Terapkan DMS, Pencarian Dokumen Polis Lebih Mudah
Bagi perusahaan asuransi, pencarian dokumen polis lebih mudah dapat menjadi salah satu indikator dari kualitas pelayanan yang dihadirkan. Meskipun begitu, belum semua asuransi dilengkapi dengan sistem yang tepat untuk membantu pencarian polis yang dibutuhkan untuk kebutuhan nasabah. Padahal keberadaan sistem penyimpanan dokumen polis yang efektif dapat membantu Anda dalam membangun citra baik dari perusahaan.
Oleh karena itu, aplikasi DMS dapat menjadi solusinya! Bagaimana aplikasi ini dapat membantu pencarian dokumen polis yang Anda miliki? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pentingnya Keberadaan Aplikasi DMS bagi Perusahaan Asuransi
Sebelum mengenal cara pencarian dokumen polis lebih mudah dengan aplikasi DMS, Anda perlu mengetahui pentingnya solusi ini bagi perusahaan asuransi. Secara sederhana, aplikasi Document Management System (DMS) merupakan sebuah perangkat berbasis teknologi yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara online, baik itu untuk dokumen fisik maupun digital.
Ada beberapa alasan yang melandasi pentingnya aplikasi DMS bagi perusahaan asuransi, antara lain:
- Perusahaan asuransi memiliki data sensitif milik nasabah
Mengingat perusahaan asuransi menyimpan seluruh data yang dimiliki nasabah, mulai dari data kependudukan hingga riwayat penyakit, maka dibutuhkan sistem dengan keamanan tinggi yang dapat menjamin keamanan data. Dengan adanya aplikasi DMS, hal tersebut dapat dilakukan, karena aplikasi DMS seperti PrimaDoc memiliki fitur enkripsi yang dapat mengacak informasi di dalam dokumen. Dengan demikian, data yang terdapat di dalamnya tidak dapat disalahgunakan.
- Jumlah volume data yang cukup kompleks
Perusahaan asuransi biasanya memiliki nasabah yang berada di lebih dari satu lokasi. Oleh karena itu, penyimpanan dan pencarian dokumen polis menjadi cukup kompleks. Apalagi jika perusahaan yang Anda kelola tidak memiliki data centre yang dapat mencari data dengan cepat, tentunya keberadaan aplikasi DMS menjadi lebih penting dari sebelumnya.
- Mematuhi peraturan pemerintah
Tahukah Anda? Pemerintah Indonesia melalui Pasal 11 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2014 tentang Perasuransian menyebutkan bahwa setiap perusahaan asuransi wajib menyelenggarakan tata kelola perusahaan yang baik. Tentunya, pengelolaan dokumen yang tepat dan kemudahan dalam pencarian dokumen polis termasuk di dalamnya. Jika Anda tidak dapat melakukannya, maka ada risiko pencabutan izin usaha yang menyebabkan bisnis Anda tidak lagi dapat beroperasi.
Selain itu, perusahaan asuransi juga wajib melalui pemeriksaan yang dilakukan oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Proses pemeriksaan ini tentu saja membutuhkan seluruh dokumen yang Anda miliki. Dengan adanya aplikasi DMS, tentunya proses pemeriksaan menjadi lebih cepat dan mudah.
Pencarian Dokumen Polis dengan Menggunakan Aplikasi DMS
Setelah mengetahui tentang pentingnya aplikasi DMS bagi perusahaan asuransi, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui kapabilitas aplikasi ini dalam membantu pencarian dokumen polis. Adapun untuk melakukannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Dokumen polis harus dialih media terlebih dahulu, dengan adanya alih media atau transfer informasi pada dokumen dari bentuk fisik ke digital, nantinya penyortiran dokumen menjadi lebih mudah. Anda juga perlu memilih dokumen berdasarkan skala prioritas agar dokumen yang lebih penting dapat didahulukan.
- Menentukan metode indexing yang tepat, yang dilakukan sebelum proses penyortiran digital. Anda dapat memilih untuk melakukan indexing atau pengelompokan dokumen polis berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu, baik berdasar abjad, nomor, tanggal, dan lainnya. Pastikan agar Anda memilih metode yang memudahkan Anda dalam pencarian dokumen polis.
- Memilih vendor DMS yang terpercaya, mengingat ada banyak sekali perusahaan yang menyediakan solusi aplikasi DMS di pasaran, Anda perlu memastikan agar memilih vendor dengan track record yang jelas dan memiliki pengalaman yang cukup di bidang kearsipan. Dengan begitu, dokumen polis yang Anda kelola lebih terjamin keamanannya.
Berkenalan dengan Aplikasi DMS dari PrimaDoc
Jika Anda masih kebingungan untuk memilih vendor DMS yang dapat membantu pencarian dokumen polis dengan lebih mudah, Anda tidak perlu khawatir. Serahkan saja pada PrimaDoc.
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap dengan berbagai layanan yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen perusahaan asuransi dengan lebih baik. Salah satunya adalah aplikasi PrimaDoc, sebuah aplikasi DMS berbasis web browser yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola dokumen polis, dengan kelebihan utama berupa kemampuan akses dari mana saja dan kapan saja.
Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga tidak perlu diinstal secara khusus pada perangkat komputer atau laptop, sehingga dapat memudahkan pencarian dokumen polis jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Jadi, siap beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc sekarang juga? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
