PrimaDoc, Solusi Praktis Digitalisasi Arsip Perusahaan Anda
Dalam Presidensi G20 Indonesia yang mengusung tema “Recover Together, Recover Stronger”, pemerintah mengusung transformasi digital sebagai jalan keluar dalam pemulihan ekonomi setelah pandemi Covid-19. Seperti yang diketahui teknologi digital telah masuk ke berbagai sektor kehidupan masyarakat, mulai dari ekonomi, pelayanan publik, pendidikan, hingga aktivitas bisnis. Bahkan tidak sedikit perusahaan-perusahaan yang mulai menjadikan teknologi sebagai pusat dari kegiatan bisnis mereka.
Berkaca pada perkembangan zaman, sebuah bisnis dapat tetap bertahan dan menguasai pasar ketika dapat beradaptasi dengan perkembangan zaman. Satu contoh yang sangat mencolok adalah bagaimana brand sebesar NOKIA yang dapat hancur karena tidak mau beradaptasi dengan teknologi. Dalam konteks sekarang, digitalisasi bisnis sudah menjadi keharusan bagi sebuah bisnis untuk dapat tetap tampil kompetitif di era digital ini. Salah satunya adalah dengan menerapkan digitalisasi arsip sebagai awalnya.
Digitalisasi Arsip, Tren Bisnis Era Digital
Faktanya, implementasi teknologi memang telah memberikan berbagai manfaat dan kemudahan dalam operasional bisnis. Selanjutnya, hal ini dapat menjadi sisi kompetitif bagi perusahaan untuk dapat tampil unggul dan produktif. Salah satu contohnya adalah dalam hal pengelolaan arsip digital yang kini telah banyak diterapkan perusahaan-perusahaan di berbagai sektor.
Digitalisasi arsip memungkinkan perusahaan untuk dapat mengelola arsip secara digital. Dokumen yang tersimpan secara digital memungkinkan akses data yang lebih fleksibel baik secara waktu maupun tempat. Jajaran manajemen maupun karyawan dapat mengakses dokumen yang dibutuhkan secara mudah dari perangkat digital mereka tanpa harus mencarinya di gudang arsip. Hal ini tentu akan memberikan kecepatan dan kemudahan dalam pengelolaan arsip.
Dilansir dari scandocimaging.com, Gartner Research menemukan fakta bahwa orang-orang di bidang profesional yang bekerja dengan kertas menghabiskan 50 persen waktunya untuk mencari informasi. Rata-rata karyawan membutuhkan waktu 18 menit untuk menemukan setiap dokumen. Ketika karyawan justru disibukkan dengan hal teknis seperti ini, produktivitas mereka secara otomatis akan turun. Dampaknya tentu akan berimbas pada perkembangan perusahaan yang terhambat. Padahal dokumen dan arsip perusahaan menjadi sumber informasi penting bagi karyawan maupun jajaran manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, pengendalian, perbaikan, hingga operasional bisnis pada umumnya.
Tantangan Digitalisasi Arsip
Setiap perubahan pasti akan menghadirkan tantangan, termasuk ketika perusahaan memilih untuk beralih ke sistem arsip digital. Mengelola arsip digital berbeda dengan pengelolaan arsip cetak. Dalam prosesnya, ada keterlibatan teknologi yang secara otomatis akan menghadirkan kebutuhan untuk pembangunan sistem digital, perubahan cara kerja, perubahan alur administrasi, hingga penggunaan aplikasi pengelolaan arsip pada penerapannya. Akibatnya, karyawan harus belajar dan menyesuaikan diri dengan digitalisasi arsip.
Pelatihan karyawan menjadi salah satu metode yang sangat penting untuk memenuhi kebutuhan belajar dan adaptasi dengan sistem arsip digital. Akan tetapi sayangnya, tidak semua perusahaan memiliki kapasitas untuk mengadakan pelatihan. Tantangan terbesar yang seringkali dihadapi adalah ketersediaan waktu dan juga SDM, terlebih bagi perusahaan yang dihadapkan dengan beban kerja yang banyak serta keterbatasan jumlah karyawan, terutama SDM yang kompeten dalam hal digitalisasi arsip.
Digitalisasi Praktis Dengan Jasa Kearsipan PrimaDoc
Sebenarnya tidak masalah jika sebuah perusahaan tidak dapat mengadakan pelatihan karyawan untuk digitalisasi arsip. Faktanya, masih ada solusi yang jauh lebih efisien namun tetap efektif, yaitu menggunakan jasa pengelolaan arsip seperti PrimDoc. Proses digitalisasi arsip perusahaan Anda dapat ditangani oleh tim PrimaDoc yang telah berpengalaman dan bersertifikat ANRI. SDM PrimaDoc akan membantu dalam proses digitalisasi arsip perusahaan Anda, termasuk proses alih media arsip.
Ketika Anda menggunakan jasa kearsipan PrimaDoc, SDM Anda dapat fokus pada pekerjaannya masing-masing tanpa tambahan beban pelatihan apapun. Dengan demikian, aktivitas bisnis perusahaan Anda tidak akan terganggu, dan implementasi digitalisasi arsip dapat berjalan dengan baik. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan solusi total implementasi arsip digital di perusahaan Anda seperti konsultasi arsip, pemeliharaan arsip, SOP kearsipan, hingga pelatihan kearsipan.PrimaDoc juga menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital yang siap untuk digunakan dengan desain yang mudah dioperasikan. Aplikasi didukung oleh fitur-fitur canggih yang akan memudahkan proses manajemen arsip karyawan Anda. Dengan demikian, mereka tidak perlu lagi menghabiskan jam kerjanya hanya untuk berkutat dengan tumpukan arsip di gudang. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
