Kelola Retensi Rekam Medis Inaktif bersama Alih Media
Dalam mengelola arsip rekam medis inaktif, tumpukan dokumen yang belum habis masa retensinya kerap menimbulkan masalah dalam manajemen ruang penyimpanan dan tata kelolanya secara efisien. Tetapi, tahukan Anda bahwa persoalan ini dapat Anda selesaikan secara mudah dan efektif? Retensi rekam medis inaktif tak lagi bebani ruang penyimpanan dengan alih media! Apa itu alih media? Seperti apa pengelolaan rekam medis dengan teknologi alih media? Pelajari selengkapnya pada artikel berikut ini.
Mengapa Retensi Rekam Medis Terus Menjadi Persoalan Kearsipan?
Rumah sakit merupakan salah satu jenis institusi yang paling banyak menciptakan arsip setiap harinya. Hal ini tidak mengherankan, mengingat setiap hari ada pasien baru yang datang dan mendaftarkan dirinya untuk mendapatkan layanan medis. Di sisi lain, ada pula pasien yang telah terdaftar tetapi meninggal dunia atau menghentikan pengobatannya. Meskipun demikian, data pasien tersebut tidak bisa langsung dihapus dari sistem rumah sakit karena menjadi arsip inaktif yang harus disimpan hingga masa retensi rekam medis habis.
Selama masa retensi rekam medis belum habis, rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyimpan dan memelihara arsip tersebut dengan baik, karena informasi yang terkandung di dalamnya masih memiliki nilai hingga beberapa waktu ke depan. Ini adalah salah satu persyaratan penting untuk memastikan bahwa data historis dan informasi medis pasien dapat diakses jika diperlukan untuk keperluan medis, hukum, atau administratif. Sayangnya, penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas sering kali menjadi beban terhadap ruang penyimpanan dan menimbulkan masalah dalam pengelolaannya.
Penyimpanan dokumen kertas memerlukan ruang fisik yang signifikan, dan berpotensi membebani fasilitas rumah sakit, terutama yang beroperasi dengan ruang yang terbatas. Dokumen-dokumen ini cenderung menumpuk seiring waktu, menyebabkan masalah dalam hal pengorganisasian yang tepat. Arsip-arsip ini dapat menjadi tumpukan besar yang sulit dicari ketika diperlukan, sehingga menghambat efisiensi operasional rumah sakit. Belum lagi, dokumen kertas rentan terhadap risiko kehilangan atau kerusakan.
Untuk mengatasi masalah ini, banyak rumah sakit mulai beralih ke solusi digital melalui upaya alih media dan pengaplikasian Document Management System (DMS), yang memungkinkan konversi dokumen kertas menjadi format elektronik. Dengan demikian, arsip-arsip medis dapat Anda kelola secara digital guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Alih Media untuk Strategi Retensi Rekam Medis yang lebih baik
Alih Media merupakan teknologi terkini dalam bidang kearsipan digital. Layanan ini dapat membantu mengelola dan mengurangi biaya operasional terkait retensi dokumen inaktif. Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan atau institusi kesehatan dapat mengkonversi dokumen rekam medis inaktif dari format fisik ke format elektronik yang lebih efisien dan efektif. Proses konversi ini memungkinkan dokumen untuk disimpan secara digital, sehingga pengelolaan dan pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat. Proses retensi rekam medis pun tak lagi menjadi beban.
Setelah rekam medis inaktif dikonversi ke dalam format elektronik, pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dokumen-dokumen ini tidak lagi membutuhkan ruang penyimpanan fisik yang besar dan mahal. Selain itu, layanan ini juga dapat membantu rumah sakit dalam menciptakan tata kelola yang lebih aksesibel dengan kemudahan pencarian dan fitur automasi, sehingga mengurangi beban kerja tenaga arsiparis. Tak sampai situ, dengan penyimpanan digital, risiko kerusakan atau kehilangan dokumen fisik juga kian minim, memberikan keamanan dan integritas data yang lebih baik.
Maksimalkan efisiensi bersama alih media PrimaDoc
Dengan beralih ke kearsipan digital bersama alih media PrimaDoc, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan efisiensi manajemen dokumen secara signifikan. PrimaDoc membantu menghemat biaya yang biasanya dikeluarkan untuk pembelian ruang penyimpanan manual dan peralatan lainnya untuk memelihara dokumen retensi rekam medis. Selain itu, pengaturan retensi rekam medis elektronik bersama PrimaDoc mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengelola dokumen berkat sistem semi automasi dari teknologi alih media PrimaDoc.
Lebih dari sekadar efisiensi biaya dan ruang, penggunaan Alih Media PrimaDoc juga memberikan dampak signifikan terhadap kualitas layanan kesehatan. Akses yang lebih mudah dan akurat terhadap dokumen rekam medis inaktif memungkinkan rumah sakit untuk melakukan analisis data yang lebih komprehensif. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat, baik dari segi bisnis maupun medis, dan mendukung peningkatan kualitas layanan kepada pasien.
Dengan Alih Media PrimaDoc, rumah sakit dapat menghadapi tantangan retensi rekam medis dengan solusi yang inovatif dan berkelanjutan, memastikan bahwa layanan kesehatan tetap optimal dan responsif terhadap kebutuhan pasien serta tuntutan regulasi yang berlaku. Jadi, tak ada alasan untuk menunda alih media di instansi kesehatan Anda!
Hubungi PrimaDoc untuk pertanyaan seputar layanan dan solusi kearsipan Anda!
