peretas yang mengakses dokumen Anda.
- Menyimpan Dokumen di Safe Deposit Box
Jika alih media arsip masih sulit dilakukan dan Anda masih membutuhkan dokumen fisik, maka menyimpannya di Bank bisa menjadi solusi terbaik. Saat ini banyak Bank di Indonesia yang menyediakan layanan safe deposit box untuk pemeliharaan arsip perusahaan Anda. Beberapa perusahaan lain seperti kantor pos juga menyediakan layanan ini.
Metode penyimpanan ini terbilang cukup aman, karena biasanya dokumen perusahaan akan disimpan pada kotak penyimpanan khusus yang hanya dapat diakses oleh pemilik rekening di Bank. Tentunya cara ini hanya cocok diterapkan jika dokumen yang Anda miliki tidak terlampau banyak, karena tempat manajemen arsip di safe deposit box juga terbatas.
- Menyimpan di Brankas
Solusi lainnya untuk pemeliharaan arsip secara fisik adalah dengan memanfaatkan brankas di perusahaan. Dengan menyimpan dokumen di brankas, dokumen fisik dapat terjaga lebih aman dan dapat dipantau langsung dengan kamera CCTV.
Saat ini ada beberapa jenis brankas yang dapat Anda gunakan, yaitu brankas besi (steel safe) yang aman untuk menyimpan sedikit dokumen tetapi tidak tahan api, brankas anti api (fire safe) yang tahan terhadap api dan tebal, atau juga brankas api dan regular (fire and regular safe) yang tahan api dan juga dobrakan.
Jika perusahaan atau instansi Anda kesulitan menerapkan cara-cara di atas, kini telah ada PrimaDoc yang siap membantu Anda dalam mengarsip dan mengelola dokumen dengan aman, dengan penerapan pengelolaan dokumen berbasis web. Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi dari PrimaDoc untuk mengakses kembali dokumen-dokumen Anda dengan mudah. Tunggu apa lagi? Hubungi Kami. Semoga berhasil mengarsipkan dokumen bersama PrimaDoc.