Pentingnya Menyimpan Dokumen Pengawasan Mutu Jangka Panjang dengan DMS (1)

Pentingnya Menyimpan Dokumen Pengawasan Mutu Jangka Panjang dengan DMS

Bagi sebuah organisasi, menjaga dokumen mutu tetap tersedia sangatlah penting untuk dilakukan, karena berhubungan dengan jaminan kualitas operasional perusahaan. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan yang Anda kelola dapat memanfaatkannya sebagai pedoman untuk menciptakan kolaborasi yang berujung pada peningkatan pendapatan perusahaan.

Lalu, apa sebenarnya dokumen mutu itu dan bagaimana mengelolanya dengan menggunakan Document Management System (DMS) dapat membantu Anda? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Pengertian Dokumen Mutu

Sebelum mengenal beberapa tips yang Anda implementasikan untuk menyimpan dokumen mutu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang pengertian sebenarnya dari jenis dokumen ini.

Sesuai dengan namanya, dokumen Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau dikenal dengan nama lain dokumen mutu adalah serangkaian dokumen yang tertulis rapi dan jelas, serta memuat setiap informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian perusahaan atau institusi pelayanan kesehatan. Nantinya, sistem yang rapi dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan aktivitas operasional yang dapat berdampak pada peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).

Jenis Dokumen Mutu yang Perlu Dikelola

Perlu Anda ketahui, setidaknya ada 4 jenis dokumen mutu yang diatur berdasarkan hirarki atau level tertentu. Beberapa di antaranya meliputi:

 

  • Manual mutu, merupakan dokumen level tertinggi yang berisi tentang gambaran umum mengenai kegiatan operasional dan bisnis perusahaan. Di dalam penerapannya, dokumen ini harus dapat memenuhi persyaratan SMM, mulai dari perencanaan hingga kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
  • Prosedur, merupakan jenis dokumen mutu pada level kedua, yang mengandung informasi mengenai penerapan SMM di lapangan. Di dalamnya, harus dijelaskan terperinci mengenai pemenuhan syarat SMM dari perusahaan yang Anda kelola.
  • Standar operasional atau instruksi kerja, yaitu dokumen level ketiga yang berisikan tentang petunjuk bagi setiap departemen perusahaan untuk memenuhi fungsi dan tugasnya masing-masing. Contohnya, tata cara menyusun dokumen keuangan, mengoperasikan peralatan, dan lainnya.
  • Rekaman atau dokumentasi, merupakan dokumen level keempat yang berfungsi sebagai catatan, check sheet, hingga formulir yang harus diatur penggunaan dan pengelolaannya oleh perusahaan Anda.

 

Bagaimana Aplikasi DMS dapat Membantu Anda?

Setelah mengetahui tentang pengertian dan juga beberapa jenis dokumen mutu, tentunya Anda menyadari tentang betapa pentingnya dokumen ini. Tanpa adanya dokumen ini, perusahaan atau juga instansi pemerintahan akan kesulitan beroperasi sesuai dengan standar mutu yang berlaku. Oleh karena itu, kehadiran aplikasi DMS untuk mengelola dokumen sangatlah dibutuhkan.

Aplikasi DMS merupakan sebuah perangkat berbasis teknologi yang dapat membantu Anda dalam mengelola setiap dokumen mutu secara digital. Dengan begitu, dokumen yang dibutuhkan untuk pengendalian mutu dapat ditemukan dan digunakan dengan mudah, karena tersimpan pada server atau media penyimpanan digital.

Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan solusi aplikasi DMS yang dapat Anda jadikan pilihan. Dengan dilengkapi berbagai fitur lengkap yang memudahkan pengelolaan dokumen mutu, solusi dari PrimaDoc dapat Anda andalkan untuk menjaga keutuhan informasi di dalamnya.

Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan beberapa kelebihan, antara lain:

 

  • Ketersediaan aplikasi berbasis browser, tanpa perlu adanya instalasi pada komputer atau juga laptop, aplikasi PrimaDoc dapat Anda gunakan untuk monitoring penggunaan dokumen mutu dari mana saja dan kapan saja.
  • Fitur audit trail history, yang memudahkan Anda untuk memantau histori penggunaan dokumen dan juga editing yang dilakukan pada dokumen. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui jika sewaktu-waktu informasi di dalamnya berubah dan dapat memperbaikinya.
  • Maintenance dari jarak jauh, tanpa perlu datang ke lokasi perusahaan Anda, tim PrimaDoc siap membantu Anda jika terdapat kendala. Dengan begitu, waktu yang dibutuhkan lebih efisien dan juga efektif.
  • Dapat digunakan pada berbagai jenis dokumen, mulai dari dokumen fisik atau juga digital dapat dikelola dengan bantuan aplikasi DMS dari PrimaDoc, sehingga Anda dapat menemukan setiap arsip, baik itu dokumen mutu atau dokumen lainnya dengan cepat.

 

Jadi, mengingat pentingnya dokumen mutu bagi perusahaan, tentunya solusi DMS dari PrimaDoc dapat Anda pertimbangkan. Masih memiliki pertanyaan terkait solusi ini? Jangan khawatir, hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan informasi lengkap terkait layanan kearsipan yang Anda butuhkan! (Pradana)

Similar Posts