Hal-Hal yang Perlu Dilakukan Ketika Melakukan Persiapan Audit ISO
Audit ISO 9001:2015 merupakan salah satu momen penting bagi kemajuan perusahaan. Keberhasilan dalam melewati proses audit tersebut menandakan bahwa perusahaan telah memenuhi standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization (ISO). Ini akan meningkatkan kepercayaan dari pelanggan, mewujudkan efisiensi operasional, dan membuka peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan bisnis lebih lanjut. Melihat begitu besarnya keuntungan yang didapat dari keberhasilan melewati audit ISO, sudah selayaknya perusahaan perlu melakukan persiapan audit ISO yang matang.
Banyak hal yang perlu dipersiapkan sebelum melaksanakan audit ISO. Diantaranya memahami persyaratan ISO 9001:2015, serta mensosialisasikan hal ini kepada para karyawan. Namun, ada satu tugas penting yang tidak boleh diabaikan selama persiapan audit ISO, yaitu menata ulang gudang arsip kantor Anda.
Mengapa Perlu Menata Gudang Arsip Sebelum Proses Audit
Menjadikan penataan arsip sebagai salah satu prioritas dalam persiapan audit ISO bukan semata hanya untuk aspek kerapian saja. Dokumen menjadi salah satu sumber informasi penting yang dibutuhkan selama proses audit. Ketika dokumen perusahaan tidak tertata dengan baik, tim auditor akan kesulitan dalam melakukan penilaian.
Di sisi lain, pengelolaan arsip yang baik juga menjadi bukti bahwa sebuah perusahaan telah menerapkan sistem manajemen yang baik pula. Ketika arsip perusahaan tidak tertata dengan baik, tim auditor akan menilai bahwa perusahaan tidak memenuhi standar ISO. Hal ini berdampak pada kegagalan perusahaan dalam memperoleh sertifikasi ISO. Kegagalan ini tidak hanya berdampak pada tidak mendapatkan sertifikat semata, tetapi juga berdampak pada citra perusahaan dan menghambat kemajuan perusahaan.
Dengan menjadikan penataan gudang arsip sebagai salah satu prioritas dalam persiapan audit ISO, perusahaan dapat memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan pada proses audit telah tersedia secara lengkap, dan mudah diakses. Ini akan mempermudah proses audit, serta menunjukan bahwa perusahaan senantiasa melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Ini menjadi kunci untuk menjalani proses audit ISO 9001:2015 dengan sukses.
Selain berguna dalam memastikan kelancaran audit ISO, manajemen arsip dan dokumen yang baik juga dapat menjadi investasi penting bagi perusahaan. Arsip yang terdokumentasi dengan baik memudahkan karyawan dalam mengakses data dan informasi yang dibutuhkan selama bekerja. Ini membantu mereka untuk meningkatkan produktivitas dan menciptakan efisiensi kerja.
Bagi manajemen, arsip yang terorganisir membantu mereka dalam mengakses informasi terkait kondisi operasional perusahaan. Ini membantu tim manajemen dalam mengidentifikasi efisiensi kinerja, serta berbagai potensi masalah yang menghambat pemenuhan standar ISO. Dengan kata lain, penataan arsip selama persiapan audit ISO membantu perusahaan dalam melakukan perbaikan proses kerja internal sebelum dilakukan audit ISO yang sesungguhnya.
Penataan Arsip yang Perlu Dilakukan Sebelum Pelaksanaan Audit ISO
Penataan arsip yang dilakukan sebagai bagian dari persiapan audit ISO bertujuan untuk memastikan bahwa semua informasi dan data yang dibutuhkan dalam proses audit tersedia, mudah diakses, dan relevan. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan, antara lain memastikan bahwa semua dokumen dan arsip yang dibutuhkan untuk audit telah disiapkan dengan baik. Manajemen harus bisa memastikan bahwa auditor memiliki akses yang mudah terhadap dokumen-dokumen yang relevan dan penting bagi audit. Kesadaran karyawan tentang pentingnya menjaga arsip yang terorganisir dan terdokumentasi dengan baik juga tidak boleh diabaikan. Manajemen perlu mengikutsertakan karyawan dalam pemahaman ini akan memperkuat sistem arsip dan mempermudah kelancaran proses audit ISO 9001:2015.
Dalam melakukan penataan arsip selama persiapan audit ISO, penting juga untuk memastikan setiap dokumen terkait telah tersedia dalam versi terbaru dan dikelola dengan baik menggunakan sistem penomoran atau penandaan yang jelas. Dokumen-dokumen yang telah kedaluwarsa dan tidak relevan lagi sebaiknya dimusnahkan, sehingga tidak menimbulkan kebingungan selama proses audit. Dengan demikian, pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit akan lebih mudah untuk mengidentifikasi, mengakses, dan merujuk kembali ke dokumen yang diperlukan.
PrimaDoc hadir sebagai solusi terpercaya untuk mendukung persiapan perusahaan Anda dalam menghadapi audit ISO dengan menyediakan berbagai layanan kearsipan yang komprehensif. Melalui layanan manajemen arsipnya, PrimaDoc membantu perusahaan merapikan, memilah, dan bahkan menghancurkan dokumen lama pada gudang arsip. Hal ini tidak hanya memastikan keberlanjutan proses audit ISO yang lancar, tetapi juga membantu perusahaan menjaga ketertiban pengelolaan arsip, yang esensial untuk memenuhi standar ISO. Dengan PrimaDoc, perusahaan dapat memfokuskan upaya pada penataan arsip secara efisien, mendukung keberhasilan audit, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur.Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan manajemen arsip PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
