03_kelola dokumen anda sesuai kaidah kearsipan

Kelola Dokumen Anda Sesuai Kaidah Kearsipan

Kelola Dokumen-Sebagai instansi yang mempunyai protokol untuk melakukan kearsipan sudah semestinya menyelenggarakan dan mengelola dokumen/arsip sesuai dengan kaidah kearsipan. Kaidah kearsipan sendiri merupakan ketentuan yang mengatur segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata kelola kearsipan secara prosedural dan sistematis. 

Kaidah yang diatur dalam perundang-undangan yaitu :

  1. UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
  2. Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis
  3. Perka ANRI No. 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
  4. Perka ANRI No. 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Fumigasi Arsip

Berikut merupakan kaidah perundang-undangan yang telah diatur serta disesuaikan sesuai fungsi dan kegunaan masing-masing proses dalam mengelola dokumen arsip. Di dalam Pasal 7 UU Nomor 43 tahun 2009 dijelaskan  kebijakan kearsipan nasional meliputi bidang :

  1. Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat dan daerah, lembaga kearsipan provinsi, Kabupaten kota dan perguruan tinggi negeri
  2. Pengelolaan arsip dinamis dan statis
  3. Pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN
  4. Organisasi yang terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan
  5. Pengembangan SDM kearsipan
  6. Penyelenggaraan perlindungan dan penyeamatan arsip
  7. Pelaksanaan Sosialisasi kearsipan
  8. Pelaksanaan Kerjasama dan pendanaan

Pelaksanaan kearsipan tidak boleh dianggap mudah, sesuai kebijakan tersebut di atas, pembinaan, sosialisasi serta pelaksanaan kearsipan harus dilaksanakan. Penyelenggaraan kearsipan harus didukung juga dengan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memenuhi syarat. Pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis bukan saja merupakan tanggung jawab ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional, namun merupakan tanggung jawab setiap lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi masyarakat, perusahaan, dan perseorangan.

Pada umumnya dokumen yang tercipta di sebuah perusahaan atau instansi per hari sangatlah banyak. Bayangkan, berapa dokumen yang tercipta dalam kurun waktu 5 hingga 10 tahun? Mungkin jumlahnya bisa jutaan atau bahkan lebih, lalu bagaimana mengefisienkan pencarian sebuah dokumen dalam jutaan dokumen yang ada? Tentu saja kita dapat memanfaatkan sebuah sistem pengelolaan dokumen.

Sebuah sistem kearsipan yang baik mampu mengintegrasi semua kebutuhan akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Sistem ini akan mencakup proses penciptaan dokumen pada saat awal,  mengklasifikasikan sumber dokumen secara tepat, dan mampu membuat proses pengindeksan dokumen, sehingga menjadi lebih cepat dan dapat dengan mudah menemukan dokumen sesuai indeks yang diinginkan.

Tata kelola dokumen yang berbasis digital, memiliki fitur pemberian hak akses yang sesuai sebagai perlindungan dokumen yang lebih maksimal dan efisien. Misalnya, hak akses dapat diatur sesuai departemen, divisi ataupun jabatan yang memiliki kewenangan.

Sebagai contoh, instansi pemerintah yang memiliki unit kearsipan dengan arsiparis  kompeten serta sarana dan prasarana kearsipan yang baik, terutama sarana penyimpanan arsip merupakan ciri dari pemerintahan yang baik, akan dapat mengambil keputusan secara mudah dan  cepat. Bisa jadi, kebesaran suatu bangsa tergantung pada cara kita menata arsip.

Contoh di dalam organisasi yang arsipnya tidak dikelola, saat diminta untuk pembuktian dokumen dan dokumen hilang, apa yang terjadi? Tidak dapat membuktikan di depan hukum dan aset pun hilang. Tanpa arsip, seseorang tidak dapat membuktikan kepemilikan aset, arsip hilang aset melayang.

Oleh sebab itu, PrimaDoc hadir untuk memenuhi kebutuhan dalam  mengelola arsip Anda menggunakan teknologi terkini yang memudahkan Anda dalam melaksanakan tugas dan fungsi kearsipan itu sendiri. Anda akan mendapatkan layanan  mulai dari konsultasi arsip, pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip dan teknologi aplikasi PrimaDoc yang memudahkan anda mengakses dokumen dimana pun dan kapan pun.

Similar Posts