Inilah Tahapan Audit ISO 9001:2015

Sertifikasi ISO 9001:2015 bukan sekadar sebuah tanda pengakuan terhadap sistem manajemen yang berkualitas, tetapi juga merupakan fondasi kuat untuk mewujudkan kemajuan perusahaan. Rangkaian tahapan audit ISO bertujuan untuk memastikan sistem manajemen perusahaan telah mematuhi standar kualitas terbaik. Keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan sertifikasi ISO menandakan bahwa perusahaan telah memiliki sistem manajemen yang efisien dan berkualitas.

Keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan sertifikasi ISO tidak hanya mewujudkan perbaikan internal, tetapi juga membuka peluang ke pasar yang lebih luas. Sertifikasi ISO yang dimiliki perusahaan dapat menarik pelanggan baru dan meningkatkan daya saing di pasar yang kompetitif. Tak heran, banyak perusahaan yang berusaha untuk mendapatkan sertifikasi ini.

Tahapan Audit ISO 9001:2015 

Untuk melalui proses audit ISO dengan lancar, perusahaan perlu melakukan berbagai persiapan dan perbaikan sistem internal terlebih dahulu. Dalam hal ini, pemahaman akan tahapan audit ISO 9001:2015 sangat penting guna mempersiapkan semuanya dengan baik, memastikan ketaatan terhadap standar, dan melewati proses audit dengan lancar. Berikut adalah serangkaian tahapan pelaksanaan audit ISO 9001:2015:

1. Perencanaan Audit:

Tahapan awal dalam audit ISO 9001 melibatkan perencanaan secara menyeluruh. Ini mencakup penetapan lingkup audit, penetapan tujuan audit, penjadwalan audit, pemilihan tim auditor, dan penyusunan rencana audit. Pada tahap ini, juga dilakukan audit dokumen terlebih dulu sebelum audit lapangan, atau yang biasa disebut dengan desktop audit. Tujuannya untuk memastikan kesesuaian dengan standar, membantu melaksanakan audit berdasarkan proses dengan mengidentifikasi proses bisnis, interface dan jejak audit, sistem pengukuran dan kendali, serta mendeteksi ketidaksesuaian potensial.

2. Pelaksanaan Audit

Proses ini melibatkan wawancara dengan personel, pemeriksaan dokumen, dan evaluasi terhadap proses operasional. Auditor mengumpulkan bukti untuk menentukan apakah sistem mematuhi standar atau tidak. Tahapan audit ISO dimulai dengan pertemuan pembukaan. Tim auditor bertemu dengan manajemen organisasi yang akan diaudit untuk menjelaskan tujuan, prosedur, dan jadwal audit.

Selanjutnya, tim auditor melakukan pengumpulan bukti informasi dan bukti terkait kepatuhan perusahaan terhadap persyaratan ISO 9001:2015 dengan melakukan wawancara, pemeriksaan dokumen, dan observasi proses. Setelah semua data yang dibutuhkan telah diperoleh, auditor melakukan evaluasi lebih lanjut dan melakukan penilaian, apakah perusahaan telah mematuhi persyaratan ISO 9001:2015 dan apakah sistem manajemen kualitas mereka efektif.

3. Penyusunan Laporan Audit

Tahapan audit ISO selanjutnya adalah penyusunan laporan audit. Laporan ini berisi hasil evaluasi dan temuan selama proses audit yang mencakup identifikasi ketidaksesuaian, rekomendasi perbaikan, dan kesimpulan terkait kepatuhan terhadap standar.

4. Tindak Lanjut

Tahapan berikutnya adalah tindak lanjut terhadap temuan dan rekomendasi yang tercantum dalam laporan audit. Perusahaan harus membuat rencana perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan. Rencana tersebut meliputi penanganan nonkonformitas, penerapan perbaikan, dan tindakan pencegahan untuk memperbaiki sistem manajemen kualitas mereka.

5. Verifikasi dan Tindak Perbaikan:

Setelah tindak lanjut dilakukan, organisasi harus melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan yang diimplementasikan efektif dan memenuhi persyaratan standar. Jika diperlukan, perbaikan lebih lanjut harus dilakukan.

Tips Melalui Tahapan Audit ISO dengan Lancar

Audit ISO 9001:2015 adalah alat penting dalam memastikan keberlanjutan dan peningkatan sistem manajemen kualitas sebuah perusahaan. Setiap tahapan dalam proses auditnya tidak hanya memerlukan pemahaman yang mendalam terhadap standar, tetapi juga penyediaan informasi dan dokumen yang lengkap dan relevan untuk mempermudah auditor dalam melakukan evaluasi sistem. Dalam hal ini, penataan arsip yang rapi dan terbaru menjadi salah satu kunci sukses melewati tahapan audit ISO dengan lancar.

Penataan arsip selama masa preaudit ini merupakan tahapan penting yang tidak boleh diabaikan. Arsip yang berantakan, tidak tertata, dan banyaknya arsip kadaluarsa yang tidak disingkirkan akan menghambat proses penilaian. Ini juga dapat berefek pada hasil penilaian, mengingat manajemen dokumen menjadi salah satu indikator yang menggambarkan kinerja dan sistem manajemen sebuah perusahaan. Jadi, penting untuk melakukan penataan dokumen dan menyingkirkan arsip-arsip yang sudah kadaluarsa sebelum menghadapi proses audit.

PrimaDoc memahami betapa krusialnya penataan dokumen dalam menghadapi proses audit ISO 9001:2015. Dengan layanan manajemen arsip kami, perusahaan Anda dapat dengan mudah merapikan dan menyusun dokumen aktif serta inaktif, termasuk menjalankan retensi arsip untuk menyingkirkan dokumen yang sudah kadaluarsa. Ini tidak hanya memastikan keberlanjutan sistem manajemen kualitas, tetapi juga memberikan kontribusi positif terhadap penilaian audit. Didukung oleh arsiparis bersertifikat ANRI, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan efisiensi dokumen, menjadikan proses audit lebih lancar dan sukses.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!